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发信人: shenxi (阳光), 信区: OA
标  题: 巧用Excel 97的三维引用汇总报表数据
发信站: 哈工大紫丁香 (2000年06月17日12:50:07 星期六), 站内信件

对报表的数据进行汇总是企事业单位必不可少的工作，有一套通用的报表数据管理软件
来做这一工作当然最好不过。其实，在 Excel 97 中完全可以进行这项工作，操作简单
到只要点点鼠标按按键盘即可。本文结合实例为大家介绍利用Excel 97 的三维引用功能
汇总报表数据的方法，同时介绍一些在 Excel 97 中复制表格、建立公式和复制公式的
操作技巧。
　　报表汇总中最常见的形式是汇总相同格式的报表。其特点是被汇总报表和汇总报表
都是用同一种报表填写，表中数据具有相同的排列顺序和位置。就是说，源工作表和目
标工作表都是由同一模板生成，源区域和目标区域完全相同。
　　以汇总销售利润明细表为例，步骤如下：
　　⒈ 在新的工作簿中建立工作表“销售利润明细表”，依照需要设置好各单元格的格
式，如字体、字号、数字和货币的小数位、对齐方式等等；
　　⒉ 建立表内运算公式：
　　⑴ 选定单元格Ｃ12；
　　⑵ 双击（鼠标左键，下同）编辑栏左边的“＝”；
　　⑶ 双击【常用】工具栏中的求和符号“∑”；
　　⑷ 单击单元格Ｃ5后按住Shift键接着单击单元格Ｃ11，单击“√”确定，此时在编
辑栏中出现公式：“＝ＳＵＭ（Ｃ5：Ｃ11）”，意为对单元格Ｃ5至Ｃ11的数据求和，
并将结果填入单元格Ｃ12内；（见图一）
　　⑸ 紧接着第⑷步（否则必须重新选定单元格Ｃ12）将上述公式复制到单元格Ｄ12至
Ｈ12中：单击【常用】工具栏中的【复制】图标，选定单元格Ｄ12至Ｈ12这一区域，再
单击【粘贴】图标即可；
　　⑹ 选定单元格Ｈ5；
　　⑺ 双击“＝”，在编辑栏出现的“＝”后输入公式“Ｄ5－Ｅ5－Ｆ5－Ｇ5”（不包
括引号）单击“√”确定；
　　⑻ 用第⑸步的方法把该公式复制到单元格Ｈ6至Ｈ11中。
　　公式建立后可以在表中任意输入数据观察Ｈ栏和12行的计算结果是否正确，确定以
后将输入的数据删除, 进入下一步。（注意：不能对已建立公式的单元格进行删除操作
，否则必须重新对其复制公式）。
　　⒊ 复制工作表
　　选定主菜单【编辑】中【移动或复制工作表】选项，在【移动或复制工作表】对话
框中选中【建立副本】后确定，就会在工作簿中新增一个工作表，依此复制，共建立１
３个工作表，对各表标签依次命名为“销售01表、销售02表、……销售12表、销售汇总
表”分别为一年的１月、２月、……１２月的销售利润明细表和全年销售利润明细表的
汇总表。
　　⒋ 用三维引用功能汇总全年报表数据
　　⑴ 选定“销售汇总表”的Ｃ5单元格；
　　⑵ 双击“＝”，再双击求和符号“∑”；
　　⑶ 单击“销售01表”标签，接着按住Shift键单击“销售12表”标签，并输入“Ｃ
5”；
　　⑷ 单击“√”确定，此时在编辑栏中可以看到在“销售汇总表”Ｃ5单元格中建立
的汇总公式：“＝ＳＵＭ（销售01表：销售12表！Ｃ5）”，表示将“销售01表”到“销
售12表”这一工作表范围内的各表Ｃ5单元格的数据加和汇总到“销售汇总表”的Ｃ5单
元格中；
　　⑸ 用上面建立公式的第⑸步方法复制汇总公式，（可选定“销售汇总表”从Ｃ5到
Ｈ12的整个区域一次性复制）。
　　我们任意选定“销售汇总表”的一个单元格如Ｅ7，如果在编辑栏中看到汇总公式为
“＝ＳＵＭ（销售01表：销售12表！Ｅ7）”，则说明汇总公式的建立与复制都正确无误
，同时也可以看到，凡是已建立（或复制）了公式的单元格都会显示出已设定的数字和
货币格式，如图二。至此我们已经完成了报表汇总的全部准备工作。我们只要在各月的
明细表中输入原始数据，不但马上可以看到该张表各项指标的合计数，而且可以从汇总
表中看到已输入数据各表的汇总数。如一月、二月的报表完成后，汇总表中显示的数字
就是一至二月的累计数，十二个月的报表都输入了数据后，汇总表显示的就是全年的总
计数。如果对任一张明细表的任何数据进行了修改，汇总表的相应数据就会按更改后的
数据自动更新，完全不需人工干预。同样地，如果在明细表“销售01表”与“销售12表
”的位置之间新增或删除任意数量的工作表，不须再对新表建立公式，汇总表会自动对
它们的数据进行添加或删除。
　　本例是对同一单位不同期间的报表进行汇总，如果要对同一期间不同单位的报表进
行汇总，方法也是一样。可以毫不夸张地说，Ｅｘｃｅｌ９７三维引用功能用于报表汇
总的效果决不会亚于某些专门的报表数据管理软件。

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