office_tools 版 (精华区)

发信人: shenxi (阳光), 信区: OA
标  题: 充分利用Word的图文场功能
发信站: 哈工大紫丁香 (2000年06月18日17:12:45 星期天), 站内信件

利用计算机进行文字处理具有许多优点，其中最重要的一点就是修改容易，如手工书写
稿件时移动文本内容的唯一方法就是重新抄写一便，工作量十分巨大，而用计算机进行
文字处理时，只需利用有关剪切/复制功能、移动几下鼠标即可解决，这是手工所绝对无
法比拟的，因而受到了许多文字工作者（如作家、记者）的喜爱。当然，利用计算机进
行文字处理也并非十全十美，如多数字处理软件都不具备将文档中多段不连续的内容一
次性移动（复制）到另一位置的功能，碰到这种问题时广大用户只有逐一对各段需要移
动的内容进行剪切和复制，操作很不方便。不过别着急，中文Word提供了解决此类问题
的办法，利用它的图文场功能即可轻易的解决一次性移动多段内容的问题。
　　Word的图文场功能与剪贴板基本类似，都是用于存储临时性交换信息的场所，我们
平常对文档进行的剪切、复制等操作都是依靠剪贴板来完成的，但剪贴板一次只能存储
一项内容，当用户将一项新的内容剪切（拷贝）到剪贴板中之后，其原有的内容就会被
覆盖，我们无法同时在剪贴板中存储多项内容，因此不能用它来解决前述问题；图文场
虽然同样是将Word文档中的信息存储下来，并进行粘贴使用，但与剪贴板不同的是，用
户向图文场拷贝新信息时不会覆盖原有内容，而是将新信息添加到原有内容的后面，利
用这一特点我们就可以解决前述一次性移动多段不连续内容的问题。如某用户准备从文
档中提取“精华”以创建摘要，此时利用剪切/复制功能需要重复进行多次，而利用图文
场功能则可先将“精华”部分逐一添加到图文场中，然后再一次性粘贴到目标文档中即
可，操作上要方便得多。现以此为例，将有关具体操作方法介绍如下：
　　1.利用鼠标和键盘将文档中第一段需要复制的内容（包括文字、图形及其它内容）
定义为块。
　　2.按下Ctrl＋F3组合键，将该段内容移到图文场中（文档中的原有内容将被清除）
。
　　3.将第二段需要复制的内容定义为块，并再次按下Ctrl＋F3组合键，将其添加到图
文场原有内容的后面。
　　4.重复执行第3步，将所有需要复制的项目都移动到图文场中。
　　5.将光标移至文档的合适的位置。
　　6.执行Word“插入”菜单“自动图文集”子菜单中的“自动图文集”命令。
　　7.在弹出的“自动更正”对话框中选择“自动图文集”选项卡。
　　8.在“请在此键入自动图文集词条”框中选择“图文场”选项。
　　9.单击“插入”按钮，用户刚才分次移动到图文场中的内容即被插入到当前光标所
在处，这就实现了一次性移动多段不连续内容的目的。
　　执行上述步骤后，图文场中的内容依然存在，我们只需重复执行5－9步即可在文档
的其它位置再次插入上述内容，甚至可继续使用Ctrl＋F3键再向图文场中添加新的内容
。另外，我们也可以使用Ctrl＋Shift＋F3 组合键代替上面的5－9步将图文场中的内容
粘贴到文档中，与前述方法有所不同的是，此方法将同时清空图文场中的内容，而后就
可以重新定义并使用图文场了，广大用户可根据自己的实际情况加以选择。
　　需要提醒大家的是，尽管图文场功能只在Word中有效，但它并不局限于某一篇文档
中，用户完全可以利用图文场功能将不同文档中的内容一次性移动到另外一篇新的文档
中，且用户不仅可以向图文场添加文本信息，其它诸如图形、表格、页眉、脚注等内容
也都可以移动到图文场中，这就是说图文场的应用范围非常广泛，广大用户应充分加以
利用。

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