Windows 版 (精华区)

发信人: ljf (Jeff), 信区: Windows
标  题: Win2000从入门到精通--熟悉电子邮件和新闻组(7)
发信站: 紫 丁 香 (Wed Mar 15 19:15:30 2000), 转信

8．6邮件的管理方法
8．6．1按规则管理邮件
当您接收到大量邮件时，Outlook Express 可以帮助您更有效地处理邮件。您可以在 O
utlook Express 中使用规则，从而将接收到的邮件自动分类并放入不同的文件夹中、以
彩色突出显示特定的邮件、自动回复或转发特定的邮件，等等。
一、为邮件创建规则
如要为邮件创建规则，在"工具"菜单中，指向"邮件规则"，然后单击"邮件"。（请注意
：不能为 IMAP 或 HTTP 邮件帐号创建邮件规则。）在"邮件规则"选项卡中，单击"新建
"。
在条件部分中选中需要的复选框以确定规则条件。（至少选择一个条件。）
您可以单击多个复选框来为一个规则指定多个条件。在"规则描述"部分中单击"和"超级
链接以指定在指向指定操作前是必须满足所有条件（和）还是至少满足一个条件（或）
 。在"操作部分"中选择所需的复选框以确定规则所相应的操作（至少选择一个条件。）
在"规则描述"部分中单击带下划线的超级链接以指定规则的条件或操作。您可以在规则
描述部分中单击包含用户或包含特定的词，以指定您希望 Outlook Express 在邮件中查
找的人或词。如果每个条件中输入了多个人或多个词，则请使用选择人或键入特定文字
对话框中的选项按钮来进一步自定义该条件。在规则名称框中选择默认的名称，键入规
则的新名称，然后单击确定。
您可以在邮件规则选项卡中选择现有规则，然后通过单击复制来创建新规则。如果您要
创建的规则与现有的类似，则这种方法是很有用的。
您可在主窗口中选定一封邮件，然后单击"邮件"菜单中的从邮件创建规则，这样即可从
 邮件中创建一条规则。它的作用是可以自动在发件人一行中填入人名；但是不会有其它
的邮件信息输入到规则中。
二、 更改和删除规则
您若想更改规则，可在"工具"菜单中，指向"邮件规则"，然后根据要更改的规则类型单
击邮件或新闻。选择要更改的规则，然后单击"修改"。在编辑规则对话框中进行修改，
包括更改规则名称，然后单击确定。
删除规则的步骤是：在"工具"菜单中，指向"邮件规则"，然后根据您要删除的规则类型
来选择邮件或新闻，再选定要删除的规则，单击删除。
想要将规则应用于已下载的邮件，新创建的电子邮件或新闻邮件规则都将应用于新接收
到的邮件。您若要将规则应用到已下载到计算机上的邮件，请执行以下操作：在"工具"
菜单中，指向"邮件规则"，然后根据是要将邮件规则还是新闻规则应用于已下载的邮件
，分别选择"新闻"或"邮件"。
在"邮件规则"对话框中，单击立即应用规则按钮。选择要应用于已下载邮件的规则，或
单击全选以选择所有当前规则。单击"浏览"按钮以选择要对其应用所选规则的文件夹或
新闻组。单击"马上应用"按钮以将所选规则应用于指定的文件夹或新闻组。
8．6．2仅查看特定的邮件
如果总是收到大量的邮件，您会发现处理一个满满的收件箱是很困难的。有些新闻组也
有大量的邮件，因此也是很难阅的。Outlook Express 带有一系列视图方式，可使您更
轻松地处理电子邮件和新闻邮件。您可以使用这些视图来只查看要看的邮件，还可以用
"视图管理器"来创建自定义的视图
一、创建和使用自定义视图
在 Outlook Express 中，您可以创建自定义的视图，从而完全按自己希望的方式来查看
