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发信人: redfox (食人族), 信区: OA
标  题: Power Point实用小技巧
发信站: 哈工大紫丁香 (2000年06月18日23:46:29 星期天), 站内信件

Power Point实用小技巧
 

 
★ 郑菡

＊创建多个幻灯片模板

　　PowerPoint在每个演示文稿中只提供一个模板，如果你的一个演示中有很多幻
灯片，而你希望它们有不同的风格，你就需要分别对幻灯片做一些美化工作，这是
有大量重复动作的枯燥工作。你可以在一个演示文稿中同时使用多个幻灯片模板，
方法如下：
1.为每一种你想重复的样式创建一张单独的幻灯片。
2.要创建以某样式为基础的新幻灯片，首先切换到“幻灯片浏览”视图，选择你想
用的模板幻灯片，复制这张幻灯片（“编辑”|“复制”），然后编辑复制件中的
文字和图表。
如果你想把这些“模板”用到另一个演示文稿中，把两个文件都切换到“幻灯片浏
览”视图，“肩并肩”地摆着，然后把某“模板”幻灯片用鼠标拖拉到另一个窗口
就行。

＊更改Undo的次数
一般PowerPoint可以撤消的操作数的默认值是20次。有两条路径可以让你更改这个
值。点击菜单“编辑”|“重复选项”|“编辑”|“最多可取消操作数”，或执行
“工具”|“选项”|“编辑”|“最多可取消操作数”，即可更改。如图1所示。最
高限制次数为150次。此数值越大占用系统资源越多,这是很简单的道理。

＊选择图表中的元素
如果你觉得用鼠标选中某个图表中的元素很困难，可以用键盘来选择。
1. 用鼠标双击图表把它击活。
2. 用上、下箭头在元素组间移动。如果一个元素包含很多项目，用左、右箭头在
同一个组中左右切换。

＊文字与旁白同步
为使文字与旁白一起出现，可以采用“自定义动画”中按字母形式向右擦除。但若
是一大段文字，字的出现速度还是太快。这时可以按需要将这一段文字分成一行一
行的文本框，甚至几个字一个文本框，再对于每个文本框中的字，分别设置它的动
画形式为按字母向右擦除，并在时间项中设置与前一动作间隔几秒，就可使文字的
出现速度和旁白一致了。

＊从PowerPoint浏览因特网
从PowerPoint 97版本开始提供这项功能：一种快速连接到Web的方式，而且不用离
开正做的PowerPoint文件。你可以利用的是Web工具栏。在“幻灯片”视图下，点
击菜单“视图”|“工具栏”|“Web”就可以调出Web工具栏。在“地址”栏中键入
你要去的站点的URL，回车后，PowerPoint就会启动你的浏览器并且打开你指定的
页面。

＊用超级链接做目录
对文字做一些超级链接，可以建立很实用的目录。设置超级链接时，注意不要选中
文字，而要选中文字所在的文本框，这样既可以避免使字带有下划线，又可以使字
的颜色不受母版影响。具体操作为选中文本框，单击右键，选取“动作设置”项，
链接到所要跳转的页面。

＊确定幻灯片具有相同样式
在你做完了很多张幻灯片后，你也许不太确定所有的标题、符号是否格式一致。可
以执行“工具”|“样式检查”，它针对你的幻灯片做英文拼写、视觉清晰度、英
文大小写及句尾符号等做检查，以增加幻灯片的一致性。它有很多选项，如图2所
示。

＊更改默认文件位置
PowerPoint的默认保存文件的位置是“my document”文件夹，你如果习惯把它存
到另一个文件夹，比较简单的办法是执行“工具”|“选项”|“高级”，在“默认
文件位置”中输入路径名称即可。

＊控制文件的大小
有时候同样的两份三四十页的PowerPoint的文件，都包括差不多数量的图片，但文
件大小却相差很悬殊。为什么？这时要仔细检查图片的格式和大小。如果原图片尺
寸很大，最好用图形处理工具先缩小一些，而且尽量存成JPG等占用磁盘空间较少
的格式。
＊在播放中途显示一张空白画面
有时，在做演示时，会有人问一些问题，它可能与正在放的这张幻灯片无关，而你
想把注意力集中在问题上，或者只是因为听众需要休息十分钟，这时你就需要让屏
幕显示一个空屏。这很简单，按一下“b”键会显示黑屏，而“w”则是一张空白画
面。再按一次返回到你刚才放映的那张幻灯片。

