office_tools 版 (精华区)

发信人: redfox (食人族), 信区: OA
标  题: Power Point速成
发信站: 哈工大紫丁香 (2000年06月18日23:44:27 星期天), 站内信件

 
编者按：
　　曾经有过这样的苦恼吗？老板要求做一个工作汇报，熬了几夜写的报告怎么看
怎么惹人烦——干巴巴的文字，乱糟糟的层次……往里加张图吧，在Word里画图真
是既练细心又练耐心，图片大一点还容易显示成一个触目惊心的大红叉“X”。
　　为何不试试做一份演示文稿呢？其实它已悄悄成为了一种办公的时尚。你一定
已在各种场合见到过它们的踪迹。常用的简报软件有Microsoft Powerpoint和
Lotus Freelance Graphics。很轻松，你就可以做到生动活泼、图文并茂、条理清
楚、重点突出、有声有色……哇！
　　本期专题就是要让你轻轻松松掌握这两种软件。做汇报？给客户介绍产品？现
在简单了！给老板一个惊喜吧。


Power Point速成班
★ 郑菡

　　你一定在很多场合见识过用PowerPoint做演示，是否跃跃欲试
呢？如果你已会用Word了，其实已经差不多会用PowerPoint了。当然也有一些你乍
看很不习惯的方面，就来这个速成班学学吧。

一、初识PowerPoint

＊安装
　　PowerPoint的安装十分简单，你只要按照安装向导的提示，按部就班就行了。
如果你已安装了MS Office的其他组件，只要重新运行setup.exe，然后“添加新组
件”，选中PowerPoint。
　　初次运行PowerPoint，会出现如图1的窗口，询问你是想按照内容提示向导还
是模板来新建文稿，抑或要建立空演示文稿。先不必管它，按照默认值，“确定”
后出现“新建演示文稿”窗口，随便选一种模板，“确定”。这时，其实你已经建
立了一份演示文稿。
　　PowerPoint的主画面如图2所示。它有9个下拉菜单，和Word大同小异。当然你
也可以用鼠标左键或以Alt+英文字母的快捷键来操作。

＊工具条
PowerPoint内建有9种工具条。
1.常用工具条，显示在菜单的正下方（所有视图），如图3。
2.格式工具条：显示在常用工具条的下方（幻灯片、大纲、备注页视图），如图4
。
3.基本绘图工具条：显示在应用窗口的底部（幻灯片、备注页视图），如图5。
4.大纲工具条：垂直显示在应用程序窗口的左边（大纲视图），如图6。
5.幻灯片浏览工具条：显示在一般工具条的下方（幻灯片浏览视图），如图7。
PowerPoint窗口的左边有状态条，显示目前正在做什么事或处于何种状态。

＊视图
PowerPoint有五种视图模式，可在菜单“视图”中切换。
1.幻灯片视图：可处理个别的幻灯片。
2.大纲视图：直接处理幻灯片的标题及文本段落内容。
3.幻灯片浏览视图：重组幻灯片的顺序及选定播放效果。
4.备注页视图：可建立演示者的参考信息。
5.幻灯片放映模式：以全屏幕的电子简报方式播放出每一张幻灯片。
＊建立新的幻灯片
可以用鼠标点击一下状态条上的“新幻灯片”，或点击常用工具条上的“新幻灯片
”按钮，也可在“插入”菜单上选择“新幻灯片”。

