office_tools 版 (精华区)

发信人: xhc (再见理想), 信区: office_tools
标  题: 用OFFICE邮件合并功能给多个人写信
发信站: 哈工大紫丁香 (2000年10月02日13:11:42 星期一), 站内信件

（图略）许多人都有过同时给多个人发信的经历，例如生日邀请、
节日问候，或者单位里写给客户的信件。这些邮件当然不能“批量发
信”了事，必需使用特定的称呼和问候语，使得信件就像单独写出来
一样。但如果分别给每个人写信，又实在太麻烦了。利用Office 97/2000
的邮件合并功能，可以大大地简化这类工作。
　　邮件合并涉及两个文档：第一个文档是邮件的内容，这是所有邮
件相同的部分，以下称“主文档”；第二个文档包含收件人的称呼、
地址等每个邮件不同的内容，以下称“收件人列表”。第二个文档中
的内容也可以从其他程序得到，比如Outlook的联系人列表。
　　执行邮件合并操作之前首先要创建这两个文档，并把它们关联起
来，也就是标识收件人列表中的各部分信息在第一个文档的什么地方
出现。例如，指定在主文档的哪些位置应当出现收件人列表中的“称
呼”。完成后就可以“合并”这两个文档，为每个收件人创建邮件。
以后再次给这些人发信时，只需要创建主文档或修改已有的信件，然
后再运行邮件合并功能就可以了，非常方便、快捷。
　　一、创建收件人列表
　　假设包含信件内容的主文档已经准备好，现在打开它。选择“工
具/邮件合并”，出现“邮件合并帮助器”窗口(见图1)，单击“创建”，
选择“套用信函”，在下一个对话框中选择“活动窗口”。
　　现在又回到了“邮件合并帮助器”窗口。单击“获取数据”按钮，
再选择“创建数据源”以定义收件人信息。在“创建数据源”对话框
中系统已经自动创建了许多域，我们还可以删除和添加域。完成域名
定义后，单击“确定”，输入该收件人列表的文件名，选择“保存”
。
　　回到“邮件合并帮助器”窗口后，单击“编辑数据源”，在对话
框中输入第一个收件人的各项数据。单击“新增”接着输入下一个收
件人信息，重复上述过程直至输入所有收件人的信息。
　　二、插入合并域
　　返回主文档界面之后，接下来的任务是将合并域(例如姓名或称
呼等)插入到主文档的合适位置。将插入光标移到域内容应当出现的
位置，单击“邮件合并”工具条上的“插入合并域”，在下拉列表框
选择合适的域，比如当光标所在的位置应当是你对收件人的称呼时，
就选择域“称呼”(见图2)。重复上述过程直至加入了所有的域。
　　如果要查看合并后的效果，单击“邮件合并”工具条上的“查看
合并数据”按钮，此时就会出现将收件人列表第一个记录内容合并到
邮件正文后的邮件文本，利用“上一记录”、“下一记录”按钮可以
改变所合并的收件人记录。如果要作修改，单击“查看合并数据”按
钮，修改间隔或位置，然后再检查合并后的效果。
　　三、执行合并操作
　　编辑好待合并的主文档后，选择“工具/邮件合并”，打开“邮
件合并帮助器”对话框(见图3)。
　　选择“合并”，从“合并到”列表框选择“新建文档”，选中
“数据域为空时，不打印空白行”以保证空域不会以空行形式出现在
最终文档中，最后单击“合并”按钮就可以合并主文档和收件人列表
。
　　合并结果将出现在屏幕上，写给各个收件人的邮件依次排列，此
时最好再检查一下，然后打印或保存合并后的文档。
　　以后要再次执行合并时，只需打开主文档，然后选择“工具/邮
件合并”，单击“合并”就可以了。在退出Word时，会提示保存收件
人列表文档，选择“是”，否则将丢失这个收件人列表数据。
　　四、利用Outlook的联系人信息
　　如果收件人信息已经在Outlook联系人列表中，把这些联系人信
息拷贝到一个新的联系人文件夹就可以作为Word邮件合并中的收件人
列表。方法是，在Outlook中，选择“文件/新建/文件夹”为联系人
列表创建一个新的文件夹，在“名称”框中输入新文件夹的名字(例
如“客户联系”)，从“文件夹包含”列表选择“联系人项”，然后
选择一个文件夹的位置并单击“确定”，如果系统提示是否要建立工
具条快捷方式，选择“否”。(除非你认为确实有必要。)
　　现在就可以把Outlook联系人列表中的数据拷贝到这个新的文件
夹，步骤为：打开源文件夹，按住CTRL键选中多个联系人信息，保持CTRL
键按下状态，将选中内容拖到目标文件夹“客户联系”。
　　要将这个新的文件夹设置为邮件地址簿，右击文件夹名字，选择
“属性”，再选择“Outlook通讯簿”，选中“将该文件夹显示为电
子邮件通讯簿”，单击“应用”，最后单击“确认”。
　　到此为止，Outlook中的收件人列表已经创建完毕。
　　在Word中打开主文档。打开“邮件合并帮助器”，从对话框中选
择“获取数据/使用通讯簿”，选择“客户联系”文件夹并单击“确
定”。接下来，就可以按照前面介绍的方法插入合并域、执行合并操
作了。
　　应当注意的是，在指定“客户联系”文件夹作为邮件合并操作的
收件人数据来源之后，如果以后在“客户联系”文件夹中增加或改动
了联系人信息，这些改动并不会自动反映在合并操作中。为解决这个
问题，可以在Word中选择“工具/邮件合并”，单击“获取数据”，
按照前面介绍的步骤再次定义数据的来源，此时，Word将重新读取文
件夹的内容，新增加或改动的内容就会反映在后继的邮件合并操作中
。
　　五、生成电子邮件
　　将邮件合并结果发送到Outlook中成为电子邮件。在“邮件合并
帮助器”对话框中选择“合并”，从“合并到”列表中选择“电子邮
件”。单击“设置”，在“含邮件/传真地址的数据域”中选择“电
子邮件”。
　　在“邮件消息主题行”中，输入电子邮件的主题。有必要的话，
选中“以附件形式发送文档”。
　　返回“合并”对话框，单击“合并”就可以了。新生成的邮件放
在Outlook的发件箱。在发出邮件之前，最好能随机检查一些邮件，
以验证合并效果。
　　六、其他
　　如果在邮件合并操作中指定现有的数据作为收件人数据来源，当
数据源中的收件人数量远远大于本次合并操作的收件人数量时，可以
使用查询限定目标收件人。方法是：在打开主文档后，选择“工具/
邮件合并”菜单，单击“查询选项”按钮。在“查询选项”对话框中
选择查询域及其条件。如果指定多行查询条件，各行之间根据实际情
况用“与”或者“或”连接。以后执行合并操作时，数据源中只有那
些符合指定条件的数据才参与合并。
　　Word也可以从Excel读取收件人信息。方法是：在“邮件合并帮
助器”对话框中(见图4)先选择“获取数据”，再选择“打开数据源”，
在“打开数据源”对话框中选择文件类型为Excel工作簿，选定Excel
文件，单击“打开”按钮，在Excel对话框中选择“整张电子表格”
或指定表格内的某个区域就可以了。
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    合抱之木，发于毫末。
    九尺之台，起于累土。
    千里之行，始于足下。

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