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发信人: bloom (├┝┞┟┠┡┢┣), 信区: office_tools
标题: 　　二、Excel 2000基本操作
发信站: 哈工大紫丁香 (2000年08月09日15:43:59 星期三), 转信

　　二、Excel 2000基本操作
　　1.工作薄基本操作
　　工作薄是Excel 2000运算和存储数据的文件，每一个工作薄包含多个工作表，Exce
l 2000是在单个工作薄文件中完成对多种类型的相关信息的管理的。
　　(1)创建工作薄：选择“文件”菜单中的“新建”命令。若建一空白工作簿，单击“
常用”选项卡，然后双击“工作簿”图标；如创建基于模板工作簿，单击“电子表格模
板”选项卡或“自定义模板”选项卡，双击希望创建的工作簿类型。
　　(2)打开工作薄：选择“文件”菜单的“打开”命令或单击“常用工具栏”的“打开
”按钮，根据弹出的“打开”对话框，选择要打开的工作薄，然后单击“打开”按钮或
双击需要打开的工作簿。可以一次打开多个工作薄。
　　(3)查找工作薄：在“打开”对话框中，单击“工具”按钮右边的下箭头，选择“查
找”命令，然后设置文件的非文本属性或是更高级的复合条件来搜索文件。
　　(4)保存工作薄：为了保证以后还能利用已有数据，必须以文件形式将工作薄保存起
来。
　　①首次保存工作薄。方法为：从“文件”菜单中选择“保存”命令，或单击“保存
”工具按钮；在“保存位置”框中，选择希望保存工作簿的驱动器和文件夹；在“文件
名”框中键入为其命名的工作簿名称，然后单击“保存”按钮。
　　②带口令保存工作薄。可以在保存时为其设置一个口令，以防止非法打开或修改。
方法为：在保存文件的过程中，单击“工具”按钮右边的下箭头，选择“选项”按钮；
在“打开权限密码”和“修改权限密码”框中输入口令，单击“确定”按钮；在“确认
密码”对话框中重新输入口令并按回车键；单击“保存”按钮。
　　③设置在工作时自动保存工作簿。单击“工具”菜单中的“自动保存”命令；选中
“自动保存时间间隔”复选框；在“分钟”框中，输入希望的时间间隔后按回车键。
　　(5)保护工作薄：
　　①打开工作簿时的“建议只读”方式。单击“文件”菜单中的“另存为”命令，然
后单击“选项”按钮，选中“建议只读”复选框，再单击“确定”按钮，最后单击“保
存”按钮。
　　②将工作簿设置为只读属性。若将工作簿设置为只读，对工作簿的更改就不能保存
在同一个工作簿文件中。不过，可用一不同的文件名或不同路径来保存新的工作簿版本
。设置方法：在 “资源管理器”窗口中，打开包含所需文件的驱动器或文件夹，单击其
文件名，单击“文件”菜单中的“属性”命令，在“常规”选项卡中，选中“只读”复
选框。
　　③对整个工作簿的改动进行限制。选择“工具”菜单中的“保护”命令，单击其中
的“保护工作簿”；若要保护工作簿的结构，请选中“结构”复选框，这样工作簿中的
工作表将不能进行移动、删除、隐藏、取消隐藏或重新命名，也不能插入新的工作表；
为防止他人取消工作簿保护，可以键入密码，再单击“确定”按钮，然后在“重新输入
密码”编辑框中再次键入同一密码。
　　2.工作表基本操作
　　工作表是工作薄的一部分,是Excel用来处理和存储数据的最主要的文档，俗称电子
表格。
　　(1)为工作表重命名：为了便于记忆和查找，可以给工作表sheet1、sheet2等重命名
为容易记忆的名字，方法为：选择要改名的工作表，选择“格式”菜单中的“工作表”
，单击“重命名”，这时工作表标签上的名字为反白显示，可直接在上进行重命名。
　　(2)增加工作表数目：在“工具”菜单，单击“选项”命令，再单击“常规”选项卡