二、整理思路与文字

＊将思路列成大纲
PowerPoint的大纲视图交替地将简报文件中各张幻灯片中的标题及本文段落逐条列
出，标题文字显示在窗口的最左边，而且含有幻灯片图示及编号；本文段落则逐层
缩排在标题文字的下方。
＊标题范例
用大纲工具条或格式工具条上的“升级（左箭头）”、“降级（右箭头）”按钮来
把文字标记出层次。点击大纲工具条上的“上移（向上的箭头）”和“下移（向下
的箭头）”按钮可以改变文本的位置，让你的思路更有条理。一份大纲的例子如图
8所示。
＊在大纲视图中进行重排
1.利用大纲工具条
选取想移动的范围,利用刚才提到的大纲工具条上的“上、下、左、右箭头”按钮
调整。
2.利用鼠标
选取想移动的范围，用鼠标拖移。
＊加入文字
如果要建立文字标签（文字不会自动换行），在幻灯片中按一下鼠标然后开始输入
文字，如果要建立文本框（文字会自动换行），插入一个文本框（菜单“插入”|
“文本框”或绘图工具条的“插入文本框”按钮），然后在其中输入文字。
＊设定文字的格式
先选定文字，再用格式工具条中的文字格式工具按钮设定格式。
要在图形对象中加上文字，先选定图形对象，再开始输入文字。要在对象中对齐文
字，先选定含有文字的对象，再选择菜单“格式”|“文字对齐方式”。
如果想复制格式以简化格式设定工作，选定已设好格式的文字，再用鼠标点击常用
工具条中的“格式刷”按钮，这时鼠标指针会变成一个小刷子，用它选定你要设定
格式的文字。
＊改变文字的对齐方式
选定文字，选择菜单“格式”|“对齐方式”或格式工具条上的“居中对齐”、“
左对齐”或“右对齐”按钮。

三、传达个性创意

PowerPoint的对象有图形（自动图形或随手画的图形）、线条、文字、图片等。我
们可以灵活运用，制作个性十足的简报。
＊绘制对象
选定基本绘图工具条的一个自动图形（椭圆、矩形等），再拖曳出所要的尺寸。可
以任意调整大小，也可以移动或复制。
＊改变对象的形状
选定对象，用绘图工具条中的“绘图”菜单的“改变自选图形”。
＊修改对象的属性
选中图形，鼠标右键，选择“设置自选图形格式”，在弹出的“设置自选图形格式
”窗口中，可以改变线条粗细、颜色及图形的填充效果、背景颜色、阴暗色调等。
也可以用绘图工具条上的相应按钮实现。
＊对象的旋转与翻转
选定对象，用绘图工具条中的“绘图”菜单的“旋转或翻转”命令或绘图工具条的
“自由旋转”按钮。
＊了解幻灯片的母版
PowerPoint的四种视图中均有各自的母版可供应用，幻灯片视图对应幻灯片母版，
大纲视图对应标题母版，幻灯片浏览视图对应讲义母版，备注页视图对应备注母版
，母版中标题及内文的格式的改变，会影响到整个简报文件中各个幻灯片。
＊查看PowerPoint的母版
选择菜单“视图”|“母版”，再选取想要采用的母版。也可以用Shift+S等快捷键
。
幻灯片母版：含有标题及本文的版面配置区，它会影响幻灯片中文字的格式设定。
图9是它的一个例子。
标题母版：在一页纸张中显示出一个矩形的虚线框，用以指出大纲被输出时的打印
范围。
讲义母版：在一页纸张里显示出2、3或6个幻灯片的版面配置区。
备注母版：含有幻灯片的缩小画面以及一个专属参考资料的本文版面配置区。
＊在母版中加入背景项目
在母版画面中所加入的背景项目会显示在各张幻灯片中。菜单“视图”|“母版”
，再选取“幻灯片母版”。以拖曳技巧在幻灯片中定出显示区域，加入文字、日期
、时间或页码等，也可以加入图片或图表对象。按一下图9左上角所示的那个“关
闭母版”按钮可返回幻灯片视图。
＊改变母版的格式
要改变主要标题的格式，在切换到幻灯片母版画面后，选定标题的版面配置区，改
变标题文字的对齐方式、大小、字体、文字色彩、填满色彩及外框格式。
要改变主要文本内容的格式，切换到幻灯片母版画面，选定文本内容的版面配置区
，改变文字的对齐方式、大小、字型、色彩、填满色彩或外框格式，也可以改变项
目编号的符号。
＊套用模板
模板可套用于任何简报文件，套用模板是指将所有的母版复制到简报文件中。幻灯
片的母版会被模板文件的母版给替换掉，标题、讲义及备注的母版也会改成相同的
样子。
要套用模板，点击一下状态条中的“应用设计模板”，选择一个你中意的模板文件
。
＊配色方案的应用
在“格式”菜单中有“幻灯片配色方案”命令。点击一下，出现如图10所示的窗口
。它提供了几种配色方案，你也可以更改背景、文本和线条、阴影、标题文字、填
充、强调文字、强调文字和超级链接、强调文字和尾随超级链接的颜色。你可以将
你喜欢的配色方案添加为标准配色方案。这是很实用的功能，有助于快速制作出美
观大方的简报。
＊加入渐变背景
让幻灯片背景有由亮到暗的色彩渐变视觉效果，在PowerPoint中很容易实现。它提
供了6种不同的渐变背景样式。菜单“格式”|“背景”，在“背景”窗口的下拉框
中选择“填充效果”，在“过渡”标签下，你可以选择单色或双色，底纹样式即色
彩渐变的样式有横向、纵向等六种。PowerPoint还提供了很多大理石纹理和规则图
案类型的背景，你可以在“纹理”和“图案”标签中查看。
＊简报中插入图形
PowerPoint接受14种图片文件格式，用菜单“插入”|“图片”命令插入图片。要
按原比例调整对象的大小，选定图片，用鼠标在角上拖动。要剪裁图片，只要点击
一下图片，就会弹出一个“图片”工具条，用它的“裁剪”按钮剪裁图片。还可以
用“图片重新着色”按钮修改图片的色彩。

