office_tools 版 (精华区)

发信人: hitwdh (一潭死水※痛并快乐着), 信区: office_tools
标  题: [合集]使用Microsoft Word安全、稳定地工作 Version 1.1
发信站: 哈工大紫丁香 (2004年03月25日18:37:42 星期四), 站内信件


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 lefantome (lefantome)                于 2004年02月28日02:35:25 星期六 说道:


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 lefantome (原谅我这一生不羁放纵爱自由)  于 发信站: BBS 水木清华站 (Sat Feb 28 00:10:14 2004), 转信
                使用Microsoft Word安全、稳定地工作 Version 1.1
                                                        by lefantome@smth.org
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Microsoft Word文档可以说是目前与大家关系最为密切的文件格式之一，功能强大，使用
便捷，使我们的日常工作和生活在很大程度上依赖于这个软件。然而，由于Word文档本身
的脆弱性，一旦出现程序不稳定、文档损坏等问题，则会让我们付出大量的时间和精力，
而且也未必得到好的效果。未雨绸缪，与其出现问题的时候手足无措，不如养成好的习惯
，在最大程度上减小造成损失的几率。以下是我个人的一些经验、教训的总结，归纳一下
写出来，权当提醒。以下给出的是中文操作方法，但是由于我这里安装的只有英文版Offic
e，所以操作路径、菜单名称都是意译。

软件设置：

Word软件本身提供了一定的防范机制，要充分利用。
        1. 设置恢复信息的自动保存时间间隔。通过[工具]|[选项]|[保存]|[设置自动
          恢复信息的保存时间间隔]，将这个时间设置为一个比较小的值，比如1分钟（
         最小值了）。这样每隔一分钟，Word都会自动在Normal.dot中保留这个信息，万
        一Word出现问题非正常终止了，下次启动的时候会自动加载这个恢复信息，提示
        从中恢复上一次的工作，这时选择最近一次的信息，然后把恢复的文档另存一下
          就可以了。
        2. 设置快速保存和自动后台保存。与前面类似，可以减小类似风险，但可能会使
        运行期间的Word消耗稍多一些的系统资源，不过对于目前主流配置的计算机来说
          完全可以接受。
      3. 设置[工具]|[选项]|[保存]|[总是自动创建备份]。确认此选项，可以在每次关
          闭并保存文档的时候，在相同路径下创建备份文件。以英文Word为例，如果文件
        是E:\Work\Experiment1.doc，那么自动生成并保存的备份文件就是E:\Work\Bac
        kup of Experiment1.wbk。万一Experiment.doc出现问题，可以打开Backup of 
        Experiment1.wbk即可得到与Experiment1.doc文件相同的文件。Experiment1.wb
        k文件的内容总是与最后一次关闭并保存（注意不是保存（Ctrl+S））Experimen
          t1.doc的内容相同。
        4. 使用版本功能。注意：Word文档在关闭之后，撤销（Ctrl+Z）操作便不能起作
        用了，因此关闭的时候一定要慎重。如果不确定是否要保留打开时的还是编辑后
          的，却又不愿意另存文档，可以使用版本功能。[文件]|[版本]，这里可以手动
         保存版本，也可以设置为每次关闭文档的时候自动保存版本。提醒：版本功能虽
        然方便，但如果在同一文档中保存的版本过多，会导致文档大小骤增，更加不利
        于文档的稳定性（相对来说，文档越大越复杂，出问题的几率越高），因此如果
          版本较多，还是建议另存，详见下述。
        5. 及时升级、打补丁。Office软件自身肯定存在各种的不足，需要我们及时打相
        应的补丁，提高稳定性。具体可以参照http://OfficeSoft.mysmth.org的相关信
          息。
        
