Economics 版 (精华区)

发信人: rainy (段誉), 信区: Economics
标  题: 个人效率漫谈（十八）：提高会议效率 
发信站: 哈工大紫丁香 (2001年03月27日16:16:06 星期二), 转信


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我曾到过一个工厂。该厂自称成功地推行了“现代企业制度”――其中之一就是引
以为豪的“工前班组长例班制度”。那段时间正赶上刚引进了一条新的生产线，一
线工人操作问题频出，于是班组长的例会时间越来越长，有时竟达两个多小时；等
班组长们回来后，经常发现在其去开会期间又出现了新的问题，于是这些问题成了
余下时间内扑火的内容，自然也成了其第二天班组长会的内容之一；于是，班组长
会越来越长……问题也越来越多……大家都以“主人翁的责任感”热火朝天地“无
私奉献着”…… 

这种情况并不鲜见。虽然在理论上讲，会议所具有的“迅速进行信息沟通和集思广
义”的重要功能是其它组织手段所难以替代的，但在现实中，这一功能发挥得并不
尽如人意――放眼四望，到处是低效会议海洋。 

专家们认为，提高会议效率的首要步骤是减少会议数量。 

这是最根本的一种解决办法。在动议召开一个会议之前，应先考虑有无其它更便捷
的手段可以达到同样目的。这些手段大致有：通告（邮件组）、有形文件传阅（应
限时）、电话、私人对面交谈……等等。 

同时，还应坚持定期评估清理“例会制度”。对于无实效的例会，要坚持停开或改
换成更有效的方式。 

第二步骤是限定时间。 

为保证会议效率，严守时间是一大关键。 

从我们大家多年的经验来看，绝大多数会议都会迟开10－20分钟，为此有的效率专
家甚至建议自己的顾客在参加这类活动时故意晚上10－15分钟！有效是有效，但窃
以为这样做既不道德又易得罪他人。 

我建议的办法是：准时参加，但带上要处理的文件或资料。 

平时，对自己能够控制的会议要坚持准时召开。即使有个别成员没到，也要照常开
会。绝不能在组织中养成等待迟到者的习惯。 

比准时开会更重要的是“准时结束”。我们还没见过会议通知中不说明召开时刻的
，但不说明结束时刻的会议却意外地多。经常的说法是：“大概一、两个小时吧。
”如此一来不仅会上议程是“走着瞧”，会后的工作也无法安排。 

据生理学专家研究，成人的平均持续注意力时间不超过两小时。由此可知，一个会
议的最佳长度以不超过两小时为宜；如果中间有一次小憩，那么长度可为三小时。
 

在这个时间长度内，应就各个事项的议程及时间限制作出硬性规定――往往有了规
定就会有了及时的答案。实在无法得出答案的，也要终止讨论，而将问题记录在案
以便及时开始下一个议题。 

第三，限制议题数目和会议内容。 

这其实是对上一点的补充。因为会议时间能否严守，除避免拖拉以外，最重要的还
是议题的数目。一个要讨论十几个议题的会议必定旷日持久，而如果每次只议两、
三个议题，控制起来就容易得多。 

当然，这些议题还必须既明确，又有意义。最起码有两类内容不应列入会议： 
其一 “专断性内容”，即本应由某一级负责人决定的内容。现实中，不少人或是
出于优柔寡断或是出于假示民主，经常将这类事务放到会议上讨论一番，甚至专为
此内容召开规模相当的会议。 

其二 “封闭性内容”，即该内容只与极小范围内的人有关。这类内容，有时甚至
本就是两人之间的问题――很可能一个人走到另一个的办公桌前就能解决问题，在
会议讨论纯粹是在浪费绝大多数人的宝贵时间。但偏偏就会让我目睹到在千人大会
上讨论半小时的奇景。我想，如不是出于无知，定是有昭示矛盾、推卸责任之用心
。 

第四，及时确定结果并记录在案。 

如果您稍有宽容，一定会同意这样的观点：对于同一个问题，不同的人总会有不同
的看法。 

正如一个英文的趣味问题：一个星期中有几“天”是以“T”打头的？ 
你在心里已经盘算好了，是“星期二（Tuesday）”和“星期四（Thursday）”。
 
不料对方却说出是“今天（Today）”和“明天（Tomorrow）”。 
你又问，一年中有多少Second（秒）。 
你心里在想那天文数字。 
对方却说只有12个！你瞧：january Second （一月二日）、February Second （
二月二日）、March Second （三月二日）…… 一共十二个！ 

许多理解歧义并不能用简单的“对”和“错”来衡量，而应看相应的语境甚至心情
。对于会议得出的结论也不例外――表面一致的结论，不同的参与者间在理解上可
能并不相同。因此，必须及时予以明确总结并记录在案。这样可以避免在后面议程
中及会后再度引起争议――否则，这段用以得出结论的时间就算白费了。 

第五，完善会议硬件。 

会议的硬件包括两大类：资料和器具。 

准备资料的目的是：帮助理解、节约时间和日后参考。凡是不符合前述目的的（或
目的不明）资料都不该（也不值得去准备）。但是，由于近十年来，“无纸化办公
设备”的广泛推广，使准备资料的工作越来越趋简单――原来需要送铅印所打印的
资料，现在只需一人即可完成――但结果却与初衷背道而驰，资料的数量越来越多
，不仅为准备资料花了更多的时间，浪费了更多的纸张，而且也使与会者被迫带回
去更多的资料，造成泄密和资料公害。 

关于器具。纸、笔是会议必不可缺的器具，应充分准备，以防参与者漏带――如果
一个会议真的不需要做任何记录，那么这个会议根本没没有召开的必要；有条件的
，还要配备写字板和投影仪，如今powerpoint使用得日见普遍，用之演示可起到帮
助理解的作用；更有条件的，还可配备录音录像设备――美国的一些大公司在召开
重要会议时，都进行录音甚至录像，有些还会制作成CD碟备考。 

另外，会议室的通风与隔音也很重要，室内不要装电话，以免会议被外界干扰打断
――从以往的经验可知，会议如被打断几秒钟，与会者经常会在几分钟之内回不过
神来。 

第六，利用外部组织者。 

对于自己不擅长的、不经常组织的会议，可请擅长此道的同事代为主持；大型会议
还可请专门的公司代为组织，虽然花了些钱，总省下了时间和精力，还避免了吃力
不讨好。 
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我一直想要,和你一起,走上那条美丽的山路.            .oooO  Oooo.
有柔风,有白云,有你在我身旁,倾听我幸福和快乐的心.   (   )  (   )
我的要求其实很微小,                                 \ (    ) /
只要有过,那样的一日,                                 \_)  (_/
只要有过,那样的一次.                                  

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