发信人: rhine (System analysis), 信区: Management
标  题: 库存记录准确性及其实现
发信站: 哈工大紫丁香 (2001年09月25日19:40:08 星期二), 站内信件

库存记录准确性及其实现 
 
天津大学  周玉清 
 
    计算机中的库存记录数据(现有库存)准确性必须至少达到95%，在此之前，不
要试图实现主生产计划和MRP。
    由于库存记录数据是编制物料需求计划的启动数据，所以非常重要。如果对某
项物料的库存记录数据不准确，那么，该项物料的计划也将是不正确的。由此产生
的订单也是错误的，根据订单展开得到的所有下层物料项目的毛需求也是错误的。
因此计划的编制失去了意义。其结果是从MPR系统产生大量的错误建议，这将失去
用户的信任，仍然使用他们的缺料单，从而导致MPRⅡ的失败。
    那么，95%意味着什么呢？其含义是，计算机中所存的现有库存数据和库房中
实际存于货架上的项目相匹配的程度达到95%。人们往往认为，这是不可能的：如
螺栓、螺母之类非常细小、价格便宜的零件在仓库中成本上万，无法使计算机记录
和实际库存相匹配。
    这里需要引入计数容限的概念。诸如螺母、螺栓之类的物料项目通常不采用清
点计数的方法，而采用测量计数的方法。例如称重计数的方法，是将库存物料称重
，然后通过一个转换因子转换成件数。如果测量是准确的而且零件重量也是准确的
，显然不必要求物料项目的实际数量和计算机记录完全匹配。类似地对液体物料可
以采用量体计数的方法。对于每个测量计数的物料项目都确定一个计数容限。如果
计数容限是±3%，任何实际的计数如果和计算机记录相比较误差不超过3%，则可以
作为准确数据而接受。
    现在可以重新解释“准确性到95%”的含义：对95%的库存物料来说，计算机中
所存的库存余额数据和库房中存于货架上的实际数量在计数容限内相匹配，确定库
存记录准确性百分比的方法将在下面给出。
    关于计数容量，还有一些问题需要考虑。关于一项物料的计数方法不是使用计
数容限的唯一准则。还有其它一些，列举如下：
    ①项目的价值。一般来说，低值的物料项目可以比高值的物料项目有更高的计
数容限。
    ②提前期。提前期越长，计数容限越低。
    ③项目在产品中的关键程度。越是关键的物料，其计数容限越低，甚至为零。
例如，一项物料处于物料清单的高层则应有较低的计数容限。
    计数容限的使用应保证物料计划的有效性。其范围应反映它们对企业按时生产
和发运产品的影响。经验表明，成功的MRPⅡ用户所用计数容限的范围从0～5%，而
没有超过5%的。
    余下的问题是如何达到必要的库存准确度。回答这个问题，要涉及到一些基本
的管理原则。要向有关人员提供恰当的工具去做好工作，通过教育和培训教会人们
去使用这些工具，并明确人们的职责。下面讨论这些问题：
    1.一丝不苟的工作态度
    这是指人在获得和维护库存记录准确性方面的作用。库房人员必须理解库存记
录准确性是非常重要的，因此，他们本身的工作是非常重要的。企业必须让这些人
员知道。
    MRPⅡ对企业的未来是十分重要的，它将使企业更兴旺，使我们的工作更可靠
。
    物料需求计划是使MPRⅡ正常工作的关键部分。
    库存记录准确性是使物料需求计划正常工作的关键部分。
    负责库存记录准确性的人员是非常重要的，他们工作的好坏有着重大的影响。

