Economics 版 (精华区)

发信人: rainy (段誉), 信区: Economics
标  题: 个人效率漫谈（二十一）：整顿工作环境 
发信站: 哈工大紫丁香 (2001年03月27日16:17:10 星期二), 转信


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杂乱无章的工作环境最易使人遗忘重要的事情或物件，以致丢三落四，顾此失彼，
从而加重这样的环境本身带给你的烦躁情绪――如此一来，工作效率高低不说，连
自己的健康看来也得赔在里边了。 

因此，整顿工作环境是效率专家们最常提出的（也是非常重要的）建议之一。不同
版本的“5S”、“5C”被人津津乐道。但我也发觉，什么东西只要一加归纳，一用
缩写，就立即变成了“学院派”的专利，也就神秘得不知所云了。 
（有几个人能说出“54321办公室”是管什么的？） 
因此，还是让我们从看得懂的步骤开始吧。 

移除 

对待一个“百宝堆”式的办公桌、书架或柜橱，最好的方法就是先将上面、里边的
东西一股脑地堆在房间的最显眼处。不用这个方法，你整理起来会束手束脚，患得
患失。 
当然，轻拿轻放还是要的。总不能“泼洗澡水泼掉了孩子”。 

整理 

以大刀阔斧的精神对“百宝堆”的物件进行整理分类。以两秒种一件的速度，迅速
将其分为“无用”、“？”和“有用”三堆；再对“有用”的一堆重做一次，只留
下“绝对必需”的物品。 
在面对每一个“有用”的物件时，要不断地问自己这样两个问题： 
“我上次用它是在什么时候？”――如果答案是“一年以前”，那么绝对不是“必
需”用品――立即把它放入“？”一堆。 
“我多久会用上一次？”――如果答案不是“至少一周一次”，那么也不是“必需
”用品――也把它放入“？”一堆。 
拣出了自己绝对必需物品之后，整理工作的重点就该轮到“？”一堆了。这其实是
这一阶段的重头，因为这一堆肯定是最大的。 
在整理过程中，要将它们再分作“收藏”、“送人”和“无用”三堆。千万不要被
“这玩意真好玩”、“挺值钱的”或是“说不准可以传给儿子”之类的想法诱惑，
因为所有这些，只是说明了东西本身可能的价值，而不是对你来说的价值（使用价
值）。如果你想收藏，就把它们放在一个统一的牢靠的地方，并登记造册；如果你
觉得“不值得那么麻烦”，那么说明这东西根本就没有留着的价值，还是尽快扔掉
或送人为好。 
经过这番工作，该送的送，该扔的扔，东西一少，心情会首先不知不觉地好起来。
不信？你试试看。 

清洁 

这一步很好理解，就是把环境和所有不要扔的物品清扫、擦拭干净。工作虽然繁琐
，但也许可以请人代劳。别以为只有有下属的人可以这样做，如果工作实在太忙，
没有下属的人可以去请钟点工。 

定位 

东西是否有用，全赖于你在要用的时候能够及时找到。这里，要借用一个管理工学
的概念：可视化，即标明所有可以确定标明的物品的用途、用法及注意事项。 
用在办公室，就是要标明每个文件柜（包括隔层）、每个文件盒、每个文件夹甚至
办公桌的每个抽屉的用途及所放置的文件物品。为了美观起见，标签不必象厂区那
样大，有条件的还可订制小型铜制铭牌。 
这样做的目的其实是双重的：不仅可以使你及时找到要找的东西，也可提醒你用完
后放回原处。（想想，你大概不会将写有内容的记事本放入一个标明是“文具”抽
屉中，但如没有标明，那可就难说了。） 

剩下的就是养成习惯，我们不再作为一个步骤列出。一开始肯定不太习惯，但强迫
成习惯，习惯成自然。“人是习惯的奴隶”，我们总希望是些好的习惯。 

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