文件习惯：

除了软件的设置以外，保持良好的文件操作习惯也很重要。
        1. 对重要文档做好备份。必要时，在不同的文件夹\分区\介质以及
          网络上做好
        文件的备份，防止因为单个文件或者分区、驱动器、计算机出问题的时候造成损
        失。顺便提醒三点：软盘的稳定性很差，不要信赖；机密文件请权衡损坏与泄密
        之间的轻重，做好加密工作；文件不要存在系统盘上，防止重装、系统故障导致
          丢失（这一点适用于所有数据文件）。
        2. 手动保存版本。如上所述，防止因版本功能导致单个Word文件过分庞大，每次
        单独保存Word文件的版本，这样得到的风险最小了——即时某个文件损失，至多
        损失的是一个版本信息，而不是所有的工作。需要注意的是在命名的时候要标记
          好版本，以防混淆。
        3. 转换为其他格式保存。这个纯属于我个人习惯问题，每次做好一个文件之后，
          总要转为pdf格式；去打印的时候，我的磁盘上总是有同样名字的两个文件：一
        个是*.doc，另一个是*.pdf。这样即使其中某一个文件出现问题，甚至程序坏掉
        ，我仍然可以打开另一个来正常打印。将Word转为pdf，可以使用Adobe Acrobat
      ，不过如果你嫌它太大，也可以安装其他的软件比如fineprint来达到类似的效果。
        
应急措施：

一旦遇到文件损坏、丢失等问题，应该如何处理呢？不要慌。如同其他数据、文件问题一
样，首先要保护出现问题的文档或者存储介质，防止其发生改变。然后来寻求解决办法。
        1. 磁盘分区信息丢失。如果显示没有分区信息，那么很可能是分区表信息丢失。
           千万不要自作主张对磁盘作分区处理。启动进入DOS，用DiskMan
           即可迅速恢复分区表信息，对数据没有任何影响。
        2. 误删除本地数据。首先停止一切向出现问题的磁盘分区的
          写入操作。看看回收
        站或者Norton Protected Recycle Bin里面是否有这个文件。如果有的话，直接
          恢复即可。否，则在另外分区上安装FinalData，EasyRecovery等软件来恢复数
         据，一般情况下可以得到大多数。因为删除文件只是删除了文件头，数据信息实
         际上还在磁盘上，因此可以使用软件重建文件头，得到文件恢复。如果做了写操
          作，数据部分就可能被覆盖，就无望恢复了。回头来看前面说到不要在C盘（系
          统盘）保存数据文件，也是因为一般安装软件都会向C盘（系统盘）写入数据的
          缘故。
        3. Word不正常退出造成的问题。只需要重新启动Word程序，一般会自动加载Norma
          l.dot文件中的自动恢复信息。选择最近一次恢复信息，恢复，另存即可。
        4. 文件本身损坏。此后只对这份复
          制的文件进行操作。启动Word 程序，[文件]|[打开]，选择文档之后
          ，在[打开]按钮右方的下拉菜单中选择“ 打开并修复”，此操作可以
            恢复一部分损坏的Word文档。
       5. 文件本身损坏。首先，将文件复制一份，此后只对这份复制品操作。用金山WPS
          2003打开即可。以前很多出现怪异问题的Word、PPt文档都是用这一方法恢复
          的
//以上为个人经验，欢迎大家批评指正。
//可以在http://officesoft.mysmth.org交流，
//也可以发送站外信件到SmthOffice@163.com。
//本文档为个人原创，首次发表于BBS水木清华站。转载请注明作者、出处。谢谢！

※ 来源:·哈工大紫丁香 bbs.hit.edu.cn·[FROM: 219.224.132.28]
※ 修改:·hitwdh 於 02月28日20:06:43 修改本文·[FROM: 202.118.237.15]

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 pineapple (菠萝)                     于 2004年02月28日08:16:28 星期六 说道:

修复损坏的Office文件可以用EasyRecovery

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 lefantome (原谅我这一生不羁放纵爱自由)  于 发信站: BBS 水木清华站 (Sat Feb 28 00:10:14 2004), 转信
                使用Microsoft Word安全、稳定地工作 Version 1.1
                                                        by lefantome@smth.org
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Microsoft Word文档可以说是目前与大家关系最为密切的文件格式之一，功能强大，使用
便捷，使我们的日常工作和生活在很大程度上依赖于这个软件。然而，由于Word文档本身
的脆弱性，一旦出现程序不稳定、文档损坏等问题，则会让我们付出大量的时间和精力，
而且也未必得到好的效果。未雨绸缪，与其出现问题的时候手足无措，不如养成好的习惯
，在最大程度上减小造成损失的几率。以下是我个人的一些经验、教训的总结，归纳一下
写出来，权当提醒。以下给出的是中文操作方法，但是由于我这里安装的只有英文版Offic
e，所以操作路径、菜单名称都是意译。

