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发信人: bloom (├┝┞┟┠┡┢┣), 信区: office_tools
标题: 四、对数据库进行操作
发信站: 哈工大紫丁香 (2000年08月09日15:44:46 星期三), 转信

四、对数据库进行操作
　　数据库是表的集合，在数据库中，每一行称为一条记录，每一列被称为一个字段。
在Excel中，添加一个新的记录就是在工作表中插入一行，添加一个数据字段就是在工作
表中插入一列。
　　1.数据清单的操作
　　Excel清单是一种简单的数据库，当使用它来管理数据时，就可以使用所有的Excel
工具来进行分析和查询。
　　(1)建立数据清单：方法为：a.用“插入”菜单中的“工作表”命令在工作薄中建立
一个新的工作表；b.选择“格式”菜单中的“单元格”命令的“对齐”选项卡中“跨行
居中”复选框，在工作表的第一行添加数据清单的名称“学生成绩表”；c.在第二行输
入各项名称如“学号”、“姓名”、“语文”等；d.选定第二行，选择“格式”菜单中
“单元格”命令中的字体，把这些字段名都用黑体显示；e.选定数据清单上的任何一个
单元格，选择“数据”菜单的“记录单”命令，Excel能够根据数据清单和字段标题信息
自动地创建数据记录单，只要单击“新建”按钮，就可以在空的单元格里输入信息了。

　　(2)编辑数据清单：当发现数据需要修改一些数据时，可以利用记录单来操作：a.打
开已经创建好的数据清单，单击需要修改记录的单元格；b.选择“数据”菜单中的“记
录单”命令，通过 “↑、↓”键找到要修改或删除的记录；c.用Tab键可移到下一字段
，用Shift+Tab键可移到上一字段，完成数据修改后按回车键更新记录；d.完成编辑后，
单击“关闭”按钮关闭记录单。
　　(3)用记录单修改和删除记录：单击数据清单中的任一单元格，在“数据”菜单上，
单击“记录单”命令，找到需要删除的记录，单击“删除”按钮即可。
　　［注］使用记录单删除将永远删除记录。
　　(4)对数据清单进行排序：Excel 2000中提供了默认的排序顺序，方法为：选择需要
排序的数据库区域中的任意一个单元格，选择“数据”菜单中的“排序”命令；在“主
要关键字”的下拉列表框中选择需要排序的字段，再分别在“主要关键字” 、“次要关
键字” 和 “第三关键字”右边的单选钮中选择“递增”或“递减”；然后在“当前数
据清单”区中设置“在标题行”或者“无标题行”，单击“确定”进行排序。
　　2.Excel筛选功能的运用
　　在进行筛选后，数据清单将只显示满足条件的那些记录，而不满足条件的记录的行
将被隐藏起来。
　　(1)自动筛选：操作方法：a.单击需要筛选的数据清单中任一单元格，在“数据”菜
单中，指向“筛选”，再单击“自动筛选”命令；b.工作表进入自动筛选状态，在每一
个列标题的右侧出现一个下拉箭头；c.如果要只显示含有特定值的数据行，请单击含有
待显示数据的数据列上端的下拉箭头；d.单击需要显示的数值；e.如果要使用基于另一
列中数值的附加条件，在另一列中重复步骤(c)和(d)即可。
　　(2)自定义筛选：用自定义筛选可以在一列中设置多个“与”关系或“或”关系的筛
选条件。方法为：a.单击要进行筛选列表右侧的下拉箭头，在下拉列表中选择“自定义
”；b.屏幕上出现“自定义自动筛选方式”对话框，单击上行左侧的列表框的下拉箭头
，在下拉列表中选择逻辑运算符；c.单击上行右侧的列表框的下拉箭头，在下拉列表中
选择一个数值；d.单击选中“或”选项按钮，在下行两个列表框中分别选择逻辑运算符
和数值，然后单击“确定”按钮。
　　(3)撤消筛选状态：在自动筛选状态下，单击“数据”菜单中“筛选”子菜单，在“
自动筛选”命令前有一个对勾符号，此时单击该命令，可撤消自动筛选状态。或者单击
“数据”菜单中“筛选”子菜单中的“全部显示”命令，恢复全部数据的显示。
　　(4)高级筛选：用“高级筛选”命令能让你询问非常复杂的问题，可满足多重的甚至
是计算的条件。a.单击数据清单中的任一单元格在“数据”菜单中;b.选择“筛选”，然
后单击“高级筛选”命令，显示出“高级筛选”命令对话框；选定“在原有区域显示筛
选结果”选项；c.选定“数据区域”编辑框，如果没有自动显示出数据清单区域或者你
想改变显示的区域，那么就在编辑框中输入数据清单的区域；d.选定“条件区域”编辑
框；e.若想筛选掉重复的记录，则选定“选择不重复的记录”复选框，若没有选定此复
选框，那么将显示满足条件的全部记录；f.单击“确定”按钮。
　　3.Excel的分类汇总和分级显示
　　(1)创建分类汇总：方法为：a.先选定汇总列，对数据清单进行排序。b.在要分类汇
总的数据清单中，单击任一单元格；c.在“数据”菜单中，单击“分类汇总”命令；d.
在“分类字段”下拉列表框中，单击需要用来分类汇总的数据列，选定的数据列应与
中进行排序的列相同；e.在“汇总方式”下拉列表框中，单击所需的用于计算分类汇总
的函数；f.在“选定汇总项”(可多个)列表框中，选定与需要对其汇总计算的数值列对
应的复选框。
　　(2)删除分类汇总：选择“编辑”菜单中“撤消”命令去撤消分类汇总。如果因为已
做过其他修改，“撤消”命令不可用时，可以选择“数据”菜单中的“分类汇总”命令
，然后在“分类汇总”对话框中，单击“全部删除”按钮。
　　(3)创建分级显示：分级显示允许展开或折叠工作表从而可观察更多或更少的明细数
据，要进行分级显示的工作表中必须包含对明细数据进行汇总的行或列。创建方法：先
选定需要分级显示的单元格区域，如果要对整个工作表进行分级显示，请单击该工作表
中的任意单元格；指向“数据”菜单中的“组及分级显示”，然后单击“自动建立分级
显示”命令即可。
　　(4)删除分级显示：选定整个分级显示并选择“数据”菜单中的“组及分级显示”命
令，单击“清除分级显示”即可。
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