office_tools 版 (精华区)

发信人: shenxi (阳光), 信区: OA
标  题: 利用Word自动为文档编写摘要
发信站: 哈工大紫丁香 (2000年06月18日17:12:20 星期天), 站内信件

撰写学术论文时大多需要配置一个摘要，这通常是在论文撰写完毕之后由用户手工对源
文档进行分析、提炼后得出的，不过你若是一名Word用户，则不妨“偷偷懒”。Word具
有自动为文档编写摘要的功能，它通过采用统计分析等方法从文档中找出论述的要点，
然后再将这些要点集中到一起即成为摘要。由于Word既可将摘要单独汇编成文，也可将
它们放在源文档中突出显示，其详略程度也可任意进行调整，可满足用户为文档编写摘
要的任何要求，减轻用户的工作量，因而深受广大用户的欢迎。为便于用户的使用，特
将利用Word自动为文档编写摘要的方法介绍如下：
　　1.启动Word，打开准备编写摘要的文档(以下操作均以中文Word97为例，其它各个版
本的操作基本类似，用户可参照使用)。
　　2.执行“工具”菜单中的“自动编写摘要”命令，弹出对话框。
　　3.在“摘要类型”框中选择合适的摘要种类。Word总计提供了四种类型不同的摘要
供用户选择，它们分别是：
　　●突出显示摘要——即对文档进行分析，找出关键性的句子，然后在源文档中对他
们进行突出显示，起到突出重点的作用。
　　●在文档上方插入摘要或摘录文字——对文档进行分析并找出关键 句子之后，再将
它们复制到源文档的上方，而正文部分保持不变，可满足绝大多数用户编写摘要的要求
。
　　●将摘要置于新文件中——自动对文档进行分析并找出关键性句子，然后再将它们
全部复制到一篇新文档中，这样就可以生成一篇独立的摘要文档(本类摘要与“在文档上
方插入摘要或摘录文字”的区别在于前者将正文与摘要分割成两篇不同的文档，而后者
将它们放在同一文档的不同位置)。
　　●保留摘要，其它内容隐藏——即对文档进行分析，找出关键性的句子，然后仅显
示这些关键性的句子，而将文档中的其它部分隐藏起来，使用户希望了解一篇长文档的
内容时，采用本功能效果十分理想。
　　4.在“相当于原长的百分比”框中键入所需摘要的详细程度(如25％即表示生成的摘
要相当于源文档总长度25％)。
　　5.单击“确定”之后系统即开始对文档进行分析，找出文档中的要点，并按用户的
要求显示出来。
　　6.用户若对Word自动生成的摘要的状态不甚满意，希望对其加以适当修改，则只需
利用“自动编写摘要”工具栏上相应的选项即可；如要调整摘要的详细程度，可拖动鼠
标或单击“相当于原长的百分比”框上的箭头；如果要在“只显示文档要点”和“在文
档中突出显示要点”之间进行切换，可单击“突出显示/只显示摘要”按钮。
　　7.调整完毕后单击“自动编写摘要”工具栏上的“关闭”按钮，关闭“自动编写摘
要”工具栏。
　　8.对系统自动生成的摘要进行适当的修改、补充。
　　至此，一篇短小、精湛的摘要就展现在我们的面前，节省了用户手工撰写摘要的时
间，提高了工作效率。由于Word自动编写的摘要主要是通过对文档所讨论问题的频繁程
度进行分析汇总后得出的，因此在结构性较好的文档(如报告、文章和专业论文)中的效
果较好，而在小说之类的文档中的效果则要差一些，不过尽管如此，它仍然不失为用户
撰写摘要时的好帮手，你也试一下吧!

--
※ 来源:·哈工大紫丁香 bbs.hit.edu.cn·[FROM: 202.118.170.202]