软件设置：

Word软件本身提供了一定的防范机制，要充分利用。
        1. 设置恢复信息的自动保存时间间隔。通过[工具]|[选项]|[保存]|[设置自动
          恢复信息的保存时间间隔]，将这个时间设置为一个比较小的值，比如1分钟（
         最小值了）。这样每隔一分钟，Word都会自动在Normal.dot中保留这个信息，万
        一Word出现问题非正常终止了，下次启动的时候会自动加载这个恢复信息，提示
        从中恢复上一次的工作，这时选择最近一次的信息，然后把恢复的文档另存一下
          就可以了。
        2. 设置快速保存和自动后台保存。与前面类似，可以减小类似风险，但可能会使
        运行期间的Word消耗稍多一些的系统资源，不过对于目前主流配置的计算机来说
          完全可以接受。
      3. 设置[工具]|[选项]|[保存]|[总是自动创建备份]。确认此选项，可以在每次关
          闭并保存文档的时候，在相同路径下创建备份文件。以英文Word为例，如果文件
        是E:\Work\Experiment1.doc，那么自动生成并保存的备份文件就是E:\Work\Bac
        kup of Experiment1.wbk。万一Experiment.doc出现问题，可以打开Backup of 
        Experiment1.wbk即可得到与Experiment1.doc文件相同的文件。Experiment1.wb
        k文件的内容总是与最后一次关闭并保存（注意不是保存（Ctrl+S））Experimen
          t1.doc的内容相同。
        4. 使用版本功能。注意：Word文档在关闭之后，撤销（Ctrl+Z）操作便不能起作
        用了，因此关闭的时候一定要慎重。如果不确定是否要保留打开时的还是编辑后
          的，却又不愿意另存文档，可以使用版本功能。[文件]|[版本]，这里可以手动
         保存版本，也可以设置为每次关闭文档的时候自动保存版本。提醒：版本功能虽
        然方便，但如果在同一文档中保存的版本过多，会导致文档大小骤增，更加不利
        于文档的稳定性（相对来说，文档越大越复杂，出问题的几率越高），因此如果
          版本较多，还是建议另存，详见下述。
        5. 及时升级、打补丁。Office软件自身肯定存在各种的不足，需要我们及时打相
        应的补丁，提高稳定性。具体可以参照http://OfficeSoft.mysmth.org的相关信
          息。
        
文件习惯：

除了软件的设置以外，保持良好的文件操作习惯也很重要。
        1. 对重要文档做好备份。必要时，在不同的文件夹\分区\介质以及网络上做好
        文件的备份，防止因为单个文件或者分区、驱动器、计算机出问题的时候造成损
        失。顺便提醒三点：软盘的稳定性很差，不要信赖；机密文件请权衡损坏与泄密
        之间的轻重，做好加密工作；文件不要存在系统盘上，防止重装、系统故障导致
          丢失（这一点适用于所有数据文件）。
        2. 手动保存版本。如上所述，防止因版本功能导致单个Word文件过分庞大，每次
        单独保存Word文件的版本，这样得到的风险最小了——即时某个文件损失，至多
        损失的是一个版本信息，而不是所有的工作。需要注意的是在命名的时候要标记
          好版本，以防混淆。
        3. 转换为其他格式保存。这个纯属于我个人习惯问题，每次做好一个文件之后，
          总要转为pdf格式；去打印的时候，我的磁盘上总是有同样名字的两个文件：一
        个是*.doc，另一个是*.pdf。这样即使其中某一个文件出现问题，甚至程序坏掉
        ，我仍然可以打开另一个来正常打印。将Word转为pdf，可以使用Adobe Acrobat
      ，不过如果你嫌它太大，也可以安装其他的软件比如fineprint来达到类似的效果。
        
