office_tools 版 (精华区)

发信人: xhc (再见理想), 信区: office_tools
标  题: Word 2000操作技巧大观园
发信站: 哈工大紫丁香 (2000年09月30日12:09:19 星期六), 站内信件

１、为文档设置密码
　　设置密码的方法:
　　（１）单击“文件”菜单的“另存为”菜单项打开“另存为”对话框。
　　（２）在“文件”框中输入欲赋赋予文档的新文件名。
　　（３）单击“选项”按钮，打开有“保存”选项卡的“保存”对话框。
　　（４）往“打开权限密码”文本框中输入密码。密码区分大小写，并且最多只能有
15个字符，这些字符可以是字母、数字或符号。每输入一个密码字符，文本框内就会显
示一个星号。
　　（５）单击“确定”按钮，打开“确认密码”对话框，往“请再键入一遍打开权限
密码”框中再输入一遍密码，以确保无误。
　　（６）单击“确定”按钮返回“另存为”对话框。
　　（７）单击“保存”按钮保存文件。
　　２、方便快捷选择字体
　　为了达到快速选择字体的目的，将常用字体以按钮形式设置在工具栏上。首先在中
文Word2000菜单中选择“工具栏选项中的“自定义命令，进入“自定义编辑界面，然后
在“自定义编辑界面中选择“命令卡，并移动光标条到“类别栏中的“字体项，在“字
体项中列出了Windows已经安装了的所有字体，此时就可以通过使用鼠标直接将相应的字
体拖曳到工具栏上，直到将需要的字体都设置到工具栏中。
　　３、文档动态效果的实现
　　在Word2000文档中使用动态文字能使文档更为生动，增强文档的视觉效果。为文字
添加动态效果的方法是:
　　（１）选定要添加动态效果的文字。
　　（２）单击“格式”菜单中的“字体”项打开字体对话框，然后单击“动态效果”
选项框。
　　（３）在“动态效果”框中单击所需效果（如赤水情深、礼花绽放、七彩霓虹、闪
烁背景等），然后单击“确定”按钮即可。若要取消动态效果，可单击“动态效果”框
中的“无”选项。
　　４、一次同时移动多个对象
　　以往要移动多个对象时，总要重复地对他们进行选择、剪切、粘贴等多项操作，现
在可以利用Ｗord2000的图文场功能，可以一次性移动多个对象，方法是：
　　（１）选中对象。
　　（２）将对象移至图文场；按Ctrl+F3组合键，对每个要移至图文场的对象重复以上
两步。
　　（３）左击要插入图文场内容的位置。
　　（４）插入图文场内容并清空图文场：按Ctrl+Shift+F3组合键。如果只插入图文场
内容而不清空图文场，可按住Shift键，指向“插入”菜单中的“自动图文集”命令，再
左击自动图文集列表中的“图文场”。
　　５、快速定位
　　在对中文Word文档进行修改时，一旦遇到文档篇幅较长而无法完成一次修改完毕，
当再次打开该文档进行修改时，可以按下Shift＋F5组合键实现快速定位，即可实现在中
文Word2000文档中迅速找到上次关闭时插入点所在的位置。
　　６、自动创建文档的目录
　　对于一篇较长的文档来说,目录是必不可少的。它可以使文档脉络清晰、查阅快捷方
便，使用Ｗord2000很容易实现这样的功能，具体操作步骤为：
　　（１）在“格式”菜单中点击“样式”，设置自己喜欢的“标题1”、“标题2”等
的字体、字号、缩进量等 。
　　（２）把各章节中的标题文字分别按不同的级别设置成“标题1”、“标题2”等（
只须用鼠标拖动选中标题文字，然后把“格式”工具栏最左边的样式下拉框拉出，选取
希望设置的标题等级即可。当然，如果“格式”工具栏没有出现在屏幕上，请用鼠标点
击“视图”菜单中的“工具栏”下的“格式”，使“格式”前出现一个小对号，将“格
式”工具栏在屏幕上显示出来） 。