＊计算字数、段落
Powerpoint能否像Word那样计算字数呢?可以，不过形式略有不同。执行“文件”
|“属性”|“统计信息”，即会列出所有文件的字数、段落等信息。如图3所示。
在“摘要信息”标签下还有标题、主题等信息。

＊在“幻灯片浏览”视图中检查切换方式
面对一个布满了幻灯片的“幻灯片浏览”视图，你很可能分不清对哪些幻灯片使用
了何种切换方式。尽管当你对某幻灯片实施一种切换效果后，幻灯片左下方会出现
一个小图标，但这些图标都是一样的，它们并不能让你想起特定的切换方式。有一
种简单的方法让你想起你对某幻灯片选择了何种方式：点击一下那个图标，
PowerPoint就会在对那张幻灯片演示一遍切换效果。

＊让文字闪烁不停
在PowerPoint中可以利用“自定义动画”来制作闪烁字，但无论选择“中速”、“
快速”还是“慢速”，文字都是一闪而逝。要做一个连续闪烁的文字，可以这样做
：
1.创建文本框，设置好其中文字的格式和效果，并做成闪烁的动画效果。
2.复制这个文本框，粘贴多个（根据想要闪烁的时间来确定粘贴的文本框个数），
再将这些框的位置设为一致。
3. 把这些文本框都设置为在前一事件一秒后播放，文本框在动画播放后隐蔽。

＊重复上一个动作
当你执行了一个动作后，如果你把“重复执行动作”按钮添加到了某个工具栏上的
话，你可以点击一下这个按钮来重复执行它。有一种快捷方式可以用来重复上一个
动作，只要按一下功能键F4。例如，你将一些文字设置为粗体，然后你再选择另外
一些文字，按一下F4，你会看到这些字也变成了粗体。

＊在应用程序间移动对象
有很多种方法可以把数据从一个应用程序移动到另一个应用程序，但如果数据是图
表，有一种十分简单的方法来移动，可惜有很多用户不习惯使用。例如，你在
Microsoft Excel中创建了一个饼图，最快最简单的方法是用鼠标拖放的方法把它
拖到PowerPoint窗口。这种技术可用于任何支持OLE技术的应用程序。

＊查看整张幻灯片的内容
执行“视图”|“幻灯片缩图”，在屏幕右上方即会出现整张幻灯片内容，可以了
解每个物件位置，方便幻灯片编辑。

＊打印前预览
PowerPoint没有“打印预览”的功能，我们只能用“视图”|“黑白”来预览黑白
打印机所印出的效果。

＊随身携带简报
利用“打包”功能将整份简报及Powerpoint播放机程序压缩至硬盘或软盘上，以方
便您将简报档案转移至其他电脑或未安装PowerPoint的电脑做幻灯片播放。执行“
文件”|“打包”，依照向导的提示方法一步一步完成，将制作好的简报文件包括
链接文件、字体和播放机一并储存即可。

＊自动更新日期与时间
我们在幻灯片上可以插入页眉与页脚，让它更有特征一点。执行“视图”|“页首
与页尾”|“幻灯片”，勾选“日期与时间”，选择“自动更新”，如图4所示，则
每次打开文件，系统会自动更新日期与时间。“标题幻灯片中不显示”选项也很有
用，可在标题幻灯片中隐藏“页眉与页脚”的设定。

＊做会议记录
对于你的演讲，你也许希望有一份记录，包括观众的反应、一些细节等，以供你会
后参考。做会议记录有两种办法，一是执行“工具”|“会议记录”，输入所需的
文字；或者在幻灯片放映时，按鼠标右键，执行“会议记录簿”，输入所需的文字
。
＊自动选取单词
选取某英文单词时常常无法将整个单词完整选取，可以执行“工具”|“选项”|“
编辑”，勾选“自动单词选定”。

＊放映时指定跳到某张幻灯片
如果在放映过程中需要临时跳到某一张，如果你记得那是第几张，例如是第6张，
那么很简单，键入“6”然后回车，就会跳到第6张幻灯片。或者按鼠标右键，选择
“定位”。
 

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