office_tools 版 (精华区)

发信人: shenxi (阳光), 信区: office_tools
标  题: 利用ACCESS 2000数据库简化账务管理
发信站: 哈工大紫丁香 (2000年09月12日14:07:34 星期二), 站内信件

如今随着大众消费观念的转变和银行审贷手续的简化，个人消费贷款业务进行得如火如
荼。但大批的贷款开户量使得把个人消费贷款纳入银行对公电子记账系统变得不可能，
于是我们采用了Access数据库管理这些数据。对某一确定的贷款额和还款年限来说，由
于贷款利息由商家承担。须贷户每月只还本金，故贷户还贷次数量确定。因而，贷款利
用每有还贷时，只须输本月还贷是总还贷次数中的第几次还贷，而不是输入每月的贷款
全额就行了，这样，就大大地减少了操作人员的工作量，使该项工作的执行变得容易起
来。
一、建立Access表
　　创建表是构造数据库的基础，是构造数据库的第一步。首先使用“新建数据库”按
钮，在弹出的“新建”窗口选择“常用”选项卡，创建一个空数据库。在“表”选项条
中选择“新建”并在弹出的“新建表”窗口中选择“设计视图”。在“字段名称栏”依
次输入“日期”、“编号”、“账号"、“姓名”、“贷款额”、“还款期限”。它们的
数据类型分别定义为“日期/时间”、“数字”、“文本”、“文本”、“货币”、“数
字”。由于利用借据编号对贷款进行查询是最方便、最效的方式，将“编号”字段定义
为主关键字。需要注意的是“日期”字段的输入掩码应定义为“中文日期”，默认值填
入“Date( )”这一函数。这样，输入数据时“日期”栏数值会自动显示为当日日期，同
时，如有特殊情况造成记账日期与系统日期不符，也可另行输入。“还款期限”字段的
行来源类型应为值列表，行来源应为“1；2；3”，这样就会给这个字段形成一个下拉列
表框，框内可选值为1，2，3。设置方法是：选中“还款期限”字段，在字段属性窗口内
选择“查阅”选项卡，在“显示控件”栏内选择列表框或组合框，“行来源类型”栏选
择值列表，在“行来源”栏内输入“1；2；3”。给每个字段定义合适的大小，（由于个
人消费贷款每笔金额在几千元至几万元，“贷款额”字段不必定义得过大）这样第一个
模块“记贷款账”就建好了。采用同样的方法创建第二个模块“还贷款账”。其中包含
字段“编号”、“还款次数”。主键同样为“编号”。个人消费贷款还款期限最长为3年
，每月还一次本金，即还款次数最多为36次，因此“还款次数”字段长度定为2即可。
二、建立查询
　　查询可将多个表中的数据组织起来，并可以执行运算，因此，我们利用查询来计算
每个贷款户的余额。点击Access工具栏上的“关系”按钮，再点击“显示表”按钮，将
“记贷款账”、“还贷款账”依次添加到“关系”窗口中，将显示出的第一个窗口的编
号字段用鼠标拖至第二个窗口的“编户”字段上，再在弹出的联结关系窗口中将“实施
参照完整性”，“连锁更新相关字段”，“连锁删除相关记录”三项全部选中。这样，
就创建了一个一对一的关系。下一步，选中“查询”选项卡，依次点击“新建”、“设
计视图”项。在出现的窗口中将建好的两个表都添加到“选择查询”窗口，在此窗口中
创建“编号”、“账号”、“姓名”、“余额”四个字段。前三个字段的建立只需简单
选择即可，“余额”字段的值就需要利用表达式生成器来计算。方法是：用鼠标右键选
中余额字段，单击右键在其弹出菜单内选择“生成器”。如图1所示，在“表达式生成器
”窗口内输入即可，该表达式表示：本月余额等于贷款额减去累计还款额，其中累计还
款额等于每月应还款额乘以还本付息次数。由于贷款利息由商家承担，贷户每月只还贷
款本金，余额递减为0时即表示该贷户已还清贷款。将建好的这个查询命名为“贷款余额
表”。
三、建立窗体
　　我们利用窗体既可以方便地进行对表的操作，又可以进行更有效的查询。在这个数
据库中，所有操作都可以在窗体 中进行，从而使各功能模块整齐划一（如图2所示）。

　　我们通过窗体向导就可以按自己的需要为“记贷款账”和“还贷款账”表创建窗体
。先选择“窗体”选项条，再选择“使用向导创建窗体”，在“表/查询”下拉列表框中
选择相应的表，将所有字段添加到“选定的字段”窗口，选择你喜欢的窗体布局和样式
，如图2中所示为窗体命名就完成了。由于查询只能得到单个贷款户的贷款余额，而不能
得到余额合计，我们可以在窗体中实现这个功能。先利用窗体向导为查询“贷款余额表
”建立窗体，建立方法与为表建立查询相同，但选择布局时只能选择表格，否则窗体不
能进行合计。在窗体向导进行到最后一步“为窗体指定标题”画面时，选择“修改窗体
设计”项并点击“完成”按钮进入设计窗口。在小窗口“工具箱"内按下“文本框”按钮
再点击在“窗体页脚”栏内，根据自己的爱好在弹出的“文本框向导”内设置好就可以
了。这时窗体页脚上文本框的第二栏会显示“未绑定”。用鼠标右键选中该栏并在右键
菜单中选择“属性”。接下来，在弹出的小窗口内点击“数据”选项卡，选中“控件来
源”栏并点击该栏最右端的小方块，在弹出的“表达式生成器”中输入SQL函数Sum（ ）
就可以进行金额合计了。设计图示请参见图3。
　　
　　接下来，选中小窗口内的“格式”选项卡，在“小数位数”栏输入“2”，否则显示
出的数字可能会出现￥1,234.123的金额。窗体主体的“余额”文本框也应该这样设定小
数位数。然后利用Access的“设置数据库密码”功能给该数据库加上密码就可以投入使
用了。
　　有了以上的设计经验，你还可以根据自己的需要完善这个数据库的功能
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十步杀一人  千里不留行  事了拂衣去  深藏身与名

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