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发信人: xhc (花自飘零水自流), 信区: office_tools
标  题: Word编辑长文档的方法与技巧
发信站: 哈工大紫丁香 (2000年06月20日13:39:19 星期二), 站内信件

Word是目前应用广泛的文字处理软件，功能十分强大。其中一些用于编辑长文档的功能
具有很高的实用价值。试想一下，在编辑一些长达几十或是几百页的文档时，如不掌握
一定的方法和技巧，那你将花大量的时间在翻动滚动条上，这样的文档在结构上层次不
清，在内容上难于查找，从而使编辑效率大大降低。笔者在此针对长文档的编辑，并以
Word97为例，介绍一些方法和技巧，来提高组织和管理文档时的工作效率。
　　一．用大纲视图使文档层次结构清晰化
　　用大纲视图来编辑和管理文档，可使文档具有象文件菜单一样能逐层展开的清晰结
构，能使阅读者很快对文档的层次和内容有一个从浅到深的了解，从而能快速查找并切
换到特定的内容。
　　首先，新建一文档，并单击“视图”菜单中的“大纲视图”选项或按文档左下方工
具条上的“大纲视图”按钮来切换到大纲视图。分别输入各级标题的名称（在每个标题
前都有一个“□”记号）。
　　其次，分别向左或向右拖动“□”记号可使对应的标题升级或降级（也可选中某一
标题后，点击大纲工具条上的“升级”或“降级”按钮）。经升/降级后，各标题之间的
关系就像一般文件夹那样逐层相套。若某标题以“╋”标示，则表示该标题下是有内容
的（即是可以展开的）；若某标题以“□”标示，则表示该标题下是没有内容的（即不
可以展开）。另外，可用大纲工具条上的按钮对各标题进行上移、下移、展开和折叠。

　　最后，在某个标题按回车，将光标移至下一空行的开头，用“复制”、“粘贴”的
方法将特定的内容插入到文档中。在选定这整篇文章内容的前提下，按下大纲工具条上
的“降级为正文”按钮，可将其转换成正文内容（即非标题）。如此类似地插入各篇文
章的内容，进行整理、编辑后存盘即可。
　　二. 利用书签功能进行迅速查找
　　Word 97 中可将选定的文件、图形等标识为书签，从而可以通过定位功能迅速切换
到长文档中书签所在的位置。例如要将“利用书签功能进行迅速查找”这段文字标识为
书签，可先将其选中，再单击“插入”菜单中的“书签”选项，在出现的对话框中输入
书签的名称后按“添加”即可（在此对话框中也可对已有的书签进行删除）。此时，若
“工具”-〉“选项”-〉“视图”中的“书签”项被选定，则文中“利用书签功能进行
迅速查找”这些文字会被方括号括出，表示是已被标识为书签。在长文档中按自己需要
将一些关键项标识为书签后，可在“编辑”-〉“定位”中的“定位”选? 羁ㄖ卸阅骋皇
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啥砸场⒔凇⑿小⑴ⅰ⑼夹巍⒐降?3个项目进行定位，若灵活运用，可大大提高查找
、编辑文档的效率。
　　三. 创建超级链接，实现快速切换
　　上过网的朋友们都知道，超级链接是指一个计算机文档（页面）的特定区域能引入
其它文档或程序。鼠标放在超级链接上会变成手形，点击后即可切换。
　　Word97中也有相类似的超级链接功能，可将文档中的文字、图像等与本机硬盘或因
特网上所设置的相关信息链接起来。
　　首先，打开一个文档，选择要作为超级链接显示的文字。
　　其次，单击“插入”菜单中的“超级链接”选项弹出对话框。在“链接到文件或UR
L” 中输入待链接文档（目标文档）的路径。此路径可以是Internet地址（URL）或本机
硬盘上的文档。最后确定退出，就完成了一个超级链接的创建。说到这里，我们可以
知道，用超级链接组织文稿时，是在多个文档间建立链接关系，这与在大纲视图中组织
文档只形成一个文档是有所区别的。在用超级链接查看、切换文档时，还能用工具条上
诸如IE中的“前进”、“后退”按钮，十分方便。
　　四. 使用啻翱?查看长文档的不同部分
　　用多个窗口来显示同一长文档的不同部分，可以使查找、编辑工作变得较为方便。
方法有两种：
　　1. 打开文档后，单击“窗口”菜单中的“新建窗口”，再单击“窗口”菜单中的“
全部重排”，可打开上下两个窗口来显示文档。
　　2. 将鼠标放在文档右端滚动条的最上方，当鼠标变为“拆分窗口”的记号时双击，
可将当前窗口拆分为两个子窗口。上下拖动拆分条可调节这两个子窗口的大小，双击拆
分条可取消拆分。
　　五. 用自动滚动功能浏览长文档
　　像某些读书软件一样，Word也提供了对文档页面的自动滚动功能，以方便用户阅读
文档，免去了用PageUp、PageDown手工翻页的麻烦。要实现自动滚动功能，只要选“视
图”—〉“工具栏”—〉“自定义”命令，在弹出的“自定义”对话框中，选中“类别
”为“所有命令”，再将“命令”项中的“Autoscroll”拖拽到工具条上即可。以后浏
览长文档时，只需点击工具条上的“自动滚动”命令，并使鼠标位于右边滚动条中心位
置的上方或下方即可实现上下滚动，鼠标离中心位置越远，滚动越快。要取消自动滚动
功能回到正常编辑状态，只需右击鼠标即可。
　　看了上述关于编辑长文档的方法和技巧，大家是不是有了一点心得？亲自动手试试
吧，相信一定会有所收益。

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    古来进退雍容难!
进则易伤，退则易损，该当如何？难!


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