office_tools 版 (精华区)

发信人: shenxi (阳光), 信区: OA
标  题: Excel 中的批处理技巧
发信站: 哈工大紫丁香 (2000年06月17日12:48:36 星期六), 站内信件

对于在办公室工作的职员来讲，日常工作多是搜集、整理、计算数据，并将其结果直观
图形化并附以文字说明，Excel可以称得上是帮助我们处理这方面事务的“专家里手”。
笔者在工作实践中总结出多项Excel的“批处理”功能，简单实用，可以成倍提高工作效
率。
　　1、工作簿的“批处理”
　　(1)打开多个工作簿：在“文件”菜单中选择“打开文件……”，按住“Shift"键或
“Ctrl" 键并配以鼠标操作，在弹出的对话框文件列表中选择彼此相邻或不相邻的多个
工作簿，然后按“确定”按钮，就可以一次打开多个工作簿。
　　(2)关闭所有打开工作簿而不退出Excel：按下“Shift"键并在“文件”菜单中选择
“关闭所有文件”，如无修改则工作簿被立即关闭；如果有未保存的修改，系统询问是
否要保存 修改。
　　2、工作表的“批处理”
　　按住“Shift"键或“Ctrl"键并配以鼠标操作，在工作簿底部选择多个彼此相邻或不
相邻的工作表标签，然后就可以对其实行多方面的批量处理，笔者仅举几例进行说明。

　　(1)在选中的工作表标签上按右键弹出快捷菜单，进行插入和删除多个工作表的操作
。
　　(2)在“文件”菜单中选择“页面设置……”，将选中的多个工作表设成相同的页面
模式。
　　(3)通过“编辑”菜单中的有关选项，在多个工作表范围内进行查找、替换、定位操
作。
　　(4)通过“格式”菜单中的有关选项，将选中的多个工作表的行、列、单元格设成相
同的样式以及进行一次性全部隐藏操作。
　　(5)在“工具”菜单中选择“选项……”，在弹出的菜单中选择“视窗”和“编辑”
按钮，将选中的工作表设成相同的视窗样式和单元格编辑属性。
　　(6)选中上述工作表集合中任何一个工作表，并在其上完成我们所需要的表格，则其
它工作表在相同的位置也同时生成了格式完全相同的表格。
　　3、单元格的“批处理”
　　(1)"批量”调整列宽或行高。
　　对于相邻的多列，在其列标号处用鼠标选中整列，并将鼠标移至选中区域内，单击
右键弹出快捷菜单，进行多列的插入与删除操作；将鼠标移至选中区域内任何一列的列
标号
处，当鼠标变成十字形时，按下左键并拖动，则将选中所有列的宽度调成相同的尺寸。
此时双击右键，则将选中的所有列的宽度调成最合适的尺寸，以和每列中输入最多内容
的单元格相匹配。行的操作与上述列的操作基本相同。对于不相邻的多列，先按下“Ct
rl"键并配合鼠标左键单点或按下左键并拖动的操作，选中整列，并将鼠标移至选中的区
域内任何一列的列标号处，当鼠标变成十字形时，按下左键并拖动，则将选中所有列的
宽度调成相同尺寸，而此时双击右键，则将选中的所有列的宽度调成最合适的尺寸。行
的操作与上述列的操作基本相同。
　　(2)"批量”设定格式
　　通过按下“Ctrl"键并配合鼠标左键单击或按下左键并拖动的操作选择不连续单元格
，或者通过按下鼠标左键并拖动选择连续单元格，将鼠标移至选中的任何区域内，单击
左键弹出快捷菜单，选择其中的“单元格格式……”一项进行“批量”设定单元格格式
，或者利用“格式”工具条上的图标进行格式设定。
　　(3)"批量”输入
　　众所周知，在相邻单元格中输入相同的内容可以通过复制来实现。对于不相邻单元
格中输入相同的内容除通过复制粘贴来实现外，还可以采取如下快捷方法实现：先按下
“Ctrl"键并配合鼠标左键单点或按下左键并拖动的操作，选中所有要输入相同内容的单
元格式，然后键入要输入内容，按下“Ctrl"键之后按“Enter"键，即可完成操作。
　　(4)"批量”求和
　　在Excel上工作时，对数字求和是经常遇到的操作，除传统的输入求和公式并复制外
， 对于连续区域求和可以采取如下方法：假定求和的连续区域为m×n的矩阵型，并且此
区域的右边一列和下面一行为空白，用鼠标将此区域选中并包含其右边一列或下面一行
，也可以同时两者均选中，单击“常用”工具条上的“Σ”图标，则在选中区域的右边
一列或下面一行自动生成了求和公式，并且系统能自动识别选中区域中的非数值型单元
格，求和公式不会产生错误。
　　根据以上介绍，相信大家还能总结出许多对工作簿、工作表、单元格进行“批处理
”的方法，来提高我们的工作效率。

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