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发信人: mengy (LEAR DLLS 命令时，将从内存中清除), 信区: Database
标  题: 问题解答-录入方式和字段自动计算问题
发信站: 哈工大紫丁香 (2000年12月07日10:40:59 星期四), 站内信件

  问题解答-录入方式和字段自动计算问题
 
1.为什么要对字段录入方式进行设定？
2.哪些内容适合于采用代码录入？
3.代码来源有哪几种？
4.为什么设置了代码录入方式，下次再操作时不起作用？
5.某一字段，其内容来源于一个专门的代码库，如何在录入这个字段时选择代码库
中的内容？
6.我有一个字段是由其他字段通过固定的计算关系得到的，如何在录入时马上就能
计算出结果并显示出来？
7.我的表里有一些字段的内容相对固定，如何设置其默认值来自动赋值而无须每次
都输入？
8.对于计算生成的字段内容在何时显示计算结果有什么规律和诀窍吗？
9.如何在录入完一条记录后对数据间的逻辑关系进行校验以确保录入数据的准确？

10.如何设置录入数据的初值或默认值？
11.能否设置某些字段在录入期间只显示而不允许修改？ 
1.为什么要对字段录入方式进行设定？
　　表中存放的内容才是用户的数据，这些数据需要人工录入才能存放到计算机内
。录入与其他工作相比花费时间较多，因此加快录入速度和减轻工作强度也是非常
重要的。通过对数据内容的分析，会发现有些字段的内容并不是完全不一样的，比
如性别字段，无论录入多少人，只有“男”和“女”作为性别字段的内容，又如民
族、政治面貌等字段尽管可能的内容不象性别字段那样少，但也不是很多，这类字
段都可以通过代码进行选择录入，而无需每次重复录入同样的信息。代码录入的另
一个非常大的优点是减少录入期间的录入错误，比如手工输入可能将性别是“男”
的人输成“难”这样的失误，在统计过程中就结果就会出错，而采用代码录入就不
会出现这样的错误，通过选择录入方式对录入数据的准确性有很大的保证。
　　因此在录入数据之前仔细分析各个字段并对有可能使用代码选择录入的进行一
下录入方式的设定非常有必要。 
2.哪些内容适合于采用代码录入？
　　适合代码录入的是内容相对固定和规范的一些字段。如民族字段，其内容只能
是56个民族中的一种；又如职业字段，国家有标准的的职业代码，因此应采用代码
录入方式。但象姓名、出生日期等无固定内容的字段就不宜采用代码录入。 
3.代码来源有哪几种？
　　代码的来源有三种：
(1)本字段的所有不重复的内容：其代码来源于数据库中该字段的记录。这种代码
的内容是动态的，既当表中没有记录或该字段内容的不重复的值少于2个时，即使
设置其为代码录入，在操作时也不显示代码列表，这时应手工录入内容。随着记录
的增加，本字段的内容也不断增加，有些以前录入过的内容就可以作为代码进行选
择而无须手工重复录入。对以前没录的内容，按回车关闭代码列表后，手工录入新
内容，而这个新录入的内容就可以供以后录入时选择。
　　高频先见和字母顺序选项的说明。例如字段为“政治面貌”，在过去录入的
10个人当中有7人是“团员”，3个人是“党员”，在录入第十一人时在代码列表中
有两项“党员”和“团员”供选择。如果设置为高频先见，那么由于团员出现的次
数明显多于党员出现的次数，所以“团员”将出现的代码列表的最前面，其后是“
党员”；如果设置为字母顺序，由于党员(dangyuan)按英文字母的顺序在团员
(tuanyuan)之前，所以“党员”将出现的代码列表的最前面。
　　此种代码来源尽管灵活、简单和方便，但其缺点是：一是一个新的内容还需要
手工录入后第二次才可以进行选择，二是当表中记录较多时由于每次是动态生成代