，在“新工作薄内的工作表数”列表框中键入所需的工作表数目即可。若插入新工作表
，选择“插入”菜单中“工作表”命令，即可在当前工作表之前插入一个新的工作表。

　　(3)选定多个工作表：在Excel 2000中，选定多个工作表可以创建或修改一组有类似
作用和结构的工作表，从而可在多个工作表里同时插入、删除或编辑需要的内容。方法
为：若选择一组相邻的工作表，可先选第一个表，按住Shift键，再单击最后一个表的标
签；若选不相邻的工作表，要按住Ctrl键，依次单击要选择的每个表的标签。
　　(4)移动和复制工作表：Excel 2000不仅可以在一个工作薄里移动和复制工作表，还
可以把表移动或复制到其它工作薄里。若要移动工作表，只需用鼠标单击要移动的表的
标签，然后拖到新的位置。若要复制工作表，只需先选定工作表，按下Ctrl键，然后拖
动表到新位置。
　　(5)工作表的删除：选择“编辑”菜单中“删除工作表”命令，单击“确定”按钮。

　　［注］删除的工作表不能恢复。
　　(6)工作表的隐藏或显示：选定需要隐藏的工作表，在“格式”菜单上，指向“工作
表”，再单击“隐藏”命令；要显示隐藏的工作表，可在“格式”菜单上，指向“工作
表”，再单击“取消隐藏”命令，在“重新显示隐藏的工作表”列表框中，双击需要显
示的被隐藏工作表的名称。
　　(7)隐藏或显示行或列：选定需要隐藏的工作表的行或列，在“格式”菜单上，指向
行或列，再单击“隐藏”命令。当要显示隐藏的行或列，选定其上方和下方的行（或左
侧和右侧的列），在“格式”菜单上，指向“行”或“列”，再单击“取消隐藏”命令
。
　　(8)调整工作表的列宽或行高：将鼠标指针放在列或行标区分隔线处，按住鼠标左键
拖动到合适位置，松开鼠标。
　　(9)调整工作表的显示比例：在“显示比例”下拉列表框中单击选定所需的显示比例
，或键入从 10 到 400 之间的数字便可改变显示大小。
　　(10)为工作表添加文本框：Excel 2000允许在工作表的任意地方设置文本框，这些
文本框可以编辑和格式化文字，以生成美观的标题等而不影响工作表行和列的位置。方
法为：①单击绘图工具栏中“文本框”按钮或“竖排文本框”按钮；②移动鼠标至要添
加文本框的位置并单击；③在文本框闪烁的地方插入光标，这时就可以输入文字。
　　(11)为工作表设置背景图案：单击要添加背景图案的工作表，选择“格式”菜单的
“工作表”，单击“背景”。选择背景图案使用的图形文件，单击“打开”按钮。若要
删除背景图案，将鼠标指针指到“格式”菜单的“工作表”，单击“背景”，单击“无
”。
　　(12)为工作表设置保护措施：为防止别人修改数据，可用以下方法保护工作表：①
选择“工具”菜单中的“保护”命令，再选择“保护工作表”；②若选择保护活动工作
表，选定要保护的“内容”、“对象”或者“方案”的选项；③在“口令”框里输入一
个口令，注意口令区别字母的大小写；④按计算机的要求重输入这个口令，以确保口令
正确；⑤单击“确定”按钮。
　　3.单元格基本操作
　　在Excel 2000中，单元格是工作表的基本单元，所有对工作表的操作都是在对单元
格操作的基础上进行的，因此必须掌握单元格的各项操作。
　　(1)单元格的表示方法：单元格是按照单元格所在的行列位置来命名的，如单元格B
6表示位于第6行B列交叉点上的单元格；如B6:D10表示一个从单元格B6到D10的区域。
　　(2)为单元格命名：若有一个或几个单元格要经常使用，就应该给这些单元格起一个
名字。方法1：a.选择要命名的单元格，选择“插入”菜单中“名称”，单击“定义”命
令；b.在显示“定义名称”对话框里，在“在当前工作簿中的名称”框里输入名字。方
法2：选择要命名的单元格，单击位于编辑栏左侧的名称框，然后在名称框中输入一个名
