Economics 版 (精华区)

发信人: rainy (段誉), 信区: Economics
标  题: 个人效率漫谈（二十二）：与纸共舞 
发信站: 哈工大紫丁香 (2001年03月27日16:17:28 星期二), 转信


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“无纸化办公设备”的发明与推广却成倍增加了纸张的用量，加剧了纸张的泛滥，
真是带有黑色幽默色彩的一大景观。在这一节中，我们将简要讨论一下处理纸张（
文件、书籍、资料、信件）的技巧，算是对上一节内容的重要的、也是非常必要的
补充。 

摆脱纸灾与治理城市交通有不少类似之处――限制数量、有序停放、合理分流、提
高速度是常见手法。处理纸张莫不如此： 

首要诀窍就是从源头上着手，减少纸张的涌入。 

这就要求你要经常对自己的工作内容进行检讨，及时要求停送不再需要的文件、资
料；如果你是一个工作很积极的人（这是一大令人欣慰的优点），还是注意不要索
取或接受自己暂不需要的文件、资料。 

对于自己喜欢订阅的杂志，尽量将其改为电子方式。中国希网www.cn99.com是目前
在这方面较为成功的网站，有数万种杂志可资选择，同时可自由选择退订及更换信
箱；至于使用信箱，建议采用hotmail或yahoo的信箱，因这两种信箱附有“大宗邮
件”(bulk mail)功能，一般邮件列表（电子杂志）会被自动收入大宗邮件箱中，
30天后自动删去。 

第二个诀窍是经常梳理“库存”。 

合同、证书、凭证、发票、银行对帐单、汽车维修记录、保险单等是十分有用却不
常动用的纸张，应将它们分门别类地建立档案，而不要散堆在一处。 

对于已付过款的信用卡发票、已回复的价值不大的信件等，可设立一个“暂存备查
”的文件盒，让它们在其中躺上一段时间再销毁。这样，既不会扰乱秩序，又可以
备万一。 

第三，分流部分纸张的处理。 

在工作中，要经常注意区分“经常性内容”和“非经常性内容”。对于经常性内容
要尽量分流给下属去处理，或由下属拟订草稿给你过目。这个原则我们在前面有关
“工作分流”的小节中已有所涉猎。 

第四，提高处理速度，防止文件在自己手中滞留。 

文件处理得快了，自然也就不会堆积在自己的办公室中。这里面有一些技巧值得提
倡。 

比如：要尽量减少文件的处理次数。也就是说，尽量在第一次接触它之后就立即作
出处理。 

犹太商人有一个良好的习惯：他们在一天工作中，固定安排出一小时左右称为“
tictate”（钟表“嘀哒”的象声）时间。这段时间神圣不可侵犯，固定用于快速
处理文件。 

如果处理对象是信件，建议将它们一次性剪开，再逐一阅读。阅读时，要择内容之
要者，必要时，以彩色笔标示出来。如能立即回答，就立即动手。甚至可将回复直
接写在该信上面，就象你回E-mail时经常做的那样。 

当然，总会有一些文件一时难以处理，这就要求对它们作出合理安置。 

我的文件柜中就有那么几个“发酵”盒子，分别标着“搁置”、“时文”、“盼复
”、 “点子－线索”，并在盒上标明了定期查看的日期。比如： 
“搁置”和“时文”――只在每月末打开，主要是清出已无意义的文档；平时如无
需要，绝不打开。 

“盼复”的查看时间定在每周三的下午――如有文件已上升到必须催复时，就列入
周四的工作计划表中，利用一周中还剩的两天进行催复。 

“点子－线索”一般在周五下午较为空闲时打开，盒中还备有一支笔和一个活页本
；有时，还将其中的一些文档带回家中，以备灵感一现。随带说一句，办公桌上及
家中还有各一个与盒中的那个活页本一模一样的本子，这是为了及时将冒出的想法
写下来而不致打断正在进行的事情。 

任何时候、在任何办公环境中，纸张的泛滥都是产生混乱的首要原因。一个良好办
公环境的拥有者和保持者，必须首先是一个与纸共舞的高手。 
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