邮件。在"视图"菜单中，指向"当前视图"，然后单击"定义视图"。单击"新建"，为正在
创建的视图选择一个或多个条件。（视图描述框对您所创建的视图做了说明。根据需要
添加或删除条件，以创建出完全符合您要求的视图。）单击"视图描述"框中带下滑线的
字以选择一个选项或输入一个值。单击"显示／隐藏"以确定是显示还是隐藏符合视图条
件的邮件。如果创建的视图中有邮件意外地没有显示，只需更改视图的"显示／隐藏"设
置。
二、使用视图来阅读邮件
您可以使用 Outlook Express 默认的视图，而不必自定义。在"视图"菜单中，指向"当
前视图"，然后单击以下任一选项：
要显示所有邮件：此视图显示一个文件夹中的所有邮件，例如收件箱-包括新的和旧的、
已读的和未读的。
隐藏已读邮件：此视图隐藏所有已读的邮件，只留下未读的邮件。
显示下载的邮件（仅用于 IMAP 和新闻组）：此视图显示最近从服务器上下载的邮件。

显示对我邮件的答复（仅用于新闻组）：此视图仅显示对您张贴在新闻组中的邮件的回
复。
隐藏已读或被忽略的邮件：此视图隐藏已读的或已对其使用了忽略对话命令的邮件。
您还可以选择按主题来排列收件箱中的邮件。方法是，在当前"视图"菜单中，单击"按对
话进行邮件分组"。为一类邮件或新闻选择的视图在再次进行更改前始终有效。
8．6．3跟踪、忽略对话
一、 跟踪对话
在邮件和新闻中，您可以跟踪一个您特别感兴趣的对话。对话包括了原始邮件及其所有
的回复。
方法是：在收件箱或新闻组邮件列表中，选定要跟踪的对话，然后在邮件菜单中，单击
"跟踪对话"。
如果打开了邮件列表中的"跟踪／忽略"列，则所跟踪对话中的所有邮件旁都会显示跟踪
图标。
您可以自定义被跟踪邮件的颜色，以使它们更突出。单击"工具"菜单，然后单击"选项"
。在阅读选项卡中，从用"彩色突出显示被跟踪的邮件"行底部选定所要的颜色，然后单
击确定。
二、忽略对话
在邮件和新闻中，您都可以忽略甚至隐藏您所不感兴趣的对话。对话是指一封原始邮件
及其所有的回复邮件。 在收件箱或新闻组邮件列表中，选择要忽略的对话，并在"邮件
"菜单中，单击"忽略对话"。
如果邮件列表的"跟踪／忽略"列是打开的，则被忽略的对话中所有邮件旁都带有忽略图
标。
若要隐藏被忽略的邮件以使邮件列表更为整洁，请单击"视图"，指向"当前视图"，然后
选择"隐藏已读或被忽略的邮件"。
选择"隐藏已读或被忽略的邮件"将隐藏已读的邮件、被忽略的邮件、以及已读并被忽略
的邮件。
如果要隐藏被忽略的邮件，但希望仍能看到已读的邮件，请按上述指示单击"隐藏已读或
被忽略的邮件"，然后单击视图，指向当前视图，然后选择定义视图。在定义视图对话框
中，单击新建按钮。在视图编辑器的 1 号框中，选择若邮件已读。在 2 号框中，单击
显示／隐藏并选择显示邮件。在 3 号框中，为此视图命名并单击确定。
8．5．4将邮件及其回复组合在一起
当有很多人加入到邮件和新闻对话中时，要找到对特定邮件的回复是很困难的。 您可以
将 Outlook Express 设置为使邮件的回复组合于原始邮件之下。然后您可以选择只查看
原始邮件，或邮件及对它的所有回复。
步骤如下：在收件箱或新闻组中时，单击"视图"菜单，指向"当前视图"，然后选定"按对
话分组邮件"。您若要展开所有邮件对话，请单击"工具"菜单，接着单击"选项"，再单击
"阅读"选项卡，然后选中"自动展开组合邮件"复选框。
对话是按原始邮件的主题进行分组的。例如，如果对话的原始邮件标题为"使用 Outloo