字。在给单元格命名时需注意名称的第一个字符必须是字母或小数点，名称中不能有空
格且不能与单元格引用相同。
　　(3)设置单元格字体：选定要格式化的全部单元格或单个单元格中的指定文本，单击
“格式”工具栏中的“单元格”命令，在“字体”框中选择字体，在“字号”框中选择
字体大小。若要在单元格中显示多行文字，方法为：选定要设置格式的单元格，在“格
式”菜单中，先单击“单元格”命令，然后单击“对齐”选项卡，选中“自动换行”或
“缩小字体填充”复选框。
　　(4)设置单元格边框：选择要添加边框的所有单元格，单击“格式”菜单中的“单元
格”命令，选择“边框”选项卡，然后单击所需的线型样式，再单击指示边界位置的按
钮；若要更改已有边框的线型，选择“样式”框中新的线型，再单击“边框”下单元格
图框中要更改的边框；若要设置含有旋转文本的选定单元格的样式，使用“预置”下的
“外边框” 和“内部”按钮，边框应用于单元格的边界，它会和文本旋转同样的角度。

　　(5)设置单元格文本对齐方式：选择要设置文本对齐的单元格，单击“格式”菜单中
的“单元格”，单击“对齐”标签，然后根据需要设置。
　　(6)为单元格设置背景色：其方法为：a.选择要设置背景色的单元格，单击“格式”
菜单中的“单元格”命令，然后单击“图案”选项卡；b.单击“单元格底纹”框，单击
“图案”框，选择所需的图案样式和颜色。
　　(7)输入单元格中数据：
　　①数据输入选项的设置。选择“工具”菜单中的“选项”命令，弹出“选项”对话
框，在单击“编辑”选项卡，然后可按表1进行设置。
　　表1　“编辑”选项卡设置说明
　　选项设置　　　　　　　　　　　说　　　　　明
　　单元格内部直接编辑　　选中此框，双击单元格可直接在单元内部编
　　　　　　　　　　　　　辑数据；否则，只能在编辑栏上编辑数据扩
　　　　　　　　　　　　　展数据清单格式及公式。
　　扩展数据清单格式及　　选中此框，如果当单元格中的数据长度超过
　　公式　　　　　　　　　了单元格的长度时，Excel可以自动进行扩展
　　　　　　　　　　　　　操作。
　　单元格拖拉功能　　　　选中此框，通过鼠标拖动可以进行单元格移动
　　　　　　　　　　　　　或复制。
　　允许自动百分比输入　　选中此框，可以在选定的单元格内输入百分比。
　　覆盖内容前提出警告　　选中此框，在覆盖包含数据的单元格将显示提
　　　　　　　　　　　　　示信息。
　　回车移动活动单元格　　在当前活动的单元格中按Enter键，将激活一个
　　标识框　　　　　　　　相邻的单元格，需要在“方向”框中指明要激活
　　　　　　　　　　　　　哪一个方向上的单元格。
　　自动设置小数点　　　　选中此框，在“位数”框中输入小数位数，Excel
　　　　　　　　　　　　　 2000将在工作表中把作为常数的数字中插入相应
　　　　　　　　　　　　　的小数。输入正数使小数点向左移动，输入负数使
　　　　　　　　　　　　　小数点向右移动。
　　随同单元格剪切、复　　在剪切、复制和排序时，保持单元格中对象的位置
　　制和排序　　　　　　　不变。
　　请求自动更新链接　　　每次自动更新链接项时显示提示信息。
　　提供动画反馈　　　　　插入或删除单元格、行或列时，提示工作表的移动
　　　　　　　　　　　　　或更改。
　　记忆式输入　　　　　　自动完成在列数据中刚开始键入的输入项，如果输
　　　　　　　　　　　　　入时前几个字符与该列中某个已经存在的输入项相
　　　　　　　　　　　　　符合，Excel 2000将自动填充其余的文本。
　　②输入数字、文字、日期或时间。选择单元格，键入数据并按 Enter 或 Tab即可。