　　（３）写完全文之后，将光标移到希望插入目录的地方，点击“插入”菜单中“（
插入）索引和目录…”的菜单项，并选择您喜欢的风格，这样就可以产生整齐美观的目
录了。
　　７、WORD中“替换字体”功能的实现
　　Word专门向广大用户提供了一项非常实用的“替换字体”功能，它允许用户将文档
中所包含的、本计算机内没有安装的字体转换成计算机内某种相似的字体，从而解决了
因不同计算机上安装的字体不同而造成的Word文档兼容性问题，具体实现办法如下：
　　（１）单击“文件”菜单的“打开”命令，将包含有无效字体（即本计算机没有安
装的字体）的文档调入内存，此时文档中那些无效字体将显示为系统默认的宋体。
　　（２）单击“工具”菜单的“选项”命令，系统弹出“选项”对话框 。
　　（３）在“选项”对话框中单击“兼容性”标签 。
　　（４）单击“替换字体”按钮，若该文档中不存在无效字体，则系统就会弹出“Wo
rd不需要进行字体替换，文档中的所有字体都是有效的”的提示，否则将会弹出”替换
字体”对话框，要求用户进行字体替换工作。
　　（５）“替换字体”对话框的“文档所缺字体”框中将显示出所有本篇文档中使用
了，而该计算机上又没有安装的字体，并将同时显示出Word缺省的替换字体（系统缺省
的替换字体一般多为宋体）。
　　（６）从“文档所缺字体”框中选择某种无效的字体（如“微软简楷体”）。
　　（７）单击“替换字体”下拉框，从本计算机上所有已安装的字体中选择某种用以
替换“微软简楷体”的字体，如“楷体”，这样即可令Word用“楷体”来代替“微软简
楷体”进行显示及打印。
　　（８）采用同样方法将本篇文档中无效的字体都替换为相似的字体。
　　８、用词典进行翻译
　　在编辑文档时，常会遇到一些生词难以弄懂，这时你求助于Word的中英--英中词典
，即可在Word中进行动态互译了。使用的方法是:
　　（１）从“工具”菜单中选择“语言”，然后单击“词典”命令，也可按Alt+Shif
t+F7组合键启动词典，这时出现“词典”对话框。
　　（２）键入要查阅的内容，你可查阅英文单词或词组的中文解释或是中文字词对应
的英文单词。
　　（３）单击“插入”按钮，可以将互译的单词插入到文本中，单击“翻译”按钮，
可以在“替换为翻译”列表框内显示该词的含义、多种解释及词性等。
　　（４）在“查阅”列表框内单击其中单词，右边会自动显出相应的翻译结果。
　　９、利用“打印到文件”功能输出文档
　　如果你的计算机没有连接打印机，但是你想用来打印的计算机又没有安装ＷＯＲＤ
，这时我们可以用ＷＯＲＤ2000的“打印到文件”功能很好地输出文档，具体实现步骤
为：
　　（１）打开已经编辑好的ＷＯＲＤ文档，如test.doc。
　　（２）单击“文件”菜单中的“打印”命令，屏幕上出现打印对话框。
　　（３）选择对话框中的“打印到文件”复选按钮，屏幕上将显示“打印输出到文件
”对话框。
　　（４）在对话框中输入文件存放的位置和文件名，如c:\test.prn。
　　（５）将test.prn复制到软盘中，然后将该软盘插入带有打印机的计算机中，在Ｄ
ＯＳ提示符下输入下述命令：
c:\copy a:\test.prn prn /b，这样即可将编辑好的test.doc原样打印出来。
　　１０、普通输入可以产生特殊格式
　　（１）设置斜体：在文字的两端加下划线，可以使字体变成斜体。例如，输入“-斜
体-”，将产生“斜体”的特效。
　　（２）设置黑体：在文字的两端加下星号，可以使字体变成黑体。例如，输入“*黑
体*”，将产生“黑体”的特效。
　　（３）加单边框线：在同一行，连续输入三个以上的连字符（－），然后按回车键
就能实现这个效果。
　　（４）加双边框线：在同一行，连续输入三个以上的等于号，然后按回车键即可。