k Express 的技巧"，则所有该邮件的回复的标题将为"使用 Outlook Express 的技巧"
。
技巧：
若要显示原始邮件及对它的所有回复，请单击原始邮件左侧的加号 ( + )。若要只显示
原始邮件，请单击邮件左侧的减号 ( - )。
8．5．5增加可用磁盘空间
以下方法可以帮助您减少邮件和新闻邮件所占用的硬盘空间：
l 压缩并备份邮件文件夹
选择邮件文件夹，单击文件菜单，指向文件夹，然后单击压缩。 若要备份已压缩的文件
夹，请查找扩展名为 .dbx 的文件，然后将它们复制到备份文件夹、软盘或网络驱动器
中。如果邮件文件太大，可能无法将其备份到软盘上。如果您使用Outlook Express以外
的程序将电子邮件发送给新闻组，请检查电子邮件程序的文档以获得有关压缩和删除邮
件文件夹的信息。
l 删除已存储的新闻组邮件以增加磁盘空间
在工具菜单中，单击"选项"。选中维护选项卡（图8-5-5）
图8-5-5
现在若要从所有或特定邮件文件中压缩、删除、或移除邮件，请单击"立即清除"，然后
按屏幕上的指示操作。大多数新闻服务器能够定期删除旧的邮件，下次连接到已经清理
的新闻组时，邮件文件将只包含来自新闻服务器的当前邮件。
l 删除已发送邮件的副本
在默认情况下，Outlook Express 将已发出邮件的副本保存在"已发送邮件"文件夹中。
为了节省磁盘空间，您可以更改此项设置。
步骤一：在工具菜单中，单击"选项"。
步骤二：在发送选项卡（图8-2-2）中，清"除在"已发送邮件"中保存已发送邮件的副本
"复选框。
图8-5-5-1
技巧：如果停止了自动保存邮件副本，只需要在撰写邮件时将自己的电子邮件地址放在
抄送框中，则您仍然可以保存一份邮件副本，这样就不会占用您的硬盘空间了。
l 将邮件存储在邮件服务器上
如果您需要从多台计算机上阅读邮件，可以将邮件存储在服务器上。从不同的计算机登
录到您的帐号时，Outlook Express将按照您设置的选项下载邮件。您可以将邮件存储在
 POP3 服务器上。如果有 Hotmail 这样的 HTTP 邮件，或 IMAP 邮件，则您的邮件将始
终保存在服务器上。
步骤一：在"工具"菜单中，单击"帐号"。
步骤二：单击邮件帐号，然后单击"属性"。
步骤三：单击"高级"选项卡（见图8-5-5-1），然后选定在"服务器上保留邮件副本"。
图8-5-5-1 "高级"选项卡
l 删除用于疑难解答的日志文件
为了解决通讯问题，您可以设置Outlook Express使之记录与邮件和新闻服务器之间交换
的所有命令。这些文件可能相当大，因此在问题得到解决之后最好将其删除。
步骤一：在"工具"菜单中，单击"选项"。
步骤二：单击"维护"选项卡（图8-5-5），然后清除"疑难解答"部分中所有选中的复选框
。
步骤三：关闭 Outlook Express，单击 Windows 开始菜单，指向"查找"，然后单击"文
件或文件夹"。
步骤四：在名称框中输入日志文件名。日志文件以服务器的类型加 .log 后缀来命名（
如 pop3.log 或 smtp.log）。如果您不知道日志文件的确切名称，可键入 *.log。
步骤五：在查找结果列表中，选择服务器日志文件，单击"文件"菜单，然后单击"删除"
。

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※ 来源:．紫 丁 香 bbs.hit.edu.cn．[FROM: biometrics.hit.e]