如果是时间，用斜杠或减号分隔日期的年、月、日部分：例如，可以键入 9/5/96 或 J
un-96。
　　③输入公式。选择单元格，然后键入＝(等号)，若单击了“编辑公式”按钮或“粘
贴函数”按钮，Excel 2000 将插入一个等号，接着输入公式内容后，按 Enter 键。
　　［注］先选定一个区域，再键入公式，然后按 Ctrl+Enter 组合键，可以在区域内
的所有单元格中输入同一公式。
　　④同时在多个单元格中输入相同数据。选定需要输入数据的单元格，单元格可以是
相邻的，也可以是不相邻的，然后键入相应数据，按 Ctrl+Enter 键即可。
　　⑤同时在多张工作表中输入相同的数据。方法：选定需要输入数据的工作表，再选
定需要输入数据的单元格或单元格区域，在第一个选定单元格中键入或编辑相应的数据
，按Enter 或 Tab 键，Excel 2000将自动在所有选定工作表的相应单元与××相同的数
据。
　　［注］若在某张工作表中输入了数据，可以快速地将这些数据复制到其他工作表中
相应的单元格中。方法如下：先选定包含待复制数据的工作表和接收复制数据的工作表
，再选定待复制数据的单元格区域，然后用鼠标指向“编辑”菜单中的“填充”，再单
击“至同组工作表”命令。
　　(8)为单元格设置提示信息：Excel 2000中，您可以针对数据的内容自己设置出错信
息，还可以在输入数据前显示有关输入内容的提示，这些信息将会使你减少输入数据错
误率，为您的工作提供很大的方便。
　　(9)单元格的剪切和复制：“剪切”或“复制”与“粘贴”联用，可实现把单元格内
容从一个位置复制或移到另一个位置。方法为：a.选择源单元格，选择“编辑”菜单中
的“剪切”或“复制”命令；b.选定目标单元格，从“编辑”菜单中选择“粘贴”命令
。
　　(10)插入单元格：a.选定想要插入新行或新列的单元格；b.选择“插入”菜单中“
单元格”命令，在“插入”对话框中，您可以确定活动单元格右移或下移的移动方向或
者选择插入整行或整列；c.选择一个方向，然后单击“确定”按钮。还可以用“剪切”
和“复制”的方法来插入带数据的单元格，效果也会很好。
　　(11)编辑单元格的内容：双击要键入数据的单元格，直接输入数据或对其中内容进
行修改，完成后若要确认所做的改动，按Enter键即可；若取消所做的改动，按Esc键。

　　(12)快速清除单元格的内容：先选定该单元格，然后按Delete键。但是您仅是删除
了单元格内容，它的格式和批注还保留着。要彻底清除单元格，可用以下方法：a.选定
想要清除的单元格或单元格范围；b.选择“编辑”菜单中的“清除”命令，这时显示“
清除”菜单；c.选择要清除的命令，可以选择“全部”、“格式”、“内容”或“批注
”中的任一个。
　　(13)为单元格添加批注：Excel 2000为方便用户及时记录所看所想，提供了添加批
注的功能。当您给单元格进行注释后，只需将鼠标停留在单元格上，就可看到相应的批
注。添加批注的方法是：a.单击要添加批注的单元格；b.在“插入”菜单中选择“批注
”命令；c.在弹出的批注框中键入您要的批注文本即可。添加批注之后单元格的右上角
会出现一个小红点，提示该单元格已被添加了批注。
　　(14)设置单元格的保护措施：为防止意外地在一个公式中输入数据，并防止未经授
权的用户改变公式，可把单元格的内容隐藏起来不显示在编辑栏上。方法为：a.选定要
隐藏其内容的单元格；b.选择“格式”菜单中的单元格命令；c.选定“单元格格式”对
话框的“保护”选项卡；d.清除“锁定”复选框，选定“隐藏”复选框；e.单击“确定
”按钮；f.选择“工具”菜单中“保护”命令，单击“保护工作表”。
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