Windows 版 (精华区)

发信人: ljf (Jeff), 信区: Windows
标  题: Win2000从入门到精通--熟悉电子邮件和新闻组(4)
发信站: 紫 丁 香 (Wed Mar 15 19:13:15 2000), 转信

8．4 通讯薄的使用
通讯簿提供了存储联系人信息的方便之所，使诸如 Microsoft Outlook Express 之类的
程序易于检索。它还有访问 Internet 目录服务的功能，可用来在 Internet 上查找用
户和商业伙伴。您将会发现下列功能可以帮助您把所有联系人信息组织成最有用的表单
。
Outlook Express 中包含的 Windows 通讯簿（版本 5）提供了强大的联系人管理能力，
其中的创建联系人组和文件夹功能能够帮助您更好地管理电子邮件和个人地址。Window
s 通讯簿还提供对使用 LDAP (Lightweight Directory Access Protocol) 协议的 Int
ernet 目录服务的访问。Internet 目录服务是查找电子邮件或具体地址的一种简便方式
。预先配置的一些通用 Internet 目录服务可为您的访问提供方便。
8．4．1打开通讯簿
若要在Outlook Express中打开通讯簿，请单击工具栏上的通讯簿按钮，或者单击工具菜
单，然后选择通讯簿。
若要在邮件窗口中打开通讯簿，请单击"收件人"、"抄送"或"密件抄送"图标。
最简洁的是：从 Windows 的"开始"菜单使用通讯簿目录服务，单击"开始"按钮，指向"
查找"，然后单击"用户"。
8．4．2将联系人添加到通讯簿
可以使用多种方式将电子邮件地址和其它联系人信息添加到通讯簿中：
一、直接从电子邮件将名称添加到通讯簿
您可以将Outlook Express 设置为在回信时自动将收件人添加到通讯簿：在 Outlook E
xpress 中，单击"工具"菜单，然后单击"选项"，在发送选项卡（图8-2-2）上，单击"自
动将回复邮件时的目标用户添加到通讯簿".。
另外，每次发送或接收邮件时，都可以将收件人或发件人的姓名添加到通讯簿。从 Out
look Express 中将个人姓名添加到通讯簿的方法是：在您正在查看或回复的邮件中，右
击此人的姓名，然后单击"添加到通讯簿"。在收件箱或其它邮件夹的邮件列表中，右击
某个邮件，然后单击"将发件人添加到通讯簿"。
二、 从另一个程序导入通讯簿
可以从其它Windows通讯簿文件 (WAB Windows address book)，以及 Netscape Commun
icator、Microsoft Exchange 个人通讯簿，或者任何文本 (CSV) 文件导入通讯簿联系
人。
对于 Windows 通讯簿文件：在通讯簿中，单击"文件"菜单，指向"导入"，然后单击通讯
簿 (WAB)。查找并选择要导入的通讯簿，然后单击"打开"。
对于所有其它通讯簿格式：在通讯簿中，单击"文件"菜单，指向导入，然后单击"其它通
讯簿"。单击要导入的通讯簿或文件类型，然后单击导入。如果未列出您的通讯簿，可以
先将它导出到文本 (CSV) 文件或 LDIF（LDAP 目录交换格式）文件，然后使用那种文件
类型将其导入。
三、 通过键盘键入将联系人添加到通讯簿
在通讯簿中选择准备添加联系人的文件夹，单击"工具栏"上的"新建"按钮，然后单击新
联系人。
在姓名选项卡上，至少需输入联系人的名字和姓氏。每个联系人都需要一个显示名。若
您输入名字或姓氏，它将自动出现在"显示"框中。您可以更改显示名，方法是键入不同
的姓名，或者从下拉列表中选择一个。下拉列表里含有姓名的变化，以及您在"业务"选
项卡上的"昵称"框或"公司"框中键入的任何内容。在其它各个选项卡上，添加您想要的
信息。
不过，请最好记住包含联系人的电子邮件地址。虽然通讯簿可用于多种用途，其最直接
的好处还是在您撰写邮件时提供电子邮件地址。
8．4．3一组联系人、名片和数字表识
一、创建组
通过创建包含用户名的邮件组（或者"别名"），可以将邮件发送给一组人。这样，在发
送邮件时，只需在"收件人框"中键入组名即可。您可以创建多个组，并且对于某一个联
系人可以属于不止一个组。
在通讯簿中，选择要在其中创建组的那个文件夹，单击工具栏上的"新建"按钮，然后单
击新组。属性对话框将打开。在组名框中，键入组的名称。