　　（５）加上标：使用Ctrl+Shift+要变为上标的字符。
　　（６）加下标：使用Ctrl+要变为下标的字符。
　　１１、同时打开多个文档
　　同时打开多个文档分同时打开多个相邻的连续文档或同时打开多个不相邻的文档两
种情况。这两种情况只是在选下文件的时候有所不同。如果是同时打开多个相邻的连续
文档，可用拖动的方法一次选中多个文档，然后点击“打开”按钮即可；如果同时打开
多个不相邻的文件，在选定文件时要选按住Ctrl键，再用鼠标点击需打开的文件名来分
别选定文件，然后单击“打开”按钮即可。
　　１２、页码插入、定位与文字添加技巧
　　 选择“插入”／“页码”，打开“页码”对话框，在该对话框中的“位置”框中可
选择页码插入的位置，在“对齐方式”框中可选择页码的对齐方式，如左侧、居中、右
侧、内侧或外侧等，然后单击“确定”按钮，即可插入页码。如果要在插入页码前后添
加文字，可双击插入的页码，激活页眉或页脚，选择所插入的页码，该页码位于一个无
边框线无填充色的图文框中，在该图文框中的页码前后添加文字即可使每一页的页码前
后都有相同的文字内容。有时奇数页的页眉或页脚与偶数页的设置需要不相同，则可以
通过在“页面设置”对话框的“版式”选项卡中选中“奇偶页不同”复选框来实现。选
中“奇偶页不同”复选框会使绘图网格恢复到默认值，如果在该文档中还将进行绘图工
作时，应注意重新设置好绘图网格的大小。
　　１３、自动重新分页
　　 在使用Word２０００进行文档编辑的时候，分页命令可被自动执行。比如正在编辑
的文档超过一页纸时，它会自动进入到下页。自动重新分页是在进行文档编辑时Word自
动执行的功能。 如果需要使用“自动重新分页”功能，而该功能还没有打开，可用以下
方法来打开该功能：
　　（１）用鼠标单击菜单栏中的“工具”菜单项，并从下拉菜单中单击“选项”命令
，程序将会弹出一个标题为“选项”的对话框。
　　（２）在该对话框中，选择“常规”标签，弹出“常规”设置界面。
　　（３）接着选择“后台重新分页”，最后单击“确定”按钮完成设置工作。
　　１４、巧妙设定Word启动后的默认文件夹
　　Word２０００启动后，使用“打开”命令打开文件时，Word使用的默认文件夹通常
是“我的文档”文件夹。实际上很多时候需要打开的文件都存放在自己事先设定好的文
件夹中，怎样才能让Word自己识别自己的文件夹呢？你可以按照如下步骤设置Word启动
后的默认文件夹：
　　（１）用鼠标单击菜单栏中的“工具”菜单项，并从下拉菜单中单击“选项”命令
，程序将会弹出一个标题为“选项”的对话框。
　　（２）在该对话框中，选择“文件位置”标签，同时选择“文档”。
　　（３）单击“更改”按钮，打开“更改位置”对话框，在“查找范围”下拉框中选
择文件夹所在的盘符。光标指向您希望将其设置为默认文件夹的Word文档文件夹并单击
，在“文件夹名称”中即显示出该文件夹。
　　（４）单击“确定”按钮，此时Word的默认文件夹就指向用户自己设定的文件夹。

　　（５）最后单击“确定”按钮，完成设置工作。
　　１５、把MS－DOS窗口中的文字复制到Word中去
　　有时，需要将MS－DOS中的文字在文字处理软件中编辑。那怎样才能把“MS－DOS”
窗口中的文字复制到Word中去呢，具体操作方法如下：
　　Ａ、在MS－DOS窗口中打开有关DOS文件，单击窗口上方工具栏中的“标记”按钮，
这时光标会变成以高亮显示的长方块。
　　Ｂ、单击所要复制的文字起始位置，按住Shift键，同时单击所要复制文字的结束位
置，使所要复制的这段文字呈高亮显示。
　　Ｃ、接着再用鼠标单击工具栏中的“复制”命令。然后，关闭MS－DOS窗口，打开W
ord文档，将光标移到在所要插入的位置，单击工具栏"粘贴"按钮，刚才选定的DOS文字
内容就插入Word文档了。
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    合抱之木，发于毫末。
    九尺之台，起于累土。
    千里之行，始于足下。

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