English 版 (精华区)

发信人: oceann (浪子), 信区: English
标  题: [好文共赏]10 tips for better writing
发信站: 哈工大紫丁香 (Wed Apr 14 20:50:23 2004), 站内信件


10 tips for better writing (Tim North)
　　
　　
　　As a proofreader of business writing, I see many of the same errors made a
gain and again. Errors in your writing (be they in advertising copy, correspon
dence, or a web site) are more serious, I believe, than most people realize. 

　　
　　Why? Well, the standard of your writing has always been important. Today, 
though, more than ever before, FIRST IMPRESSIONS COUNT. We are bombarded by th
e written word in its many forms -- books, pamphlets, magazines, signs, e-mail
, web sites and many other media. 
　　
　　We are all suffering from information overload and are forced to find ways
 of screening out as much as we can. We thus tend to make quick decisions on w
hat to read and what not to. First impressions increasingly determine what we 
read and what we don’t, and poor writing leads to a poor first impression. 

　　
　　The following list of tips should help you to avoid some of the most commo
n slip-ups. 
　　
　　1. Capitals:
　　Avoid the temptation to capitalize words in the middle of a sentence Just 
To Provide Emphasis Like This. If you want to be more emphatic consider using 
bold face, italics, color or larger text. 
　　2. Commas:
　　The most common use of the comma is to join together short sentences to ma
ke a single longer sentence. We do this with one of the following small joinin
g words: and, or, but, yet, for, nor, or so. For example: 
　　We have finished the work, and we are looking forward to the weekend. 
　　
　　Notice that the two halves of this sentence could each be sentences in the
ir own right. They thus need to be separated with a comma and joining word. In
 the next example, though, we don’t need a comma: We have finished the work a
nd are looking forward to the weekend. 
　　
　　The halves of that sentence could not stand alone, so no comma was used. 

　　
　　3. Ellipsis:
　　The ellipsis is a series of three -- and ONLY THREE -- full stops used to 
mark missing words, an uncertain pause, or an abrupt interruption. Avoid the t
emptation to use six or seven dots -- it looks amateurish. For example, we wri
te: 
　　
　　Niles: But Miss Fine’s age is only ... 
　　Fran: Young! Miss Fine’s age is only young! 
　　
　　4. Excessive punctuation:
　　Only one exclamation mark or question mark should be used at a time. Consi
der the following over-punctuated examples: 
　　
　　Buy now!!! 
　　Great bargains!!!!!!!!!! Excessive punctuation looks too much like hysteri
a and detracts from your credibility. Avoid it. 
　　5. Headings: 
　　For long works, establish a clear hierarchy of headings. Microsoft Word’s
 heading styles are great for this. (They also allow you to automatically crea
te a table of contents.) 
　　6. Hyphenating prefixes:
　　Most prefixes don’t need a hyphen; i.e. we write “coexist“, not “co-ex
ist“. There are exceptions, though. The prefixes “self-“ and “ex-“ are al
most always hyphenated. 
　　7. Numbers:
　　Numbers of ten or less are normally written as words. 
　　8. Quotation marks:
　　Users of American English should use double quotes (“ “). Users of Briti
sh English should choose either single quotes (’ ’) or double quotes and sti
ck with them for the whole document. Incidentally, British English usage is in
creasingly moving towards single quotes. 
　　9. Spaces:
　　Modern style is to use a single space at the end of a sentence, not two. A
lso, most punctuation marks (e.g. commas, full stops, question marks) are not 
preceded by a space. 
　　10.Tables:
　　Set table text one or two points smaller than the main body text and in a 
sans-serif font such as Arial or Verdana. Avoid vertical lines as they tend to
 add unnecessary clutter. 
　　Armed with these simple guidelines, your business writing should be well r
eceived every time. Good luck! 
　　

--
:

※ 来源:．哈工大紫丁香 bbs.hit.edu.cn [FROM: 210.46.79.22]