您可以用多种方式将个人添加到组-在某些情况下也可以添加到通讯簿中。要从通讯簿列
表中添加某个人，单击"选择成员"，然后单击通讯簿列表中的某个姓名。要使用目录服
务，请单击"选择成员"，然后单击"查找"按钮。从文本框底部的下拉列表中选择一项目
录服务。找到并选择一个地址后，它将自动添加到您的通讯簿中。若要无须添加姓名到
通讯簿即直接将某个人添加到组中，请在属性对话框的下半部分键入此人的姓名和电子
邮件地址，然后单击添加。若要将某个人同时添加到组和通讯簿中，可单击新联系人然
后填上相应的信息，重复添加每个人直至把组定义完毕。
如果您要从通讯簿列表分别查看组的列表，可在通讯簿中单击查看按钮，然后确保文件
夹和组旁边有一个复选标记。
二、 将联系人添加到现有的组中
若要将联系人添加到现有的组中，在通讯簿列表中，双击所要的组。该组的属性对话框
将打开。可以有多种方式将个人添加到组-同样也可以添加到通讯簿中。要从通讯簿列表
中添加一个人，可单击选择成员，然后单击通讯簿列表中的某个姓名。单击选择，然后
单击"确定"。要使用目录服务（用文本框底部的下拉列表即可看到您已添加到 Outlook
 Express 中的目录），单击选择成员，然后单击查找按钮。选择一个要搜索的目录服务
，输入搜索条件，一旦找到此人，单击选择，然后单击 确定，此人的姓名和电子邮件地
址即被添加到通讯簿中。要将某个人直接添加到组中而不将其姓名添加到通讯簿，可先
在对话框下半部分提供的框中键入此人的姓名和电子邮件地址，然后单击添加。要将某
个人既添加到组也添加到通讯簿中，可单击新联系人，填上相应的信息，然后单击 确定
。
三、 创建名片
通过 Internet 与他人交换联系人信息，最简便的方法是将名片附加在电子邮件上。名
片是通讯簿中 vCard 格式的联系人信息。vCard 格式可广泛用于各种数字设备和操作系
统。
在创建名片前，通讯簿中必须已有您的联系人的信息。在通讯簿中，创建您个人的项目
，然后从通讯簿列表中选择您的姓名。在文件菜单上，指向导出，然后单击名片 (vCar
d)。选择用以存储文件的位置，然后单击保存。
要导入名片，在通讯簿中，单击文件菜单，指向导入，然后单击名片 (vCard)。在本地
电脑或网络驱动器上找到名片文件，然后单击打开。名片添加到通讯簿后将显示一个对
话框，如果需要，可以在其中修改或添加联系人信息。
名片的图标是这样的:
双击它会得到这样的窗口：
您若要将名片添加到电子邮件中，请单击"插入"菜单，然后单击"名片"。
四、将联系人的数字标识添加到通讯簿
要想给某人发送加密邮件，您必须有收件人的数字标识，并且该标识必须与它们在您的
通讯簿中的名称相关联。在您接收带有数字签名的邮件的时候， Outlook Express 自动
将数字标识添加到您的通讯簿。如果您已关闭此选项，则需要手动添加联系人的数字标
识。
打开带有数字签名的邮件。在文件菜单上，单击属性。单击安全选项卡，然后单击将数
字标识添加到通讯簿. 若联系人有数字标识，他们在通讯簿中的卡片将被添上一个红色
的飘带。从其它来源将数字标识添加到通讯簿
在通讯簿中，为该联系人创建一个新项目，或双击通讯簿列表中已有的联系人。在数字
标识选项卡上，单击导入。找到该数字标识文件，然后单击打开。
要将联系人的数字标识自动添加到通讯簿，可在工具菜单上单击选项。然后，在安全选
项卡上，单击高级按钮，再选择添加发件人的证书到我的通讯簿复选框。
您也可以从某个证书管理机构的 Web 站点下载，从而得到某人的数字标识。（请到 Mi
crosoft Internet Explorer 数字标识站点 查看与证书管理机构的链接。）
8．4．4管理您的通讯薄
一、组织通讯簿中的名称
如果您的通讯簿很大，可以按照多种方式对其加以组织，以便轻松地检索联系人和组。
可以根据名字、姓氏或电子邮件地址按照字母顺序给名称排序，还可以按照升序或降序
排列。也可以更改列的顺序，以便对您最重要的信息按易于使用的方式列出。另外，您
可以从联系人列表分别查看各个组。
如要按照名称、电子邮件地址或电话号码进行排序，请单击名称列表上相应的列标题。
要在升序与降序之间切换列的不同排列方式，请单击列的标题。
要更改列的顺序，指向某个列标题（名称、电子邮件地址、家庭电话等），然后按住鼠
标右键不放，将该列向左或右拖动直至它落在您要放置的地方，然后松开鼠标。