码列表，因此速度较慢，在表记录超过5000条后不建议使用此方法。
(2)其他字段的内容：其代码来源于代码库或其他数据库（包括本库）中同类型字
段的内容。以代码库为例，应有代码库文件，则本字段的内容将来源于代码库中的
内容，如对于民族字段，可以另建一个“民族代码.DBF”库，包含两个字段：代码
编号和代码内容，通过维护“民族代码.DBF”，可将56民族的编号和民族录入相应
的字段“代码编号”和“代码内容”中。在录入方式设置窗口中，设置表名为“民
族代码”，字段名为“代码内容”即可。此方面克服了方法(1)的缺点，但需单独
建代码库文件。
(3)固定值：适用于代码内容较少而且代码固定的情况，此方法最简单，既只要输
入几个值，中间用逗号(注意是小写的逗号)隔开即可。如对于性别字段的代码录入
设置，只需在录入方式设置窗口中选择固定值，输入“男,女”即可。 
4.为什么设置了代码录入方式，下次再操作时不起作用？
　　是因为没有进行布局、形成布局文件，所以设置了代码没有保存。使用布局功
能并在打开表时选择“用户自定义屏幕布局”选项，此时再设置代码录入方式，下
次再操作在打开表时选择“用户自定义屏幕布局”选项就可以起作用了。 
5.某一字段，其内容来源于一个专门的代码库，如何在录入这个字段时选择代码库
中的内容？
　　在录入方式设定窗口中将此字段设为代码录入，然后在代码录入列表中点中这
个字段，用鼠标点窗口右下角的“编辑”按钮，选择第二个选项“其他字段的内容
”，并在其右侧分别输入表名(代码库的文件名，无需扩展名)和字段名(在代码库
中包含此代码的字段名)，之后按“保存”按钮即可。
　　需要注意的是在录入时引用此代码必须在另外窗口中打开此代码库，否则系统
提示出错信息。 
6.我有一个字段是由其他字段通过固定的计算关系得到的，如何在录入时马上就能
计算出结果并显示出来？
　　设置字段计算关系。在“录入方式设定”窗口中有“设置字段关系”按钮，按
此按钮在“字段计算关系设置窗口”中新建一个等式：按“添加”按钮，分别输入
字段名(要保存计算结果的字段)和计算表达式(包含其他字段名在内的和运算符号
的计算关系)，然后按“保存”按钮即完成该计算关系的设置。 
7.我的表里有一些字段的内容相对固定，如何设置其默认值来自动赋值而无须每次
都输入？
　　使表成为一个数据库表，则在改库结构时在该字段的“默认值”项中输入默认
值，或参见问题10的方法。 
8.对于计算生成的字段内容在何时显示计算结果有什么规律和诀窍吗？
　　在录入期间希望在录入一个字段后执行一个计算关系并将计算结果保存到其他
字段中，那么计算表达式中必须包含与当前字段名相同的字符串。例如工资管理中
，有“总工资＝基本工资＋副食补贴＋厖”这样的计算关系，则设置了字段名为“
总工资”、计算表达式为“基本工资＋副食补贴＋厖”这样的计算关系后，在录入
期间输入了“基本工资”数值并回车后就执行了计算表达式，并将计算结果保存到
“总工资”字段中，之所以在此时计算，是因为计算表达式中包含了“基本工资”
这样的字符串，同样在输入了“副食补贴”数值后同样执行上面的操作也是因为计
算表达式包含了“副食补贴”这样的字符串。
　　通过上面分析可知预在某个字段中执行某个计算关系，只需在相应的计算表达
式中包含这个字段名即可。那么对于上面的数值计算关系应该没问题，因为计算表
达式确实与当前字段有关。有时当前字段与计算表达式没有直接关系又要立即执行
计算关系的，就需要通过技巧，巧妙地将当前字段名包含到计算表达式中而又不致
影响计算结果，对于此类问题需要根据实际情况具体分析。 
9.如何在录入完一条记录后对数据间的逻辑关系进行校验以确保录入数据的准确？