　

四、有声有色添活泼
要在幻灯片中插入剪贴画，在版面设置的剪贴画配置区上双击鼠标，或点击常用工
具条上的“插入剪贴画”按钮。
要插入语音等对象，在对象配置区上双击鼠标或菜单“插入”|“对象”，选择要
插入的对象类型，一般勾选“显示为图标”检查框。点击幻灯片上的图标，就会出
现相应的录音或录像程序。也可以直接用“插入”|“影片或声音”，插入现成的
音频和视频文件。
也可以插入艺术字，在“绘图”工具条中点击一下“插入艺术字”按钮即可。　
如果想和其他应用程序共享数据，例如Microsoft Excel的图表，可以用“拷贝”
|“选择性粘贴”来完成。如果要链接图片对象，只要“插入”|“图片”|“来自
文件”，需勾选“链接文件”检查框。
五、大功告成好交差
＊打印简报
首先要改变幻灯片的格式。选择菜单“文件”|“页面设置”，有多种尺寸可选择
，还有纵向、横向等选项。
然后做打印设定。选用菜单“文件”|“打印”，设定好打印机后，要选择打印内
容（幻灯片、备注、讲义、大纲），还有打印的范围（幻灯片的编号）和其他特殊
的打印设定。PowerPoint没有“打印预览”功能，全凭经验设定。
＊制作电子简报
这是最后也是最关键的一步了，前面我们忙活半天，就是为了它。可以先在“幻灯
片浏览”视图中再检查一下顺序，一切就绪，就可以用“幻灯片放映”|“观看放
映”来享受劳动成果了。
选择菜单“幻灯片放映”|“设定放映方式”，可设置放映类型、幻灯片范围和换
片方式。每张幻灯片都有两种前进方式的选择，人工控制或依所设定的时间自动控
制切换。若对演讲时间拿捏不准，又不允许你自己来切换幻灯片 ，可先“幻灯片
放映”|“排练计时”来得到一个合适的排练时间。
要设定幻灯片的切换方式,也就是控制幻灯片如何移入或移出屏幕的切换效果,用“
幻灯片放映”|“幻灯片切换”，有几十种切换效果可供选用，可逐一设定（或同
时设定多张）幻灯片的切换方式。
＊设定渐进式幻灯片
这是指幻灯片中的各个项目会逐次以不同的颜色及视觉效果进入到幻灯片中。在“
幻灯片放映”|“预设动画”中提供了一些常用的动画效果，你也可以在“幻灯片
放映”|“自定义动画”中，定义动画的启动方式、视觉效果、动画播放后是否变
色、声音等。
＊隐藏幻灯片
如果某简报中的一些幻灯片，在做这次演示时不必放映，但你又不想删除它们，因
为在以后的演示中还会用到，一个简单的方法就是在“幻灯片浏览”视图中选中它
，然后执行菜单“幻灯片放映”|“隐藏幻灯片”命令。重做一次则取消了隐藏。

学会了吗?你应该已可以游刃有余地做出漂亮的简报了。只要你多多练习，成为高
手也就指日可待了。

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