office_tools 版 (精华区)

发信人: shenxi (阳光), 信区: OA
标  题: 教你自制WORD高级模板
发信站: 哈工大紫丁香 (2000年06月18日17:11:41 星期天), 站内信件

模板是一种特殊的文档，它将各类文档应有的一切手段集于一身，使我们的写作编排工
作变得轻松自如。WORD有大量现成的模板供用户选择。如果你经常应用某种特别的模板
，而现有的模板又不合适，可按照自已的需要定制模板。　
     定制模板有如下三种方式：　
     一是创建或修改一篇文档，使它具有某种专用文档的格式。也可创建自动图文集、
定制用户工具条及记录宏，然后作为模板保存；二是修改和精加工某一专用模板，把它
作为新模板保存；三是重新创建专用于某种文档的模板，并保存起来。　
     前两种方式较简单（编者注：本报也作过多次介绍），后一种方式比较复杂，但当
我们的文档有特殊需要时却非常有用，下面就以“通讯报导”专用的模板为例，让我们
来看一看怎样自制专用的高级模板。　
     一、定制具有域和自动宏的高级模板：　
     域虽不是模板必备的要素，但为了编写文档的便利起见，可在模板内设置若干域并
记录能自动运行的宏。　
     1.构造文档的格局　
     打开一空白文档后，即可着手构造通讯稿文档的格局。其详细步骤是：　
     单击标准工具条中的居中对齐钮，使插入点移到中间；　
     选择16磅黑体字，键入标题栏文字：每月通讯，接着按回车键；　
     此时插入点仍居中，选择14磅宋体字；　
     按Ctrl＋F9插入域符，在域中键入代码，使成为：{Fillin“请键入通讯稿题目”
， 再单击OK}， 就插入了一个填充域，接着按回车键；　
     单击标准工具条中的右对齐钮，使插入点移到右侧；　
     选择10磅宋体字，键入“第”字；　
     接着插入嵌套域，域代码为：{={date\@ yyyy\＊mergefoimat }－1998}，按END键
或单击嵌套域右域符之后处，将插入点定位于嵌套域之后，再键入“卷”字与 4个空格
；　
     键入“第”字，再插入又一个填充域，域代码为： {Fillin“请键入期号，再单击
OK”}，按END键。再键入“期”字，按回车键，使插入点到下一段；　
     此时插入点仍在右侧，键入“本期共”等字样，接着插入页数域：{NUMPAGES}，在
其后键入“页”字，按回车键，使插入点到下一段的右侧；　
     插入日 期域：{DATE\@"dddd,MMMM dd,yyyy"\＊ MERGEFORMAT}, 以长的日期格式
引进当天日期，按回车键，使插入点到下一段；　
     单击标准工具条中的两边对齐钮，使插入点移到左侧。连续键入通配符、直至右边
沿，作为装饰兼分隔符，按回车键， 使插入点到下一段；　
     发出菜单命令Insert,Break(插入，分断线)，弹出分断线对话框。在此对话框中选
择Column Break(列分断线)与Continuous(连续)两项，单击OK在插入点处插入列分断线
，同时把文档分成两个区；　
     单击标准工具条中分列钮，在列数选择图中选择二列，将本分区的版面分成二列；
　
     选择10磅楷体字；　
     接连按二次回车符，使插入点下移二段，再单击右对齐钮，使插点移到右侧；　
     插入嵌套域：{AUTHOR{Fillin“请键入通讯稿作者姓名”}}。　
     这时，将通讯稿的总体格局构造完毕，把文档分成两个分区：第一分区作为稿头，
第二分区用来键入稿件内容，最后是稿件作者的姓名。　
     说明： ①嵌套域 {={date\@yyyy\＊mergeformat}－1998}的意义是以1998年作为
出版每月通讯的第1年，卷号为1，依次类推，1999年出版的即是第 2卷。　
     ② 以上所作的只是示范的例子，读者可根据自己的喜好来选择字体与段落的风格
，插入需要的域。　