　　通过设置校验规则可以形成校验表达式列表。在录入数据后保存时系统会针对
校验表达式列表逐条进行校验，如不满足校验条件的会提示用户返回修改数据。 

10.如何设置录入数据的初值或默认值？
　　通过在录入方式设定中通过设置某些字段录入默认值可以实现在添加一条新记
录时自动赋值。 
11.能否设置某些字段在录入期间只显示而不允许修改？
　　通过在录入方式设定中通过设置某些字段编辑属性可以实现在编辑数据时保证
这些字段的内容或数据不被人为修改。 

1. 基础问题和预备知识
2. 系统设置问题
3. 建立、修改表问题
4. 屏幕布局问题
5. 录入方式和字段自动计算问题
6. 数据添加、编辑和删除操作问题
7. 数据查询浏览问题
8. 统计问题
9. 报表打印问题
10.数据导入导出问题
11.用户程序接口问题
12.多表关联问题
13.数据共享问题
14.其他问题　 
 
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  问题解答-----基础问题和预备知识
 
1.DBTools具体可以应用于哪些行业、哪些方面的管理？
2.初次使用DBTools应通过什么样的流程来熟悉操作？
3.我的业务以前用Dos或Windows环境下的专用软件管理，用DBTools可以做哪些辅
助工作？
4.我已经有DBF表了，希望用DBTools来管理，应怎样做？
5.我要用DBTools管理一项新的业务，应做哪些准备工作？ 
1.DBTools具体可以应用于哪些行业、哪些方面的管理？
　　坦率地讲DBTools并不是一个类似于财务或办公管理的专用软件，作为一个通
用的管理工具，其操作方式是直接对数据进行操作，而管理思想应体现在建立数据
结构方面，这是要求用户来完成的，用户可以随时将自己的思路形成数据结构后用
DBTools来实现，用
DBTools来完成数据的处理工作。对DBTools的应用的成功与否取决于用户对这个工
具的理解和对业务的掌握程度。
　　因此要具体的指出DBTools能应用于哪些具体的行业是不准确的、也是不恰当
的，应该说只要有数据或表格的地方都可以使用
DBTools来管理，比如单位的职工信息、工资，学校中的学生成绩，行业中各种收
费管理，商业中的商品销售管理，各行政机关的文件、档案管理，事业单位的日常
办公等等，都可以经过归纳整理后，由DBTools来管理并代替日常手工工作。 
2.初次使用DBTools应通过什么样的流程来熟悉操作？
　　在启动DBTools并登录后，在“打开窗口”中打开我们提供的一个例子－职员
信息管理系统，试着添加、
修改或删除一个人的信息，熟悉一下对数据的维护功能，移动一下记录观看屏幕内
容的变化；然后使用查找、浏览、打印、统计等了解一下对数据的处理功能。再自
己新建一个表并打开，建议你做一个个人的通讯录，包含姓名、性别、出生日期、
工作单位、地址、邮编、电话、手机、传呼等字段，输入一些新的记录；然后使用
布局功能对屏幕中的内容进行合理布置并保存，这样你对DBTools的基本功能就有
了大概的了解，就可以用DBTools来工作了。
　　在使用过程中随时可以按F1键或窗口中的帮助按钮获取帮助信息。
　　至于其他的功能可以事先通过用户手册或在线帮助的指导下来了解，或在实际
操作中慢慢掌握。 
3.我的业务是用Dos或Windows环境下的专用软件管理，用DBTools可以做哪些辅助
工作？
　　如果你的专用软件不能满足工作需要或提供的功能不能达到你的要求，诸如查
询统计条件不够、打印格式改变，都可以使用DBTools来拓展以满足你的需要，这
些功能几乎能完成你的任何要求，甚至录入编辑数据、上报数据和接收数据功能都
可以用DBTools来完成。
　　你用专用软件管理的数据保存在扩展名为DBF的文件中，只需找到这个文件并
在DBTools中打开就可以进行各种操作了。但要注意轻易不要改动库的结构，否则
的话原有软件运行会出现错误。 
4.我已经有DBF表了，希望用DBTools来管理，应怎样做？
　　在DBTools中打开这个DBF表，在布局类型窗口中选“由系统自动生成屏幕布局
”后进入数据窗口，就可以看到DBF文件中的数据了，然后点此窗口中上面的相关
按钮进行相关的操作。对于经常操作的表应进行屏幕布局，这样更美观，如果是一
个临时性的操作就无需进行布局。 
5.我要用DBTools管理一项新的业务，应做哪些准备工作？
　　首先应系统地分析一下你的业务，将其规范并形成数据库的结构，确定这项业
务共包含多少个项目，每个项目的名称(不能重复，应少于10个字符或5个汉字)、
类型(字符、数字还是日期型)、长度(应使用所有这一项数据的最大长度)。然后在
DBTools中点“新建”按钮，输入一个文件名后进入建库窗口，依次输入各项目的
名称、类型、长度，按“确定”按钮后按照提示进行就可以进入数据操作窗口进行
各种操作了。 

1. 基础问题和预备知识
2. 系统设置问题
3. 建立、修改表问题
4. 屏幕布局问题
5. 录入方式和字段自动计算问题
6. 数据添加、编辑和删除操作问题
7. 数据查询浏览问题
8. 统计问题
9. 报表打印问题
10.数据导入导出问题
11.用户程序接口问题
12.多表关联问题
13.数据共享问题
14.其他问题　 
 
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※ 修改:·mengy 於 12月07日10:43:20 修改本文·[FROM: 202.118.227.121]