应急措施：

一旦遇到文件损坏、丢失等问题，应该如何处理呢？不要慌。如同其他数据、文件问题一
样，首先要保护出现问题的文档或者存储介质，防止其发生改变。然后来寻求解决办法。
        1. 磁盘分区信息丢失。如果显示没有分区信息，那么很可能是分区表信息丢失。
           千万不要自作主张对磁盘作分区处理。启动进入DOS，用DiskMan即可迅速恢复
          分区表信息，对数据没有任何影响。
        2. 误删除本地数据。首先停止一切向出现问题的磁盘分区的写入操作。看看回收
        站或者Norton Protected Recycle Bin里面是否有这个文件。如果有的话，直接
          恢复即可。否，则在另外分区上安装FinalData，EasyRecovery等软件来恢复数
         据，一般情况下可以得到大多数。因为删除文件只是删除了文件头，数据信息实
         际上还在磁盘上，因此可以使用软件重建文件头，得到文件恢复。如果做了写操
          作，数据部分就可能被覆盖，就无望恢复了。回头来看前面说到不要在C盘（系
          统盘）保存数据文件，也是因为一般安装软件都会向C盘（系统盘）写入数据的
          缘故。
        3. Word不正常退出造成的问题。只需要重新启动Word程序，一般会自动加载Norma
          l.dot文件中的自动恢复信息。选择最近一次恢复信息，恢复，另存即可。
        4. 文件本身损坏。此后只对这份复制品操作
。启动Word
          程序，[文件]|[打开]，选择文档之后，在[打开]按钮右方的下拉菜单中选择“
          打开并修复”，此操作可以恢复一部分损坏的Word文档。
       5. 文件本身损坏。首先，将文件复制一份，此后只对这份复制品操作。用金山WPS
          2003打开即可。以前很多出现怪异问题的Word、PPt文档都是用这一方法恢复的
//以上为个人经验，欢迎大家批评指正。
//可以在http://officesoft.mysmth.org交流，
//也可以发送站外信件到SmthOffice@163.com。
//本文档为个人原创，首次发表于BBS水木清华站。转载请注明作者、出处。谢谢！


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 lefantome (lefantome)                于 2004年02月28日12:53:26 星期六 说道:

收到。谢谢！:-)

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 lefantome (原谅我这一生不羁放纵爱自由)  于 
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 hitwdh (一潭死水※痛并快乐着)        于 2004年02月28日12:57:16 星期六 说道:

我机器上装了个officeRecovery，里面的组件包括
access，dbf，excel，exchange，outlook，word，zip等的Recovery。
别的没用过，修复了一次word文档，效果不是多好！：（

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 lefantome (原谅我这一生不羁放纵爱自由)  于 
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 hitwdh (一潭死水※痛并快乐着)        于 2004年02月28日12:58:01 星期六 说道:

哈，欢迎！
刚才上smth上不去了！：（

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 lefantome (原谅我这一生不羁放纵爱自由)  于 
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 lefantome (lefantome)                于 2004年02月28日13:06:38 星期六 说道:

smth关站维护了，好像在导数据什么的。

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 hitwdh (一潭死水※痛并快乐着)        于 2004年02月28日13:13:13 星期六 说道:

哦，那么我也就不尝试了，hoho！

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 pineapple (菠萝)                     于 2004年02月28日16:22:27 星期六 说道:

DataRecovery也可以用来找到已经被自动删除的临时文件, 运气好可以用它们恢复原文档
最后一次成功保存的结果.

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 lefantome (原谅我这一生不羁放纵爱自由)  于 
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 lefantome (lefantome)                于 2004年02月28日20:14:31 星期六 说道:

原文档叙述有一定bug，等过一段时间收集smth, hit两边大家的意见再更新。:)

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 lefantome (原谅我这一生不羁放纵爱自由)  于 
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 hitwdh (一潭死水※痛并快乐着)        于 2004年02月28日20:20:45 星期六 说道:

嗯，总结的挺不错！
等着你的v1.2版本出来，哈哈！
hit的word高手们也来讨论讨论这篇文章，很有价值。
//btw：lefantome原是smth的chinese版的版主，刚刚功成隐退，见多识广，对办公
        软件的处理很在行。现在在smth的chinese、OfficeSoft版异常活跃！（：没有
        夸张哦，绝对属实！：））

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 lefantome (原谅我这一生不羁放纵爱自由)  于 
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