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发信人: checcy (老巴夺), 信区: Software
标  题: 用ACCESS 97构造自己的数据库
发信站: 哈工大紫丁香 (Sat Apr 11 13:37:05 1998), 转信

               用ACCESS 97构造自己的数据库

                      □广州　方伟

      留意一下身边的事情，你会领略到数据库无处不在，如 
      电话号码簿、卡片盒、百科全书、各种字典等。你可以 
      动手构造有自己特色的、与众不同的数据库。本文以 
      “通讯录”为例，介绍利用ACCESS构造数据库的全过 
      程。

      ACCESS数据库是由表格、查询、窗体和报表构成的。表 
      格用来存储收集来的信息，每一个表格都是由数据字段 
      和数据记录组成；查询是向数据库提出有关数据的问题 
      并请求回答；窗体用来查看或输入数据信息的界面；报 
      表把数据库中存储的数据打印出来。

      通讯录应包括姓名、地址、电话，为了便于分类，还可 
      以增加类别项目。有了构思，现在我们可以进入创建阶 
      段。

      一、用设计视图创建数据库表格 
      1.启动ACCESS，单击空数据库选项，确定。

      2.在文件名处键入通讯录，存储目录选缺省值,单击创建 
      按钮。

      3.在出现的空数据库窗体中,选定表格项，单击新建按 
      钮。

      4.在新表格对话框中选择设计视图,确定。

      5.按照设计好的字段逐一填入设计视图表格窗口，如图1 
      所示。

      6.定义该表格的主关键字，先把鼠标移到地址ID字段并 
      单击，然后在菜单栏单击编辑项并选择关键字单击，这 
      时在地址ID字段左边出现一条锁匙图标，指示该字段已 
      被定义为该表格的主关键字。

      7.单击文件，选取保存或关闭设计视图窗口，在对话框 
      中给该表格取名为地址，然后关闭该窗口。至此我们已 
      完成了地址表格的创建。

      同样可按下表创建类别表格和电话表格。

      表格的创建除了指定字段名外，还需要给字段定义数据 
      类型。因为通过视图设计表格ACCESS还不知道每个字段 
      需要存储什么类型的数据(通过表格向导设计的表格数据 
      类型由ACCESS自动指定)，通过定义通知ACCESS该字段将 
      要存储什么类型的数据。

      数据类型总共有10项，比原来ACCESS FOR WIN95多了一 
      项超级链接，此项是专为INTERNET超级文本链接而设 
      ，本文不作详细解释。

      文本：是为新字段指定的默认数据类型。一般的文字存 
      储都使用该类型，如地址、姓名等，这些数据可包含文 
      字、数字、符号(键盘上所有符号都可以存储到该类字段 
     
中)，文本字段最多可存储255个字节，即127个中文字体左右。

      备注：与文本类型基本相同，只不过可存储更多的文字 
      数据，最多可存储64000个字节。但在ACCESS中不能进行 
      排序或索引，搜索速度也没有文本那样快。

      数字： 
      当希望在该字段中对存储的数字进行计算时，才把该字 
      段指定为数字类型。与文本不同，数字字段是由域的属 
      性来决定存储空间。数字类型有整数、长整数、单精度 
      和双精度数。

      日期/时间：适用于存储日期和时间，有七种格式。

      货币：是数字字段的特殊类型，向货币字段输入数据不
      必键入货币代号。

      自动编号：该字段不用输入任何数据，每次向数据库添 
      加新记录时，ACCESS自动为自动编号字段指定一个数 
      值，数值由1开始，依此类推；当删除表格中含有自动编 
      号字段的一个记录，ACCESS不再使用已被删除的自动编 
      号的数值。

      是/否：当字段只包含两个可选值时，就可选用该类型。

      OLE对象：主要用来链接或嵌入OLE对象，为了便于浏览 
      和编辑，链接或嵌入的OLE对象最好是由支持OLE的 
      WINDOWS程序创建。

      查询向导：有两项选择，一是在创建的数据库表格中选 
      取查询字段，一是由外部键入特定的名称供查询选择。 
      如我们在“通讯录”中有类别选择，如果设定选择为 
      “商务”、“朋友”、“亲戚”、“同事”等，可事先 
      键入以上名称供数据库记录新记录时选用。

      写到这里，我想各位朋友都已完成了表格的创建，如图2 
      所示。现在的地址、类别和电话还是独立的表格，内部 
      并没有什么联系。ACCESS是新一代关系型数据库，它可 
      以通过定义表格之间的关系，在同一时候对多个表格进 
      行操作。下面我们将介绍如何定义表格间的关系。



      上面创建的三个表格，每个表格都有一个主关键字，如 
      地址表格有地址ID，类别表格有类别ID，电话表格有电 
      话ID。另外在地址表格中也有类别ID，在电话表格中也 
      有地址ID，我们称他们为外部关键字。

      如何正确理解，我们来看看这段定义： 
      “如果ACCESS表格共享一个字段，那么他们就相互关 
      联。当一个表格跟另外一表格的主关键字字段有相同数 
      据时，就说明此表包含了其他表格的外部关键字”。如 
      果链接字段是表格的主关键字，那么该表就是主表格， 
      相反，如果链接字段是表格的外部关键字，那么该表就 
      是关系表格。定义表格关系步骤如下：

