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发信人: redfox (食人族), 信区: OA
标  题: 巧用Word 97中的邮件合并
发信站: 哈工大紫丁香 (2000年06月17日23:59:03 星期六), 站内信件

　 
巧用Word 97中的邮件合并

河北 刘晓辉 赵卫东
 
　

    学校为了应付省教委的实验室评估检查，需要将全校近2万件教学仪器的详细
情况全部打印成一式两份的卡片。教学仪器的数据库是用FoxBase制作的，而用
FoxBase打印卡片无疑需要进行编程，而且打印出的效果和质量也往往难尽如人意
。生性懒惰的小张一听编程头就大，一说调试就发晕。于是，垂头丧气的小张一头
闯进我的办公室，惨叫一声“哥哥，救我则个！”对于此等雕虫小技我自然是成竹
在胸，在软硬兼施地“勒索”了一顿丰盛的午餐之后，便三下五除二地帮他解决了
这个“难题”。什么？你也想知道？其实，打印出那么漂亮的卡片的既不是
FoxBase、Access，也不是Excel，而是Word 97。也许您知道，Word中有一个非常
有用的工具叫做邮件合并，但是，如果您认为邮件合并只能用来制作信函和信封，
那可就大错而特错了。实际上，任何一种软件所提供的功能都是有限的，问题的关
键在于我们怎样灵活运用这些有限的功能，来实现各自不同的实际需要。我之所以
决定使用Word来解决这个问题，原因不外乎以下四点：（1）无需复杂编程，适用
于一般的工作人员使用；（2）表格的制作及单元格的高度和宽度易于设置；（3）
便于字体的设定；（4）纸张大小、页边距和分栏容易控制。具体操作如下：

    一、制作主文档

    1．在已印制好的卡片中填充数据时主文档的制作

   （1）新建Word文档。

   （2）设置纸张大小和页边距。在页面设置中根据已印制好的卡片的尺寸自定义
设置纸张大小，并调整页边距。

   （3）创建表格。根据原卡片制作表格，打印并与原卡片比较然后校正。无误后
，右击表格边框线，在弹出的快捷菜单中选中“边框和底纹”，将边框设置为“无
”。

   （4）保存文档。

    2．在空白卡片上打印数据时主文档的制作

   在空白卡片上打印数据较之在已印制好的卡片上填充数据更为简单、方便，原
因主要有二，一是无需精确地调整各单元格，以使所有数据都能准确地填充到原卡
片的单元格之中，因此在制作时可更加随意；二是可以利用较大的纸张进行打印，
由于在每页上可以打印多张卡片，从而几倍、几十倍地减少换纸所占用的时间，加
快打印的速度。

    （1）新建Word文档。

   （2）根据卡片的尺寸设置纸张大小和页边距。一般来讲，我们所使用实际纸张
的长和宽都应当是一张卡片的整倍数，只有如此才能保证每张卡片的完整性。如果
您使用的是平推式打印机或普通的针式打印机，由于对纸张只有宽度限制没有长度
的限制，所以您可以将纸纵向裁成细长条，从而将其模拟为连续打印，以最大限度
地减少中间换纸的次数。这样，在页面设置中进行纸张大小设置时，应当将其宽度
设置为若干卡片的倍数，而其高度则只能为一张卡片，以便于保留适当的页眉和页
脚。

   （3）分栏。根据卡片尺寸和实际纸张大小将页面分为若干栏，并适当调整栏间
距。另外，为了将来剪裁的方便可以使用栏间分隔线将各栏明确地分开。

   （4）创建表格。根据需要制作表格，并键入各字段名（如图1）。注意：只需
创建一个表格即可。

   （5）为字段名和域名分别设置字体，以使两者相区别。

   （6）保存文档。

    二、邮件合并

    1．在“工具”菜单中选中“邮件合并”命令。

    2．单击“创建”下拉按钮，选中“分类”命令。由于我们刚刚创建了主文档
，所以选中“活动窗口”按钮，否则应当选中“新建主文档”按钮。

    3．单击“获取数据”下拉按钮，由于我们已经在FoxBase中制作好了数据库，
所以选中“打开数据源”命令，并选中欲使用的数据库。Word 可将下列类型的文
件用作数据源：（1）Microsoft Access和Microsoft Excel文件。（2）用于
Microsoft Exchange服务器、Outlook或Schedule+ 7.0 联系人清单的个人通讯录
，或者由兼容MAPI的信息系统生成的类似地址清单。（3）Lotus 1-2-3 2.x-4.x文
件。（4）dBase、FoxBase和FoxPro文件。

    4．单击“主文档”中的“编辑”按钮，切换回邮件合并的主文档。

    5．单击邮件合并工具条中的“插入合并域”下拉按钮，将各合并域名填充到
与其相对应的单元格中（如图2）。

    6．若欲将数据库中所有的数据都打印为卡片，可单击“合并到新文档”或“
合并到打印机”，前者将合并后的文档作为一个新文档保存，后者则直接从打印机
打印输出。若欲将数据库中的部分数据打印为卡片，可单击“邮件合并”按钮，并
在弹出的对话框中键入欲打印的数据范围，再单击“合并”按钮即可。

    7．打印输出。

原文刊载于《电脑时空》1998第10期
 
 

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