要查看邮件组列表，请单击查看菜单，然后确认已选定文件夹和组。
二、选择标识和共享联系人
什么是标识？在Outlook Express或其它使用标识的应用程序）中，可以为使用程序的每
个人创建一个不同的"标识"。例如，您和您家里的人也许共享一个 Outlook Express。
通过为自己创建一个标识，每个人都可以查看自己的信件和自己的联系人。一旦建立起
标识，即可创建子文件夹，并可按照自己的意愿组织联系人。
您的联系人是不保密的，在"文件"菜单上，单击显示全部内容即可看到每个标识的所有
联系人。如果您在通讯簿的左边看不到"共享联系人"文件夹，请指向查看菜单，然后选
择文件夹和组。
多用户标识管理程序能够针对不同的 Outlook Express 用户创建相应的配置文件。这些
配置文件可在 Outlook Express 和 Windows 通讯簿等应用程序中共享。
如何才能共享多个联系人呢？在通讯簿中自动存在两个标识文件夹："主标识联系人"文
件夹和允许您与其他标识共享联系人的文件夹 -"共享联系人"文件夹。这两个文件夹都
不能删除（虽然在创建新标识时将出现其它标识的文件夹。）您可以将联系人放进"共享
联系人"文件夹中从而使其它标识也可以使用它。可以在共享文件夹中创建新的联系人，
也可以将联系人移动到"共享联系人"文件夹从而共享已有的联系人。如果您在左边看不
到"共享联系人"文件夹，请指向查看按钮并选择文件夹和组。
若要共享一个联系人，可在联系人列表中，选择要共享的联系人。将该联系人拖动到"共
享联系人"文件夹或其子文件夹之一。这将允许其它标识查看该联系人。如果您将联系人
拖动到"共享联系人"文件夹，您就移动了它，于是它不再存在于原始文件夹中。您可以
复制一份联系人信息用于您的文件夹，但其中的更改将不会反映在"共享联系人"文件夹
中，反之亦然。
三、组织联系人和子文件夹
您可以将联系人留在主文件夹中，也可以把它们编成子文件夹。如果您希望与共享 Out
look Express的其他人共享联系人，则可以将联系人移动到"共享联系人"文件夹，这样
其他标识的用户在使用通讯簿的时候就可以在此查看联系人。子文件夹总是按照字母顺
序，您无法对其重新编排。如果您在左边看不到文件夹，请指向"查看"菜单并选择"文件
夹和组"。
如要创建子文件夹，在通讯簿中，单击工具栏上的"新建"按钮，然后单击"新文件夹"。
在 Outlook Express 或任何其它可感知标识的应用程序中创建标识时，新标识文件夹是
自动创建的。请记住不能删除主标识的联系人和共享联系人文件夹。
四、移动联系人或组
在通讯簿联系人列表中，选择要移动的联系人或组的名称。将联系人或组从右边的列表
中拖进左边要放置的组或文件夹中。请注意一点区别：拖动到组中的联系人被添加进该
组，而在原始文件夹中留下复本，但拖动到文件夹中的组或联系人将被移走。
如果您在左边看不到"共享联系人"文件夹，请指向查看按钮并选择文件夹和组。另外，
您不能移动标识的文件夹列表内的子文件夹。
        五、从通讯簿删除联系人
您可以很方便地从通讯簿删除联系人和组。从组中删除联系人时，只是其姓名被删除了
，组和个人的项目仍然都留在通讯簿中。同样，删除整个组也不会删除该组各个成员的
项目。
如要从通讯簿删除联系人，在联系人列表中，单击要删除的联系人，然后单击工具栏上
的删除按钮。 联系人的姓名将同时从其所在的组中删除。
若打算从组中删除联系人，在通讯簿中，双击组名。在组成员列表中，单击要删除的姓
名，单击删除，然后单击确定。尽管该联系人被从组中删除，联系人的个人项目仍然留
在通讯簿中。
如果想从通讯簿列表删除组，在通讯簿中，单击列表中的组名，然后单击工具栏上的删
除按钮。这将删除该组，但留下构成组的各个成员的项目。
五、打印通讯簿信息
在通讯簿中，选择要打印的联系人。要选择连续的多个姓名，请按住SHIFT键，同时单击
姓名。要选择断续的多个姓名，请按住CTRL 键，同时单击姓名的启始和终止位置。单击
工具栏上的打印按钮，然后在打印对话框的打印格式区，选择一种打印格式：
要打印关于联系人的所有通讯簿信息，请单击备忘录。
要打印关于联系人的业务方面的信息，请单击名片。
要打印所选联系人的电话号码列表，请单击电话簿。
您可以自定义打印通讯簿页面的大小和方向。要查看打印机选项，请单击"打印"对话框
中的属性按钮。
8．4．5用目录服务来查找用户
一、什么是目录服务？
