Flyingoverseas 版 (精华区)

发信人: songe (二十四角海星), 信区: Flyingoverseas
标  题: 文件整理及寄送 
发信站: 哈工大紫丁香 (2001年10月11日17:11:31 星期四), 站内信件

    当所有基本文件都准备完成后，剩下来的就是整理和寄送了。文件的包装、排序都会影
响审查委员的第一印象。至于文件该送到何处？寄送方式？都会影响文件是否能赶在期
限之前送达。
　　
文件整理
　　一份细心整理包装的文件会给人良好的印象，也是一种对观看者的体贴，无形中可
增加文件的说服力。但基本上，包装是件费时费工的程序，也没有绝对的准则，应衡量
个人的时间、设备、金钱，来决定要做到何种程度。毕竟，内容才是最重要的东西，切
莫本末倒置！以下就几个步骤说明：
一、用纸：
　　一般以A4纸规格列印文件；影印用纸本身因磅数的不同 ，而有厚薄不同的差异，厚
纸较具质感；此外，另有雷射印表机专用的纸张，效果不错。
二、打字、列印：
　　可分为申请表格和自备文件来说明：
　　1．申请表格：一般学校都会要求表格要以Print（印刷体）书写或是Type（打字）
，以手书写或打字并无硬性规定，若非时间紧迫，最好采用打字。打字机可分为两类：
电动打字机和机械式打字机；电动打字机字型漂亮，又多有自动修改功能，非常方便，
且又能自行选择调整字距、行距等，故建议：尽量使用电动打字机。
　　2．自备文件：此泛指读书计划、履历、论文摘要等自行准备的文件。此类文件多半
以电脑的文书排版编辑软件处理之，简单、方便、且修改容易。 建议使用编辑软件有A
mi Pro及Microsoft Word，此两者都易学且容易上手。排版时的原则：清楚、舒适、美
观。列印则以雷射印表机为最佳。
三、排列顺序：
　　有些学校附有Check List（文件清单），则可按照其顺序排放，再将自己准备的补
充文件（如毕业证书等）放在最后。如无，则可自行列印一张清单说明申请学校的名称
、附上的文件、科系、及申请入学的时间。文件的排列顺序约如下所示：
1．申请费--汇票（Application Fee-Draft）
2．申请表格（Application Form）
3．读书计划（Statement of Purposes／Study Plan）
4．财力证明（Financial Statement）
5．自传或履历（Autobiography／Resume）
6．英文学历证明文件（Diploma／Official Transcripts）
*在校历年成绩单
*GRE／GMAT成绩影本
*TOEFL成绩影本
四、装订：
　　坊间有许多种不同装订工具，可以有柄、无柄夹子固定之，然后套以透明套子。若
讲究点则可买每页抽取式的护套装之。
寄送方式
　　申请文件的寄送，为了时效性及避免遗失，最好采用快递。一定不会遗失，且快速
安全的到达。如果是用一般邮件方式寄送，采称重方式，邮费亦与快递费用相近。常用
的快递公司有Federal Express、UPS、Airborne等（价钱视个人交寄或单位交寄而定，
可询问亲朋好友工作单位是否有与国际快递公司签约）。
　　注意事项：
　　1．申请表格打字前，最好先影印一份表格，预先练习，待无疑问后，再打在正式表
格上。
　　2．有些学校的表格采复写纸一式多份，涂改不易，尤须小心。
　　3．装订寄送前，将填妥的申请文件及所有相关文件（汇票等）影印存档，以防万一
。
　　4．寄送前应再次检查所有文件是否齐全，并附上Cover Letter（见附件）。
　　5．由于每所学校办理入学申请的审核单位不尽相同。所以申请文件依表格所注明，
寄至ADMISSION OFFICE、DEPARTMENT OFFICE，或两处都需寄。
　　6．申请者应在截止日（Deadline）之前让学校收到完整的申请文件。有些学校即使
逾期也接受申请文件，但申请者已失去先机。
　　7．应届毕业生应先寄大一到大三的成绩。而且一般学校的申请表会要求填写目前修
读的课程（或将修读的课程）。
　　8．如果TOEFL，GRE已考过一次，考试的成绩已达到学校要求的标准，就先将成绩寄
往学校，如果再考的成绩更好再寄。如果成绩未达申请标准，就该等到成绩进步，到达
标准之后再寄。

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