    2.受限访问的库房
    这是确保库存记录准确性的“硬件”部分，在大多数情况下，受限访问的库房
是指有一个物理上的可靠区域，围起来而且上锁，这主要涉及到责任问题，为了让
库房的工长真正能够对库存准确性负起责任，必须向他提供必要的工具。其中之一
就是控制进出库房的能力。也就是说，除了工作需要应限制其他人员访问仓库。然
后，库房工长可以理所当然地对库存准确性的结果负责。
    在非正规系统的情况下，许多生产人员(工长、车间主任以及工程师)要在库房
里花很多的时间。他们到这里来催货，寻找物料以保证产品的生产和发运。如果库
房上了锁，可能他们就无法工作了。所以，在库房上锁之前，应做三件事。
    ①事先告诉大家，不要让人们感到突然。
    ②说明原因，这是为了更好地负责任，为了库存记录的准确，使得MRP能够工
作。
    ③告诉大家，处于优先级第一位的仍然是库存服务---服务于生产车间、服务
于维修部门、服务于产品发运、服务于客户等等。
    在实施MRPⅡ的企业中，优先级第一位的是企业的运营，第二位才是系统的实
施。类似地，在一个库房中，优先级第一位的是服务，第二位才是库存记录的准确
性。
    3.好的事务处理系统
    这是获取库存记录准确性的“软件”部分。记录库存事务和更新库存余额数据
的系统应当是简明的和反映实际情况的。
    简明是指容易理解和容易使用。这样，事务处理类型不应太多，物料的进库和
出库是两种事务处理类型。这些事务处理有计划内的，有计划外的，这样就成了四
种类型，再加上从一个库房到另一个库房的物料转移，以及其他库存调整。这样，
所需要的事务处理类型不超过10种，有些软件包含许多不必要的事务处理类型，造
成系统不必要的复杂，难于操作，于是也难于获得和维护库存记录的准确性。应当
记住使用这些工具的是库房人员，而不是计算机科学的博士，所以越简明越好。
    事物处理系统还应有效地反映库房里出现的真实情况。例如，每当有物料项目
进出库时，库存余额记录应当随之更新，库存记录的更新虽然不需要实时处理，但
也是相当频繁的，而且应在实际事务发生后立即来做，绝不允许超过24小时才进行
处理。
    4.周期盘点
    周期盘点是得到并保持库存记录准确性的有效途径，是指每天对库存中的部分
物料项目进行盘点，从而使一年中对所有物料项目的盘点次数达到预定的值。对一
项物料进行盘点的时间间隔称为该项物料的盘点周期。一年中对某项物料进行盘点
的次数，称为该项物料的盘点频率。
    (1)周期盘点的主要目标
    ①发现出错原因，并消除之。每当发现库存错误，就要校正库存记录，同时找
出原因，这些原因可能是库存安全没有得到切实保证、软件故障、不合理的规程，
也许是对库房人员培训不足，等等。一旦发现，立即纠正，避免错误再次出现。
    ②检测系统运行结果。周期盘点可以对工作现状作出评价，定期地给出关于准
确性的百分数，可以使人们知道库存记录是否充分准确。确定库存记录数据百分比
的方法是：以一项物料的实际盘点数为分母。以实际盘点数与库存记录数之差的绝
对值为分子，得到一个分数。将此分数化为百分数，如不超过计数容限，则认为此
项物料的库存记录是准确的。否则认为是不准确的。然后，以物料总数为分母，以
库存记录数据准确的物料数为分子、又得到一个分数，再将此分数化为百分数即是
库存记录数据准确性的百分比。
    ③校正不准确的记录。当周期盘点的结果和计算机中的记录不相匹配时，那么
应重新清点有关项目，如果两次清点的结果相同，则应校正计算机中所存的库存余
额记录。
    ④取消年度库存盘点。年度库存盘点一般是出于财务审查的目的。由于库存记
录的准确性已达到了95%，所以，年度盘点已无必要，从而可以消除由于年度盘点
而造成的停产。
    ⑤提高周期盘点人员的素质。通过周期盘点，盘点人员能熟练地识别零件，获
得精确的记录，调整偏差，找到解决系统错误的方法，使得库存记录更精确。
    (2)周期盘点的方法
    常见的周期盘点方法有三种，下面分别进行讨论。
    ①ABC分类法。物料的ABC分类的依据是Paretto原理。Paretto是十九世纪意大
利一位经济学家，他发现当时意大利80%的财富集中在20%的人手里，后来人们发现
很多场合都服从这一规律，于是称之为Paretto原理。MRPⅡ软件一般都有对物料进
行ABC分类的功能，做法很简单，只须将所有物料按使用价值(用量X单位成本)排序
，然后按所排次序逐项累加，累加到占总价值80%所涉及的物料属于A类，再继续累
加占总价值15%物料属于B类，其余物料属于C类。ABC三类物料的库存记录准确性计
数容限不应相同，例如可分别设为1%、2%、5%,盘点周期也不应相同。例如A类物料
每月盘点一次，B类物料每季盘点一次，C类物料每半年盘点一次，于是得到A、B、
C三类物料的盘点频率分别是12、4和2。每天盘点的物料项目数可按如下方法求得
：先按类分别求出物料项目数与相应的盘点频率的乘积，再求出所有这些乘积之和
、然后把所有的和除以一 年的工作日数，按上面设定的盘点频率，我们给出如下
一个例子：项目类别 项目数 盘点频率 盘点相目数 
C 4000 2 8000 
B 3500 4 6000 
A 250 12 3000 

    总计：17000，每年工作日：250，每天盘点数：68
    ②分区分块法。为了提高盘点的效率，将库存项目按所在的区域分组，这种方
法常用于分区存放系统以及在制品或中间库存的盘点。对每个区整个盘查一次，并
与库存记录相比较，分区管理员以一个固定周期进行盘点。
    ③存放地点审查法，通常每个库房内都有很多库位。如果物料放错了地方，正
常的周期盘点就不能进行，存放地点审查法用于准确地确定物料的有效地点。使用
这种方法时，所有的库位都做了编号，每个盘点周期对特定的物料进行检查，通过
对每个库位上的物料代码与库存记录中的进行比较，核实每项物料所在的库位。这
种方法是容易实施的，因为它只需要核查物料代码而不需要检查物料的数量。
    盘点方法的选择取决于库存系统的实际情况，对于快速周转的物料项目，分区
分块法是有效的方法；对于有许多库位的库房，ABC分类方法和存放地点审查法结
合在一起将会更有效。
    周期盘点可以当做一项制度，同时也允许在特别需要时做一次特别盘点。
    (3)周期盘点的一致性检验
    经过周期盘点，应产生一份周期盘点报告，其中包括所盘点的物料代码、存放
地点、度量单位、原记录数量、盘点数量等重要信息。如果盘点结果与库存记录之
间出现偏差，则要进行分析。如果偏差在计数容限范围内，则将库存记录调整为盘
点结果，如果偏差超出了计数容限，则作一个“错误”标记，留待进一步处理，其
中包括查找出错原因并消除之。 
 

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           海纳百川，
                   有容乃大，
                           壁立千尺，
                                   无欲则刚。    

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