office_tools 版 (精华区)

发信人: shenxi (阳光), 信区: OA
标  题: Word97使用技巧十二招
发信站: 哈工大紫丁香 (2000年06月17日12:59:03 星期六), 站内信件

快速打开和保存文档。选择“文件”菜单，在菜单最下方出现最近编辑过的四个文件名
，单击其中一项，便可快速打开相应文档。“快速保存”实际是每次保存的时候，只保
存改变过的内容，用它可以节省保存时间。设置快速保存的方法为:单击“工具”菜单中
“选项”命令，在“选项”对话框中选择“保存”标签卡，然后选中“快速保存”复选
框即可。
　　用图文场移动多个对象。图文场是Word中另外一种剪切板，可以存储已删除的多个
项目。你可用它移动两个或更多不相邻的项目。具体方法为:⑴选中要移动的文本或图形
，再按下Ctrl+F3组合键移至图文场，对每个要移的项目重复此步骤;⑵单击要插入图文
场的位置；⑶若插入图文场内容而并清空图文场，可按下Ctrl+Sh-ift+F3组合键，若只
插入图文场内容而不清空图文场，可按住Shift键，选择“插入”菜单中“自动图文集”
命令，再单击“自动图文集”，然后在“请在此键入自动图文集词条”框中，单击“图
文场”，选择“插入”按钮。　　你若要查看图文场内容，可选择“插入”菜单中“自
动图文集”命令，再单击自动图文集名称列表中的“图文场”， Word在“预览”框中可
显示内容。
　　用自动图文集提高输入效率。在录入文字时经常遇到一小块文字需要重复录入，这
时你可以用自动图文集来解决该问题，这种方法就是用“图文集词条”代替要录入的文
字，在编辑正文时，只需输入相应的词条，Word即可将它自动转换成自动图文集中的内
容。若要添加自动图文集，可选择“工具”菜单中“自动更正”命令，单击“自动图文
集”标签卡，然后选择“添加”按钮进行编辑添加，编辑好后单击“确定”按钮。如你
添加了“词条”“淮阴市水利局”后，只要你录入“淮阴”两个字后，屏幕上会立即显
示整个词条，双击回车键这个“词条”便被添加文档中。
　　用词典进行翻译。在编辑文档时，常会遇到一些生词难以弄懂，这时你求助于Word
的中英——英中词典，即可在Word中进行动态互译了。使用的方法是:⑴从“工具”菜单
中选择“语言”，然后单击“词典”命令，也可按Alt+Shift+F7组合键启动词典，这时
出现“词典”对话框;⑵键入要查阅的内容，你可查阅英文单词或词组的中文解释或是中
文字词对应的英文单词;⑶单击“插入”按钮，可以将互译的单词插入到文本中，单击“
翻译”按钮，可以在“替换为翻译”列表框内显示该词的含义、多种解释及词性等;⑷在
“查阅”列表框内单击其中单词，右边会自动显出相应的翻译结果。
注意:若“词典”命令没有出现在菜单上，就要先安装词典组件才行。
　　同时编辑同一文档的多个部分。处理长文档时可将文档的不同部分同时显示出来以
供编辑，这里有两种方法实现该功能。方法一:利用不同的窗口显示同一文档的不同部分
，首先打开需显示的文档，然后单击“窗口”菜单的“新建窗口”菜单项，这样屏幕上
就会产生一个新窗口，显示的是同一文档，你可以通过窗口切换和窗口滚动技术，使不
同的窗口显示同一文档的不同部分。方法二:用同一窗口的子窗口显示同一文档的不同部
分，即单击“窗口”菜单的“拆分”菜单项，将当前文档窗口分割为两个子窗口，且两
个子窗口都是激活的，你可以对任何一个子窗口独立地进行操作。要想结束这种子窗口
状态，可以单击“窗口”菜单的“取消拆分”“菜单项”。
　　同时保存多个文档。当同时打开了多个文档时，若要同时保存和关闭所有文档，可
按住Shift键，再单“文件”菜单。这时菜单中将包含“全部关闭”和“全部保存”两个
菜单项，你只需单击其中之一即可。
　　在文档中漫游。文档结构图将在一个单独的窗格中显示文档标题，你可通过文档结
构图在整个文档中快速漫游并追踪特定位置。单击常用工具栏上“文档结构图”按钮，
然后再单击文档结构图中要跳转的标题即可至文档中相应位置。在文档结构图中，可选
择显示的内容级别，调整文档结构图的大小。若标题太长，超出文档结构图宽度，不必
调整窗口大小，只需将鼠标指针在标题上稍作停留，即可看到整个标题。
　　让文档动起来。在Word97文档中使用动态文字能使文档更为生动，增强文档的视觉
效果。为文字添加动态效果的方法是:⑴选定要添加动态效果的文字;⑵单击“格式”菜
单中的“字体”项打开字体对话框，然后单击“动态效果”选项框;⑶在“动态效果”框
中单击所需效果（如赤水情深、礼花绽放、七彩霓虹、闪烁背景等），然后单击“确定
”按钮即可。若要取消动态效果，可单击“动态效果”框中的“无”选项。
　　为文档添加彩色背景。Word97你可为改变文档的背景以使眼睛舒适，为文档添加背
景的方法是:⑴单击“格式”菜单中的“背景”项，然后在弹出的图形菜单中单击所需要
的填充色或单击“填充效果”项;⑵如果在上一步单击“填充效果”项，就会打开“填充
效果”对话框，可以以其中选择过渡、纹理或带图案的背景;⑶选好各项后，单击“确定
”按钮即可。
　　添加标点符号工具栏。利用工具栏可快速地执行命令，装上标点工具栏后你就可方
便地输入标点符号了。将位于Program files\Microsoft Office \Office\Macros文件夹
中的模块文件Symbar　　dot复制到 Program files\Microsoft Office\Startup文件夹
中，然后重新启动Word97，就可以得到标点符号工具栏，你可以通过“视图”菜单中的
“工具”来选择标点符号。
　　为文档设置密码。设置密码的方法:⑴单击“文件”
菜单的“另存为”菜单项打开“另存为”对话框;⑵在“文件”框中输入欲赋赋予文档的
新文件名;⑶单击“选项”按钮，打开有“保存”选项卡的“保存”对话框;⑷往“打开
权限密码”文本框中输入密码。密码区分大小写，并且最多只能有15个字符，这些字符
可以是字母、数字或符号。每输入一个密码字符，文本框内就会显示一个星号;⑸单击“
确定”按钮，打开“确认密码”对话框，往“请再键入一遍打开权限密码”框中再输入
一遍密码，以确保无误;⑹单击“确定”按钮返回“另存为”对话框;⑺单击“保存”按
钮保存文件。
　　死机的补救方法。若Word97发生意外死锁，重新启动之后，还有可能部分地恢复以
前的工作。方法为:⑴启动Word97，单击“打开”命令;⑵在文件夹列表中，双击Window
s文件夹内的Temp文件夹，在“文件类型”框中选择“所有文件”;⑶打开恢复的文档，
每个恢复的文档都命名为“自动恢复保存的文件名”，扩展名　　doc;⑷单击“保存”
命令按钮，在“文件名”框中输入文件名，当看到询问是否替换已有文档的提示信息时
单击“是”，这样你就可以用现在的文件名打开并编辑文档了。

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