     2.为了能在打开模板时自动更新域，可记录一条自动运行的宏。将插点定位在文档
之首，然后开始记录宏。整个过程如下：　
     发出菜单命令Tools,Macro(工具、宏)、弹出宏对话框。在Mac ro Name(宏名称)正
文框中键入AUTOOPEN, 作为宏名称，这是打开文件时能自动运行的宏；　
     在宏对话框中，单击Record(记录)钮，启动宏记录器开始记录宏；　
     按Ctrl＋A 选择整篇文档；　
     按F9以更新文档中所有的域，接着依次可看到3个Microsoft W ord对话框，它们是
由填充域所弹出的。每个对话框均不填充任何字符，而直接单击OK关闭；　
     按向下箭头键，使插入点移到第二分区中。再按左箭头等键，使插入点移到第二分
区之首；　
     单击水平标尺上0.25英寸(二小格标记)处，设置左定位符，接着按 TAB键，使插入
点移到左定位符处，以便将来键入正文时，段落的首行向里缩排 0？25英寸；　
     单击宏工具条中停止记录钮，关闭宏记录器完成宏的记录；　
     3.保存自定制模板
    模板的保存与一般文档的保存并无多大的区别，只是它们的扩展名不相同。保存步
骤如下：　
     单击保存钮，弹出另存为对话框；　
     单击“保存在”栏中右端下箭头，展开驱动器名称列表，在其中找到Winword\Tem
plates\OtherDocuments(或Msoffice\Templates\Other Documents)文件夹，或选择其他
合适的文件夹，以便保存自定制模板；　
     在Save as type(保存文件类型)下拉式列表框中，选择Docume nt Template(文档
模板)；　
     在File Name(文件名称)盒中，应为所制模板键入自定的文档模板名（以英文名为
宜）。在Windows95中允许使用长文件名，单击O K将它存于指定的文件夹中。　
     如果是单位里公用的微机，可将自定制模板的特性定为只读文件，方法是：　
     右单击Windows95桌面上“启动”钮，弹出快速菜单，单击其中的Explore(探查)命
令， 调用Windows Explorer(窗口探查器)。在Explorer中找到模板所在的驱动器与文件
夹，单击选择Monthly Commun ication.dot或者每月通讯.dot文档模板名。单击右键弹
出快速菜单，从中单击“属性”， 弹出属性对话框。在对话框的“特性”盒中，打开“
只读”复选项，单击OK关闭对话框。　
     这就把模板的特性设为只读文件，旁人就不能轻易改动它了。　
     二、 使用自定制模板　
     本例定制的高级模板与一般模板有所不同，它具有几个域，尤其是要通过自动宏更
新3个填充域。使用此模板的方法是：　
     当按常规打开Monthly Communication.dot 后，会立刻自动运行 AUTOOPEN宏，根
据宏所记录的内容，须依次更新3个填充域；　
     首先弹出对话框，它提示用户“请键入通讯稿题目，再单击OK”。即可在对话框下
方的正文框内键入题目，单击OK后，域结果是以14磅宋体字显示的通讯稿题目；　
     接着弹出第2个对话框，提示请“键入期号，再单击OK”，按提示完成后，域结果
是以10磅宋体字显示的第几卷；　
     最后弹出第3个对话框，提示“请键入通讯稿作者姓名”。按提示完成后，域结果
是以 9磅楷体字显示的通讯稿作者姓名；　
     嵌套域的结果会自动更新，域结果是以10磅宋体字显示的第几卷；　
     日期域也会自动更新，域结果是英文全词表示的星期几与月份，两位和四位数字分
别表示的日子与年度；
     最后插入点自动定位于文档的第二分区之首，并向右缩排0.2 5英寸。即可开始键
入本期通讯稿的内容，字体将是10磅的宋体字，而版面将自动分成二列。

--
※ 来源:·哈工大紫丁香 bbs.hit.edu.cn·[FROM: 202.118.170.202]