目录服务是用于在全球范围内查找用户和商业伙伴的强大的搜索工具。通讯簿支持 LDA
P （轻量级目录访问协议）访问目录服务，而且其内置功能可以访问最流行的几种目录
服务。您也可以从 Internet 服务提供商那里添加附加的目录服务。同 Internet 搜索
工具一样，目录服务使用不同的方式收集数据，因此，当尝试联机查找个人或公司时，
您可以尝试用多种服务
二、添加目录服务
您需要服务器的名称以便将某个目录服务添加到通讯簿。可以从目录服务提供者处获取
此信息。在通讯簿或 Outlook Express 中，单击工具菜单，然后单击帐号。
在 Outlook Express 中，选择目录服务选项卡，单击添加，单击目录服务，然后按照 
Internet 目录服务器名 (Internet Directory Server Name) 向导中的指示行事。
在通讯簿中，单击添加，然后按照 Internet 目录服务器名向导中的指示行事。
三、在 Internet 上查找用户和商业伙伴
在通讯簿中，单击工具栏上的查找用户按钮。或者在Windows中，单击开始按钮，指向查
找，然后单击用户，从查找下拉列表中选择要搜索的目录。在用户选项卡上，键入您要
查找的用户名称或电子邮件地址，然后单击开始查找。或者，在高级选项卡上，在顶部
的三个框中填入所需要的搜索条件，单击添加，然后单击开始查找。（要删除已添加的
搜索条件，请从"定义条件"列表框中选择要删除的项目，然后单击删除按钮。或者，如
果要删除所有条件和并重新开始，请单击全部清除按钮。）
如果您的搜索范围太广，则匹配的数量可能超过服务器的限定值，或者可能无法设置您
的目录服务以处理所有返回的匹配项。
您还可以细化目录服务的搜索标准。在通讯簿或 Outlook Express 中，单击工具按钮，
然后单击帐号。如果在Outlook Express中，请单击目录服务选项卡。在目录服务列表中
，双击所需的目录服务，然后单击高级选项卡。根据需要更改搜索区域的信息。例如，
若在未得到结果前搜索连接超时，可以将滑块向右拖动以增加搜索超时的值，并减少返
回的最大匹配条目数框中的值。
四、设置目录服务器以检查电子邮件地址
如果您记不住某人完整的电子邮件地址，可以输入一部分名称，然后使用工具菜单上的
检查姓名命令来搜索匹配项。 Outlook Express 首先搜索您的通讯簿，如果未找到匹配
项，再搜索您已经设置的目录服务以检查电子邮件地址。
在通讯簿或 Outlook Express 中，单击工具菜单，然后单击帐号。
如果在 Outlook Express 中，请单击目录服务选项卡。选择一个目录服务，然后单击属
性。在常规选项卡上，选择发送邮件时根据此服务器检查名称复选框。
8．4．6将通讯录应用于其他程序中
一、将通讯簿中的联系人导出到其它程序
可以将您的通讯簿中的联系人导出到其它 Windows 通讯簿文件 (WAB)，以及 Netscape
 Communicator、Microsoft Exchange 个人通讯簿，或任何文本 (CSV) 文件中。
若要将通讯簿文件导出到另一个 Windows 通讯簿：在通讯簿中，单击文件菜单，指向导
出，然后单击通讯簿 (WAB)；查找并选择需要导出的 Windows 通讯簿文件，然后单击打
开。
对于所有其它通讯簿格式：在通讯簿中，单击文件菜单，指向导出，然后单击其它通讯
簿；单击需要导出的通讯簿或文件类型，然后单击导出。
二、从通讯簿设置会议呼叫
若您使用 Microsoft NetMeeting 或其它会议软件，您可以存储会议帐号的信息（如电
子邮件和服务器的地址）以及联系人的其它信息，然后直接从通讯簿进行会议呼叫 (co
nferencing call)。
在通讯簿上，双击联系人的姓名。在 NetMeeting 选项卡上，键入会议服务器地址。（
若未安装 NetMeeting，该选项卡名为会议）。键入联系人的会议地址。该地址必须是专
用于会议的地址，与联系人的电子邮件地址可以不同。单击添加将此信息添加到联系人
的属性中。现在，无论何时您打算召开会议，在联系人属性的 NetMeeting（或会议）选
项卡上单击 立即呼叫即可。您可以列出某个联系人的多个电子邮件地址和目录服务器。



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