      1.确定现在已打开数据库如图2,在工具菜单栏选取关系
      项。

      2.在出现的显示表格中，每次选一个表格并按添加钮,该
      表格就添加到关系窗口中。

      3.三个表格都添加完后关闭,可看到所创建的三个表格已
      显示在关系窗口中。

      4.现在开始定义表格间的关系，先定义地址表格与类别
      表格间的关系，单击类别表格中的类别ID字段并按住鼠
      标键拖放至地址表格中的类别ID字段，在出现的关系对
      话框中单击创建按纽。同样可定义地址表格和电话表格
      间的关系，见图3。

      5.关闭关系窗口。


      三、创建窗体

      接下来我们将利用ACCESS创建窗体的向导，快速创建窗 
      体。
      1.在图2中单击窗体项,单击新建按钮。 

      2.先选择地址表格作为创建窗体的对象,并选窗体向导, 
      单击确定。
      3.在出现的窗体向导中,单击??按钮选取所有字段，如果 
      单击?按钮则可单项选择。
      4.单击下一步，选择缺省布局纵栏表，再单击下一步， 
      选择缺省标准风格，再单击下一步，按缺省给窗体命名 
      为地址，并选择打开窗体查看和输入信息，选完成。这 
      时出现地址窗体。
      5.关闭地址窗体,同样可创建类别窗体。

      四、编辑窗体

      接下来我们将对地址窗体进行必要的编辑，调整输入字 
      段大小，调整窗体布局，增加电话子窗体等
      。
      1.确定已打开数据库窗体。

      2.单击地址窗体，单击设计按钮，显示地址编辑窗体
      。
      3.调整输入字段的大小和布局,可通过单击该字段拖动其 
      边框,或移动鼠标至手状拖动整个字段至理想的地方,也 
      可在该字段单击鼠标右键选择属性项进行编辑。对标签 
      和字段边框颜色调至与窗口底色一致，把字体改为宋体 
      10号，把字段显示效果改为平面，加大地址和备注字段 
      栏，在左上角加上通讯录字样以增加修饰性，留出右边 
      位置来增加电话子窗体(参见图5)。

      4.增加电话子窗体,首先确定控件向导项已按下(图4工具 
      栏的左边第二个位置)，单击工具菜单的子窗体/子报表 
      项(右边第四个位置)，然后把鼠标移至想要添加子窗体 
      的位置并单击鼠标键。在子窗体/子报表向导对话框中 
      ，选择从表格查询中创建，单击下一步。从表/查询选择 
      框中选择电话表格，并用?按钮选择类型和号码两字段。 
      单击下一步，按缺省链接窗体和子窗体，单击下一步 
      ，命名子窗体为电话子窗体，单击完成。

      5.调整电话子窗体大小并把标签边框颜色和字体调至与 
      地址窗体一致，如图5所示，保存窗体设计。

      6.编辑地址窗体类别ID字段，用鼠标右键单击类别ID字 
      段，把类别ID文本数据类型字段改成组合框数据类型字 
      段，这时类别ID字段已出现下拉式按钮。用鼠标右键单 
      击该字段，选择属性项；单击对话框上数据项，单击来 
      源行项，这时在来源行项右边出现三个点的查询生成器 
      启动按钮。单击带三个点的按钮，在显示表对话框中选 
      择类别表格，单击添加，然后单击关闭。这时查询窗体 
      上半部分显示了类别表格，下半部分则是分成多列的网 
      格，每一列可含有一个字段，这些字段来源于显示在窗 
      体上半部分的表格。单击网格中的表和字段行以下拉式 
      选取类别和类别＊(如图6所示)
      ，保存修改，关闭查询编辑窗体。单击对话框上格式 
      项，把列数1改为2，并在列宽中键入0按回车，这时在0 
      后自动显示厘米，再用鼠标在厘米后面单击，键入分 
      号，再键入3后回车，修改后的数据如图7所示，保存修改。 
      最后我们还要对地址窗体的TAB键次序进行调整，请单击 
      菜单栏视图并选取TAB键次序项，显示TAB键对话框，可 
      按个人喜好对TAB键的次序进行调整。调整时，单击字段 
      名，然后用鼠标箭头指定左边方块并按住鼠标键上下移 
      动到理想位置松键则可，保存修改，关闭设计窗体。

      7.现在我们再回过头来对电话子窗体进行必要的修改 
      ，打亮电话子窗体，单击设计按钮,显示电话子窗体设计 
      窗体，单击视图选取属性项，单击对话框上格式项，然 
      后对滚动条、记录选定器、定位按钮和最大最小化按钮 
      这四项进行重新设定，重新设定的数据如图8所示。

      8.保存修改，关闭窗体，这时我们已完成了所有窗体的 
     
创建和进行必要的修改。试试打开地址窗体，是否与图9一样。
      在大家向通讯录数据库输入数据之前，先打开类别窗 
      体，然后输入预先设定的类别。假设我们预定类别项分 
      别为“商务”、“同事”、“朋友”和“亲戚”等四 
      项，那么就在类别窗体上逐项输入。 



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